Cum să organizați un sistem electronic de depunere

Organizația este cheia pentru viața profesională și personală. Indiferent cine sunteți, este important să aveți bune abilități organizaționale, mai ales atunci când aveți de-a face cu documente - pe care noi toți le facem la un moment dat în viața noastră. În prezent, o astfel de organizare se face într-un mod simplu, folosind computerele și sistemele de fișiere electronice. Deși acest instrument este disponibil pentru noi, este totuși necesar să avem o anumită metodologie și un pic de lucru din partea noastră, astfel încât să putem profita de toate beneficiile pe care le oferă această tehnologie. Dacă acest lucru descrie relația dvs. cu sistemele electronice de depunere, următorii pași și sfaturi ar putea fi de ajutor.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imagine intitulată InfoToOrganise Pasul 1

Decideți ce tip de informații doriți să organizați electronic.

Imagine intitulată CreateOneElectronicFolder Pasul 2

Creați un director electronic principal în care vor fi toate celelalte care sunt legate de tipul de informații pe care doriți să o organizați. Puteți numi acest director așa cum doriți, însă majoritatea calculatoarelor au o setare implicită de bază pentru directoarele de top, cum ar fi "Documentele mele", "Imaginile mele", "Muzica mea" și așa mai departe. Acest lucru poate fi util în acest scop.

Indicație: Atunci când alegeți numele unui director, încearcă să fie cât mai concis posibil, folosind cât mai puține cuvinte posibil, în scopul de a transmite în mod clar ce conține directorul.

Imagine intitulată CreateSubfolders Pasul 3

În funcție de cantitatea de informații pe care doriți să o organizați, va trebui, de asemenea, să creați subdirectoare în directorul de domiciliu. De exemplu, dacă încercați să vă organizați conturile în format electronic, puteți numi directorul de domiciliu ca "Conturi" și fiecare subdirector pe an. Acest tip de organizație pentru fiecare director / sub-director va organiza fișierele într-un mod care le facilitează găsirea și accesarea acestora.

Imagine intitulată ArrangeCronologically Step 4

În cadrul directoarelor, este mai bine să includeți datele în toate documentele și să le organizați în mod cronologic. Poate doriți să includeți și data documentului în numele fișierului.

Continuați să creați copii de siguranță ale fișierelor pe un disc, de preferință la fiecare trei până la patru săptămâni.

Imagine intitulată MoveDocumentsToDisk Pasul 6

Pe măsură ce sistemul dvs. de arhivare electronică crește, trebuie să îl actualizați prin mutarea fișierelor care nu mai sunt accesate atât de des la alte discuri. Prin eliminarea acestor excese, va fi mai ușor să utilizați sistemul mai eficient.

sfaturi

Pe măsură ce lucrați mai mult cu sistemul dvs. de înregistrare, veți afla ce funcționează cel mai bine pentru dvs. și documentele pe care doriți să le organizați. Cel mai important aspect al organizației este funcționalitatea, deci este important să ajustați pașii descriși aici, astfel încât să aveți propria rezoluție "de utilizare".
Încercați să nu păstrați directoarele dvs. cu mai mult de 3 nivele de subdirectoare. Acest lucru va fi mai mult decât suficient pentru uz casnic și pentru afaceri.
Când vă întâlniți fișierele, este mai bine să utilizați formatul year.month.day (de ex. 2010.09.29) pentru a le menține în ordine.