Cum se fac dosare și documente

Atât studenții, cât și profesioniștii trebuie să se ocupe de multe locuri de muncă și de proiecte, ceea ce generează o cantitate mare de documente și documente. Prin urmare, este esențial să se adopte o metodă eficientă de organizare care să reflecte nevoile personale ale fiecăruia. Lăsați-o deoparte o zi sau două pentru a obține toate documentele în ordine și pentru a ajunge la afaceri!

conținut

Pași
Metoda 1pregătirea pentru un nou sistem de depunere
Metoda 2alegerea sistemului de sortare a dosarelor
Metoda 3menținerea organizației
Sfaturi
Materiale necesare
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Pregătirea pentru un nou sistem de depunere

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 1

Adunați materialele. Luați toate lucrările care trebuie organizate. Petreceți ceva timp în căutare de documente noi și vechi, și să le strângeți într-un singur loc.

Rezervați în prealabil o zonă a mesei spre lucru.
Dacă vă pregătiți să organizați documentele altcuiva, faceți același lucru - și nu vă fie frică să le scoateți din actualul sistem de organizare - acest lucru va face munca dvs. de reorganizare mult mai ușoară.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 2

Examinați fiecare document. Deși este partea cea mai dificilă și plictisitoare, este foarte important să expunem tot ce este în mână.

Nu este necesar să citiți integral fiecare hârtie, luați doar un prospect scurt.
Folosiți-l pentru a marca documentele importante pe care trebuie să le acordați o atenție specială mai târziu.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 3

Creați baterii noi. Pune totul în același stiva și apoi repetați procesul, creând mai multe alte celule tematice, împărțite în luni, ani, discipline, subiecte sau nume de clienți.

În funcție de nevoile dvs., cunoașterea ordinii cronologice a documentelor poate fi importantă.
În timp ce sortați, setați unele priorități și plasați fiecare document prioritar în partea de sus a stivei sale.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 4

Minimizați bateria dacă este posibil. Creați încă două grămezi, una intitulată "Coș de gunoi" și alta, "Soiuri". Nu trebuie să aruncați totul în coșul de gunoi, ci să depuneți eforturi pentru a scăpa de ceea ce nu mai este necesar. Când nu puteți clasifica un anumit document, plasați-l în teancul de soiuri.

Odată ce sunteți pe deplin convins că ceva nu mai este necesar și că nu se încadrează în nicio baterie, aruncați-o. În cazul în care organizați documentele companiei în care lucrați, adresați-vă superiorului autorizarea înainte de a efectua aruncarea.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 5

Utilizați foldere suspendate cu afișaj. Este o metodă de depunere simplă și ieftină care se potrivește cu orice nevoie. Acestea pot fi găsite la majoritatea staționarelor online și fizice.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 6

Transferați bateriile. Pune fiecare stiva în dosarul propriu. Amintiți-vă că conținutul dosarului trebuie, de asemenea, să fie aranjat în ordinea importanței sau a ordinii cronologice.

Evitați aranjarea conținutului dosarului în ordine alfabetică. Restricționați acest tip de organizație la grupuri de roluri.
Plasați folderele într-un fișier în timp ce sunt completate. Fișierul poate fi o cutie sau o piesă de mobilier, de obicei realizată din metal și destinată în mod special pentru primirea de folii agățate - cele mai ieftine sunt realizate din plastic.

Metoda 2
Alegerea sistemului de sortare a dosarelor

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 7

Adoptați comanda alfabetică. Acesta este cel mai bun sistem pentru organizarea numelor de persoane, clienți, scriitori, filme, cărți etc. Asta este, ori de câte ori folderele sunt sortate în termeni simpli, aceasta va fi metoda potrivită de utilizat.

Întotdeauna completați telespectatorii - sau etichetele - care apar deja în agendele agățate. Prin intermediul lor se găsesc documentele.
Dacă organizați liste de clienți, clasificați-le după numele lor pentru a reduce numărul de nume.
Pentru a îmbunătăți organizarea unui număr mare de directoare, creați secțiuni cu litere. Divizorii sunt mari și conțin doar o singură literă sau o pereche - "A-D" sau "F-K", de exemplu.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 8

Alegeți ordonarea după subiecte. Când studiați sau lucrați cu o mare varietate de subiecte, acest tip de sortare va facilita în mare măsură procesul de găsire a unui document specific. De exemplu, un elev de liceu poate avea următoarele secțiuni în dosarul lor: matematică, portugheză, geografie, fizică, istorie etc.

Cea mai bună modalitate de a sorta după subiect este prin divizoare de secțiuni. De exemplu, creați o secțiune numită "portugheză", a cărei foldere vor fi etichetate "Literatură", "Gramatică", "Spelling" și așa mai departe.
Pentru a nu ajunge la doar două secțiuni și nici o organizație de facto, alegeți această metodă dacă aveți într-adevăr o mare varietate de subiecte sau subiecte de organizat.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 9

Utilizați sortarea numerică. Care este ideal pentru dosare care au fost sortate după date sau numere. Ce se întâmplă atunci când conținutul este compus din: facturi, chitanțe, evenimente, dosare medicale, documente legale etc.

Utilizați metoda numai dacă sunteți confortabil cu numerele și dacă acestea sunt în mod clar legate de conținutul dosarelor, altfel va fi imposibil să găsiți cu ușurință orice document.
Marcați mai întâi numerele sau datele din vizualizatorii de dosare, apoi mergeți de acolo cu organizația lor în fișier. Începeți de la cea mai mică la cea mai mare, conform sistemului numeric adoptat.
Dacă lucrați cu luni, începeți până în ianuarie. Dacă este necesar, utilizați separatoarele pentru a marca vizualizatorii de luni și de dosare pentru a desemna zilele.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 10

Utilizați codarea culorilor. Acest sistem este grozav pentru cei care doresc să facă un tip de arhivă mai creativ și au o memorie vizuală bună. Relaționați subiecții doar cu anumite culori. În plus, puteți adăuga și un cod de culoare unui alt sistem de sortare.

Cea mai ușoară modalitate de a adăuga culoarea unui alt sistem de sortare este prin utilizarea stilourilor de text, ușor de găsit în orice magazin de papetărie.
O alternativă la textul de marcare este adoptarea de foldere suspendate colorate.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 11

Aplicați ordonarea după frecvența utilizării. Dar, mai întâi, stabiliți un sistem primar de comandă. Apoi grupați cele mai accesate foldere sau documente și evidențiați-le - de exemplu, pentru a le aduce în partea din față a fișierului.

Utilizați metoda foarte atent, deoarece nu întotdeauna menținerea anumitor subiecte în centrul atenției înseamnă menținerea organizației. De exemplu, în anumite cazuri, aducerea proiectului principal în fața dosarului poate să nu fie la fel de eficientă cum pare.

Metoda 3
Menținerea organizației

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 12

Arhivați imediat documente noi. După ce creați sau primiți un nou document, sortați-l și arhivați-l cât de repede puteți. Obținerea acestui obicei vă va ajuta să creșteți productivitatea și să vă mențineți la o parte toate lucrările organizaționale.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 13

Păstrați fișierul revizuit. La fiecare două luni, efectuați o revizuire generală a dosarului. Cu toate acestea, nu este necesar să revizuiți documentul după document, ca și în crearea inițială a fișierului. Doar faceți o conferință dacă sunteți toți în locul potrivit.

După primele câteva luni, faceți timp pentru a analiza dacă sistemul de sortare ales este de fapt eficient.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 14

Curățați fișierul. Lăsați deoparte o zi pe an pentru a face o curățare grea. Concentrați-vă în principal pe documentele cu acces mai puțin. Citiți-le și vedeți dacă există ceva care ar putea fi aruncat.

Îndepărtați toate pastele și ștergeți praful acumulat cu o cârpă umedă.

sfaturi

Aceleași principii pot fi utilizate pentru a organiza documente pe computer.
Prin adoptarea comenzii alfabetice, este posibil ca unele documente să nu se încadreze în nici o scrisoare. Pentru a le arhiva, creați foldere noi care urmează un index în creștere.
Folosiți post-sale pentru a clasifica și sub-clasifica grămezi în timpul screening-ului inițial.
Aveți un dosar etichetat "Varietăți" sau "Diverse" pentru a salva documentele care nu se încadrează într-o altă clasificare.