Cum se scrie un e-mail formal

Scrierea unui e-mail formal pare a fi o sarcină dificilă, deoarece acest tip de comunicare este cel mai adesea folosit în scopuri personale și informale. Dacă aveți nevoie să scrieți un mesaj unui profesor, șef, contact de afaceri, agenție guvernamentală sau orice tip de destinatar care necesită mai multă formalitate, urmați câteva instrucțiuni simple, făcând e-mailul clar și concis. Nu vă abateți de la standardele de stil, ton și formatare și rețineți că trebuie să examinați și să revizuiți conținutul mesajului înainte de al trimite.

conținut

Pași
Metoda 1formatarea e-mailului
Metoda 2compunerea mesajului
Metoda 3pregătirea pentru trimitere
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Formatarea e-mailului

Imagine intitulată Scrieți un e-mail formal Etapa 1

Utilizați o adresă de e-mail profesională, adică o variantă a numelui dvs. real, nu un nume de utilizator sau porecla. Folosiți liniuțe, puncte sau subliniere ("_") pentru a vă asigura că este alcătuită numai din numele dvs., fără număr sau litere, dacă este posibil.

E-mailul "[email protected]" nu face o impresie profesională, spre deosebire de "[email protected]".

Imagine intitulată Scrieți un e-mail formal

Utilizați surse mai formale. Majoritatea serviciilor de e-mail vă vor oferi opțiunea de a alege fonturi și stiluri de text - pentru un mesaj formal trebuie să fiți conservator, folosind Times New Roman și Arial. Evitați fântâni decorative, cum ar fi "Comic Sans" sau "Old English", ținând cont de următoarele reguli:

Scrieți e-mailul cu o dimensiune a fontului lizibilă, cum ar fi "12".
Nu utilizați stiluri speciale, cum ar fi cursivele, caracterele aldine, evidențiază sau fonturile multicolore, cu excepția cazului în care acestea sunt necesare în funcție de conținutul și scopul mesajului de poștă electronică.
Nu scrie niciodată cu majuscule - aceasta dă impresia că strigi la destinatar.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail formal Etapa 3

În linia de subiect, să fie scurt și precis. Utilizați câteva cuvinte cheie pentru a da un subiect mesajului, indicând exact ceea ce ați scris - astfel că cititorul nu va ignora e-mailul deoarece nu are o linie de subiect, deoarece este foarte vagă sau se preface că mesajul nu este foarte important .

Scrierea "întrebare rapidă", "contactarea" sau "e-mail despre un subiect important" sunt titluri foarte vagi sau evidente de utilizat.
Pe de altă parte, tema "Program, lista de oaspeți, cererile de prânz și rezumatul reuniunilor din 12 martie" este prea lungă și acoperă multe subiecte.
"Ziua 12/3: întâlnirea privind repararea scărilor rulante", totuși, este mai scurtă și se îndreaptă direct către punct, avertizând destinatarul față de subiectul principal și afișând o anumită dată.

Metoda 2
Compunerea Mesajului

Imagine intitulată Scrieți un e-mail formal Etapa 4

Folosește un salut corect. Întotdeauna începeți să scrieți un e-mail formal cu un mesaj de salut - adresându-vă destinatarului după nume (dacă este cunoscut) este cel mai bun. Plasați titlul persoanei (domnul, doamna, domnișoara, doctor, printre altele) cu numele de familie urmat de virgulă sau de colon. Dacă doriți, scrieți "Dragă" sau "Dragă" înainte de salut.

Dacă nu cunoașteți numele sau prenumele persoanei care va primi mesajul, folosiți unul din următoarele felicitări: Stimate Domnule (Doamnă) sau "De cine se referă".
Evitați să utilizați "Salut", "Hi" sau orice alt salut informal.

Introduceți-vă în primul paragraf, dacă este necesar. Când trimiteți un e-mail unei persoane pe care nu aveți o relație (un nou client, un agent guvernamental sau o persoană care supraveghează o selecție de locuri de muncă), spuneți cine sunteți și de ce scrieți. Prezentarea trebuie făcută în primele două propoziții ale e-mailului, cel mult.

Când scrieți pentru un potențial angajator, introduceți-vă după cum urmează: "Ma numesc João Camargo. Sunt contactat pentru a aplica pentru vacanța de asistent administrativ listate pe site-ul carreraabc.com.br ".

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail formal

Prioritizați cele mai importante informații. După ce vă introduceți și explicați de ce contactați persoana, scrieți corpul e-mailului, plasând cel mai important conținut mai aproape de început. Aceasta respectă timpul destinatarului și lasă obiectivul mesajului să fie mai clar.

Când scrieți pentru un funcționar guvernamental, puteți spune, de exemplu, următoarele: "Ma numesc Arlene Rios. Am primit poșta electronică de pe site-ul Detran-SP și aș vrea să contest un amendament pe care l-am primit la 31 decembrie 2016. "

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail formal Etapa 7

Treceți la subiect, mai ales atunci când scrieți e-mailuri formale atâta timp cât sunteți educați. A fi "încrețit" va determina cititorul să se obosească, având dificultăți în găsirea motivului mesajului dvs. și a ceea ce doriți de la individ.

În cazul trimiterii unui e-mail către un profesor, evitați să rămâneți "umplând cârnați", ca în exemplul următor: "Aceasta este Darlene Amaral. Ști cine sunt eu? Clasa de fizică aplicată este preferată pentru că îmi place modul în care sunt organizate cursurile - întotdeauna am să urmăresc poveștile și știu ce se va întâmpla în timpul examenelor. Vorbind despre ele, m-am gândit la testul de luni. "
În schimb, scrie: "Eu sunt Darlene Amaral, iar eu sunt studentul tău în disciplina de fizică aplicată. Mă duc în legătură din cauza unui eventual conflict de programare în cursa următoare. "

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail formal 8

Fii scurt. Nu există o anumită dimensiune pentru e-mailuri, dar este o idee bună să nu meargă lungimea unui ecran (notebook sau desktop).

Dacă e-mailul este relativ lung, spargeți-l în paragrafe mai scurte introducând o linie între fiecare.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail formal Etapa 9

Utilizați limba oficială. Deoarece contextul acestor e-mailuri este profesionist, este important să faceți o impresie bună, folosind fraze pline și fraze educate, evitând:

Gírias-
Contracții inutile -
Emoticoane și emojis-
Cuvintele de slang-
Glume.

Opriți-vă corespunzător. La fel ca în momentul salutării, există câteva fraze care pot închide e-mailurile formale - după propoziție, puneți numele dvs. complet, titlul sau alt tip de semnătură, dacă aveți unul. Unele moduri de a închide mesajul sunt următoarele:

"Cu respect", -
"Salutări", -
"Mulțumesc", -
"Sincer," -
"Salut,".

Metoda 3
Pregătirea pentru trimitere

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail formal 11

Includeți toate atașamentele necesare. Dacă trebuie să atașați fișiere la e-mail, menționați-le în corpul mesajului, astfel încât destinatarul să știe că acestea sunt incluse. Fiți constrânși și încercați să nu atașați prea multe elemente (care nu ar trebui să fie prea grele), de preferință utilizând tipuri comune de fișiere sau care sunt compatibile cu majoritatea programelor.

Includeți, de exemplu, o notă cu mențiunea "atașat este o copie a CV-ului meu și a portofoliului în format PDF".

Imagine intitulată Scrieți un e-mail formal 12

Examinați mesajul, analizând conținutul, gramatica și ortografia. Nu vă bazați pe instrumentul de verificare a ortografiei de e-mail - citirea a ceea ce a fost scris cu voce tare sau cerând altcuiva să facă o recenzie este o modalitate excelentă de a găsi greșeli, gramatică sau propoziții neclare.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail formal 13

Vezi dacă e-mailul nu conține informații confidențiale. Nu uitați că această formă de comunicare nu este sigură - serverele de e-mail pot fi hackate și mulți destinatari vor publica (cu sau fără intenție) informații pe care nu doriți să le dezvăluiți.