Cum să arhivați documentele prin ordin alfabetic

Organizarea documentelor în ordine alfabetică este extrem de utilă în orice situație, fie personală, fie profesională. În acest fel, utilizatorul poate găsi, înlocui, proteja și utiliza orice fișier de care are nevoie fără prea multă muncă. Citiți acest articol pentru câteva sfaturi despre cum să faceți această organizație în portugheză și să creați un sistem simplu și eficient.

conținut

Pași
Partea 1arhivarea documentelor în ordine alfabetică
Partea 2organizarea de cazuri speciale
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Arhivarea documentelor în ordine alfabetică

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 1

Alegeți ce sistem alfabetic doriți să îl utilizați. Chiar ceva simplu, ca și succesiunea literelor alfabetului, are ramificații și alternative. Selectați una dintre ele pentru a le folosi pentru totdeauna.

Scrisoare prin scrisoare: Puteți separa fișierele în funcție de ordinea secvențială a literelor, ignorând spațiul dintre cuvinte.
Cuvânt de cuvânt: baza organizației pe prima literă a fiecărui cuvânt, în succesiune directă.
Unitatea pe unitate: luați în considerare fiecare cuvânt, abrevierea și inițiativa atunci când faceți organizația - aceasta este cea mai recomandată opțiune.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 2

Grupați documente similare. Când aveți toate elementele din mână, decide să li se alăture în seturi: ca un dicționar (în ordine alfabetică, indiferent de natura fișierelor) sau enciclopedie (gruparea documentelor în funcție de tipul sau subiectul și apoi separarea de ordinea alfabetică încă o dată).

Dacă trebuie să organizați mai multe tipuri de fișiere diferite (rețete, chitanțe și vouchere, scrisori etc.), este mai bine să utilizați formatul enciclopediei. Grupați elementele după natură, apoi le separați în ordine alfabetică folosind separatoare colorate, autocolante sau post-it.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 3

Asamblați un index al documentelor. Dacă alegeți să urmați această strategie, puneți fiecare titlu specific în unitățile adecvate. Pentru a face acest lucru, separați elementele fiecărui nume și creați un nou termen pentru a desemna anumite fișiere în ordine alfabetică - care pot fi diferite de numele comun. De exemplu:

Imaginați-vă că trebuie să organizeze următoarele: un articol despre păianjeni titlu „obiceiurile alimentare noapte de păianjeni“, o biografie a lui Maria da Silva, un expert în aceste artropode, precum și un pliant de promovare a expoziției de animale într-o grădină zoologică de.
Biografia lui Maria da Silva va fi indexată ca "Silva, Maria da". (deoarece numele de familie este pe primul loc în acest tip de organizație) și va veni sub litera "S".
Articolul "Noapte de hrănire a păianjenilor" poate fi indexat în forma sa naturală dacă alegeți să separați totul ca un dicționar. Astfel, ar fi sub litera "H" (a "obiceiurilor").
Alternativ, puteți „obiceiurile alimentare de noapte de păianjeni“ index și „Spiders, obiceiurile alimentare ale noapte“ (dacă totul înmuierea ca o enciclopedie, în loc de a separa doar ceea ce se referă la subiectul acestor artropode). Astfel, documentul ar fi sub litera "A".
Broșura profesională poate fi indexată ca "Spiders, expoziții (Zoo x "- mai ales dacă adăugați mai multe materiale la această secțiune, cum ar fi mai multe broșuri din alte grădini zoologice:" Spiders, exponate (grădina zoologică y din Salvador ").
Dacă preferați, organizați broșura ca "Zoo x São Paulo (păianjeni de expunere) „, mai ales dacă s-ar adăuga mai multe materiale legate de grădina zoologică în cauză sau doresc să facă gruparea în stil enciclopedie și în funcție de locația geografică.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 4

Organizați documentele în ordine alfabetică în funcție de numele din index. În general, urmează ordinea normală a literelor, mergând de la A (primul) la Z (ultimul). Utilizați informații din ce în ce mai specifice pentru a distinge și separa fișierele. De exemplu:

Ordinea indicelui din pasul anterior poate fi ceva asemănător (în funcție de sistemul folosit): "obiceiurile de hrănire nocturnă a păianjenilor", "Silva, Maria da". și "Zoo x din São Paulo (Expoziția păianjenilor) " sau "Spiders, expoziții (grădina zoologică x de São Paulo), "" Spiders, obiceiurile de hrănire nocturne ale "și" Silva, Maria da ".
Dacă un document vorbește despre "Elefanți", puneți-l după ceva cu tema "Dromedar". Dacă aveți ceva ce vorbește despre "cangur", puneți-l între cele două. Fișierul "Spider", la rândul său, ar trebui să vină la începutul organizației, urmat de ceva de genul "Balena". Astfel, ordinea finală ar fi: "Spider", "Whale", "Kangaroo", "Dromedary" și "Elephant".
Dacă doriți să adăugați ceva de genul „gigant Otter“, a pus-o după ce fișierul de „Spider“ - ambele încep cu „A“ și au „R“, ca un al doilea, astfel letra-, să examineze a treia literă ( „I“ și „A“ respectiv) pentru a determina ordinea. În final, fișierul ar arata astfel: „Spider“, „gigant Otter“, „balenă“, „Cangurul“, „dromedary“ și „Elephant“.

Imagine intitulată Fișier alfabetic Pasul 5

Etichetați dosarele de documente. Pentru a găsi articole și a adăuga mai multe materiale directoarelor fără dificultăți, verificați fiecare cu numele indexat al conținutului.

Puneți elemente noi în dosarul corect.
Dacă doriți, utilizați autocolante post-sale și colorate pentru utilizarea ușoară a documentelor. Dacă ați grupat articolele ca o enciclopedie, de exemplu, separați fiecare dintre acestea cu un ton distinct, marcând articole și altele asemănătoare cu etichete colorate.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 6

Înregistrați și documentați sistemul de depunere și indexare. Fiți consistenți, indiferent de tipul de organizație pe care o alegeți să o utilizați. Faceți-o mai ușoară pentru oricine are acces la fișiere. De exemplu, puteți crea și distribui un document care specifică regulile pentru separarea elementelor astfel încât fiecare să profite la maximum de strategie.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 7

Păstrați elementele și documentele noi în mod corect. Puneți totul în fișier în funcție de numele lor în index și în ordine alfabetică, urmând sistemul dvs. preferat. După cum este necesar, luați ceea ce este mai vechi pentru a face loc unor articole recente.

Partea 2
Organizarea de cazuri speciale

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 8

Arhivați documente utilizând termeni și cuvinte cheie. Acest lucru poate fi ideal în unele cazuri, indiferent de ordinea cuvintelor de titluri sau de nume. În acest fel, puteți indexa și localiza documente utilizând termenii lor cei mai logici. De exemplu:

Ceva ca "Universitatea din São Paulo" va fi indexat ca "São Paulo, Universitatea din". „Sao Paulo“ sunt cuvintele cheie, în loc de „Universitatea“ - la urma urmei, există sute de universități din Brazilia ca „Universitatea din Brasilia“, „Universitatea Federală din Rio de Janeiro“, etc.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 9

Organizați numele în funcție de numele de familie. Mulți experți recomandă ca numele de familie să fie primul în organizație, deoarece este un cuvânt cheie.

Astfel, în exemplul "Maria da Silva", am avea "Silva, Maria da".
Puneți titluri (Dr., Dl etc.) la sfârșit: ceva de genul "Dr. Maria da Silva", de exemplu, ar arăta ca "Silva, Maria da., Dra.".
Cu nume străine, ordonați numele în modul în care se vorbește (scrisoare către scrisoare). Acest lucru se întâmplă, de exemplu, cu "MacDonald" (în loc de "McDonald"). Alte unități tipice străine, cum ar fi "D", "L" "," Le "etc. urmați aceeași regulă.
Există o excepție de la regulă: dacă numele documentului face parte dintr-o companie sau organizație, tratați termenul ca unitate în numele general. De exemplu: "Consultanța juridică Maria da Silva" ar fi sub "M", nu ca "Silva, Maria da, sfaturi juridice".

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 10

Ignorați articolele ("o", "a", "an" etc..), conjuncții ("și", "dar", "sau" etc.) și prepoziții ("pentru", "pentru", "pentru". Când doriți să indexați sau să organizați ceva în ordine alfabetică, este normal să lăsați la o parte aceste unități de limbă - mai ales când acestea fac parte din începutul unui nume de document. De exemplu:

„O investigație în obiceiurile alimentare ale ema“ ar fi sub litera „E“ a „ema“ (cuvântul cheie titlu) în loc de „U“, de la „A“.
"Silva e Sousa Advogados Associados" ar fi după "Silva, Maria de.". Ambele nume indexate începe cu cuvântul „Silva“ și, prin urmare, ar trebui să fie luate în considerare următorul termen din cuvântul cheie ( „Smith“ și „Maria“, respectiv) pentru a determina ordinea finală. Ignorați cuvântul "și" care este irelevant.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 11

Scrie abrevierile în întregime. Când indexați sau arhivați documente, puteți întâlni ceva asemănător cu "S.A." (din "Corporation") și altele asemenea. Alegeți să scrieți totul în întregime în loc să utilizați doar inițialele.

De exemplu, preferați "Alimentos Maria da Silva, Sociedade Anônima" în loc de "Alimentos Maria da Silva, S.A.".

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 12

Organizați numeralele în ordinea matematică. Când te gândești la alfabet, poți să găsești titluri cu termeni numerici. Alegeți ordinea naturală, nu literele în sine (la urma urmei, cifrele apar înainte de litere).

De exemplu, grupul "3M Company" ar urma să apară înaintea "celor mai bune 100 de strategii de afaceri", deoarece "3" este mai mic decât "100".
Elemente cum ar fi „cele mai bune strategii de afaceri“ și „Strategii cele mai bune vânzări,“ de exemplu, ar veni după „100 cele mai bune strategii de afaceri“, ca numere preceadă litere.
Luați în considerare numerele scrise cu cuvinte ca cuvinte, nu numerale în sine. De exemplu, scrieți "100 cele mai bune strategii de afaceri", "cele mai bune strategii de afaceri" și "cele mai bune strategii de vânzare", în această ordine.
Dacă vă convine, faceți o excepție și numerotați ca și cum ar fi vorba.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 13

Decideți ce să faceți cu caracterele speciale. În timpul organizației, luați în considerare termenii care nu sunt în alfabet și nu sunt numerici. Poziționarea finală depinde de tipul său:

Punctele de punctuație (perioade, virgule etc.) sunt adesea ignorate. De exemplu: puneți "Mănâncă bine" și "Mănâncă, roagă-te, dragoste" în ordinea aceea.
Semnele diacritice sunt văzute ca litera corespunzătoare, fără semnul în sine. De exemplu: puneți "Über" ca "Uber". Există, totuși, o excepție: atunci când organizați documentele în ordine alfabetică a unei limbi care utilizează multe diacritic - în acest caz, urmați ordinea normală a limbii.

Imagine intitulată Fișier alfabetic Pasul 14

Atunci când organizați elemente care au același inițial, urmați regula generală "tot sau nimic". Este normal să ignore orice spațiu (inclusiv semne de punctuație și alte elemente conexe) în timpul organizării, în ordine alfabetică, dar care depinde de caz.

De exemplu: puneți fișiere care încep cu "Santana" înainte de ceva care începe cu "Santa Ana".
În plus, "Silva, Maria da". ar trebui să vină înainte de "Silva, Maria da., Dra.".

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 15

Când este necesar, diferențiați fișierele cu informații mai detaliate. În cazuri rare, informațiile alfabetice nu sunt suficiente pentru a determina ordinea eliminării. Dacă vi se întâmplă, utilizați date mai specifice pentru a recunoaște documente cu titlu similar. De exemplu:

Dacă aveți documente de două persoane numite Maria da Silva, le ordonați după data nașterii. Puneți "Silva, Maria da (N. 1853)" înainte de "Silva, Maria da (1967)", de exemplu.
Dacă doriți, sortați documentele în funcție de detaliile geografice când trebuie să faceți distincție. Dacă aveți elemente pentru trei sucursale din aceeași bancă în trei locații diferite, de exemplu, utilizați ordinea alfabetică în funcție de oraș sau de stat: "Bank of Brazil (São Paulo)", "Bank of Brazil (Rio de Janeiro) "și" Banco do Brasil (Salvador) ".
În plus, dacă aveți două tipuri diferite de păianjeni, de exemplu, separați-le în funcție de clasificarea taxonomică, locația geografică etc.: "Spider, Tarantula" și "Spider, Black Widow" "și" Spider (Oceania) "în acele ordine.

Imaginea intitulată Fișier alfabetic Pasul 16

Faceți excepții și reguli speciale clare. Vorbiți cu oricine va folosi fișierul în ceea ce privește excepțiile de la preceptele organizaționale, astfel încât toată lumea să profite la maximum de aceasta.