Cum se face un act

Tocmai ați fost ales sau numit secretar al comitetului căruia îi aparțineți. Felicitări! Știți cum să scrieți, să pregătiți și să prezentați minutele? Nu contează dacă urmăriți biblia legislativă Regulile de comandă actualizate de Robert

conținut

Pași
Partea 1pregătirea anterioară
Partea 2luând note despre întâlnire
Partea 3transcrierea minutelor
Partea 4folosind un șablon de minute pentru ședințe
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

sau să scrieți minute în setări mai puțin formale, aici sunt metodele importante de urmat.

pași

Partea 1
Pregătirea anterioară

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 1

Cunoașteți regulile întâlnirii organizației dvs. În cazul în care funcționarul este așteptat să facă minute formale, întrebați dacă grupul respectă Regulile de comandă ale lui Robert sau un alt ghid oficial. În mai multe setări informale, întrebați ce ar trebui să fie inclus în procesul-verbal sau cum vor fi folosite.

Nu este nevoie să vă familiarizați cu Regulile complete de comandă actualizate, însă obținerea unei copii sau a unei împrumuturi poate fi utilă pentru a răspunde la întrebări specifice.
Cunoașteți și rolul dvs. Unii secretari de minute nu participă la întâlnire, în timp ce alții fac minutele și contribuie la discuție. Indiferent de caz, secretarul nu ar trebui să fie cineva cu alt rol important, cum ar fi facilitatorul sau președintele.

Pregătiți mai întâi un șablon. Minutele fiecărei întâlniri repetă unele informații, astfel încât un șablon va crea un format consistent pentru o referință ușoară. Includeți spațiu pentru cel puțin următoarele informații:

Numele organizației.
Tipul întâlnirii: Este o întâlnire regulată, săptămânală sau anuală, o reuniune mai mică a comisiei sau o întâlnire cu scop special?
Data, ora și locul. Lăsați spațiu pentru timpul de începere și terminare (programat și întârziat).
Numele președintelui sau conducătorului ședinței și secretarului (sau înlocuitorilor).
Lista de "cadouri" și "absente". Rețineți dacă există un cvorum (suficient pentru vot).
Un spațiu pentru semnătura ta. Ca persoană însărcinată cu procesele-verbale, vă veți semnala întotdeauna lucrarea dvs. și poate fi necesară o semnătură suplimentară după aprobarea procesului-verbal, în funcție de politica organizației dvs.
Un personal dacă este furnizat. Dacă președintele sau facilitatorul întâlnirii nu v-a cerut să elaborați un statut, el sau ea ar trebui să aibă una disponibilă care să vă ajute să vă organizați notele despre întâlnire.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 3

Luați un notebook sau un notebook cu dvs. Alegeți ceva cu care vă simțiți confortabil. Dacă scrieți minute, separați un notebook în acest scop sau creați un folder pe computer.

Dacă ați făcut minute la o întâlnire anterioară și nu ați fost încă înaintată spre aprobare, luați-le și cu dvs.
Deși un magnetofon vă poate ajuta să transcrieți minutele mai târziu, acesta nu înlocuiește luarea de note. Dacă înregistrați întâlnirea, vedeți dacă toți cei prezenți sunt de acord și nu vă lăsați să tentația de a transcrie cuvântul cu cuvânt.
Stenograma învățării va accelera procesul de luare a notațiilor, dar nu este necesar să fie capabil să noteze fiecare cuvânt pentru a produce minute. De fapt, ar trebui să eviți să o faci.
Dacă vi se solicită să faceți note publice în timpul întâlnirii, utilizați un proiector sau șurub de prezentare și luați notele acasă fără a le șterge, astfel încât să le puteți utiliza pentru a introduce minutele.

Partea 2
Luând note despre întâlnire

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 4

Distribuiți o listă de prezență. Odată ce toată lumea este prezentă, trimiteți o bucată de hârtie (sau mai mult, pentru întâlniri mai mari) cu spațiu pentru fiecare persoană să-și scrie numele și informațiile de contact. Poți folosi această listă după întâlnire pentru a popula secțiunea cadou a șablonului tău sau pentru a atașa lista respectivă la minutele complete.

Dacă nu cunoașteți mulți dintre cei prezenți, schițați o masă de locuri și completați-o în timp ce cereți fiecăruia să vă prezinte. Lăsați-l la îndemână, atunci când luați notă, astfel încât să puteți apela persoanele după nume atunci când este cazul, așa cum va fi discutat mai jos.

Imaginea intitulată Take the minutes Step 5

Completează cât de mult poți cu modelul tău. În așteptarea începerii reuniunii, rețineți numele organizației, data și locul reuniunii, precum și tipul (de exemplu, săptămânal, reuniunea comitetului special etc.). Când începe, înregistrați ora de începere.

Dacă nu aveți un șablon, salvați aceste informații în partea de sus a notelor.
Dacă întâlnirea a fost convocată într-un scop special sau într-un moment special, salvați nota trimisă pentru a avertiza membrii și a le atașa la minute după ce le-ați transmis.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 6

Notați rezultatul primei mișcări. Cele mai multe întâlniri formale vor începe cu o propunere de adoptare a unui program, astfel încât acest pas va folosi această procedură ca exemplu. În cazul în care întâlnirea începe cu o mișcare diferită, notați toate informațiile referitoare la aceasta:

Mișcarea este de obicei enunțată începând cu "Eu îți propun". În general "propun adoptarea acestei agende".
Numele propunătorului (persoana care a propus mișcarea).
Rezultatul votului. Dacă este pozitivă, scrieți "mișcarea acceptată". În caz contrar, scrieți "mișcare respinsă".
Puteți solicita deplasări mai lungi în scris, dacă nu le puteți scrie. Dacă această problemă este frecventă, cereți între întâlniri dacă această politică poate deveni oficială pentru mișcări cu mai mult de un anumit număr de cuvinte.
Dacă ați elaborat ordinea de zi, puteți fi proponentul acestei mișcări și secretarul procesului-verbal. Este bine să depuneți propriile acțiuni atâta timp cât rămâneți obiectiv.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 7

Scrieți celelalte propuneri care apar în timpul întâlnirii. Ascultați cu atenție toate discuțiile, dar dacă nu este instruit altfel, nu le înregistrați. Când se efectuează o nouă mișcare, rețineți informațiile relevante.

Amintiți-vă că fiecare moțiune trebuie să includă cuvintele exacte ale mișcării, numele propunătorului și rezultatul votului.
Unele propuneri trebuie sprijinite înainte de a vota. Dacă cineva spune "susțin mișcarea" sau ceva similar, rețineți numele persoanei ca susținător.
Dacă nu cunoașteți numele propunătorului sau dacă aveți nevoie ca mișcarea să fie repetată, opriți întâlnirea cu educația pentru a întreba. Notarea corectă a informațiilor este suficient de importantă pentru a justifica o scurtă întrerupere.
Dacă o mișcare primește un amendament, trebuie doar să schimbați cuvintele mișcării în note. Nu este necesar să menționăm că a apărut un amendament, cu excepția cazului în care este controversat și cauzează multe discuții.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 8

Ascultați rapoartele și obțineți copii ale acestora. Ori de câte ori un raport, o știre sau ceva similar este citit cu voce tare, scrieți numele documentului și cine citește sau subcomitetul care la elaborat. Dacă o mișcare însoțește citirea, înregistrați-o așa cum ați face orice altă mișcare.

Este mai practic să obții o copie la sfârșitul întâlnirii. Faceți o notă pentru a solicita mai târziu o copie de la cititor sau lider de întâlnire și atașați copia respectivă la transcriere.
Dacă nu sunt disponibile copii, rețineți unde este păstrat documentul original. Poate fi necesar să solicitați aceste informații după întâlnire.
Dacă un membru face un raport oral în loc să citească un document, scrie un scurt rezumat și un raport obiectiv, fără a intra în detalii sau citează vorbitorul literal.

Imaginea intitulată Efectuați minutele Pasul 9

Înregistrați acțiunile efectuate sau marcate. Acestea includ conferințe privind sarcinile atribuite în ultima întâlnire și acțiuni noi. A încetat să mai scrie o scrisoare? Notați numele persoanei și instrucțiunile.

În funcție de formalitatea întâlnirii, multe dintre aceste acțiuni se pot încadra în categoria "mișcărilor". În cadrul întâlnirilor mai puțin formale, poate fi necesar să se țină cont de deciziile care sunt mai puțin organizate.
Menționați pe scurt raționamentul din spatele unei decizii, dacă este cazul.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 10

Înregistrați toate punctele de vedere și deciziile. Ori de câte ori se face o obiecție împotriva unei proceduri, rețineți întreaga obiecție și baza acesteia, precum și întreaga decizie a președintelui.

Includeți orice referințe la Regulile de comandă ale lui Robert, la politicile de organizare sau la protocolul companiei.

Scrieți rezumate ale discuțiilor numai dacă vi se solicită acest lucru. Oficial, procesul-verbal înregistrează ce a fost făcut, nu ceea ce a fost a declarat.Cu toate acestea, vă rugăm să luați în considerare orice solicitări specifice pe care organizația vi le va face.

Când înregistrați discuțiile, fiți cât mai obiectiv posibil. Includeți puncte concrete, nu opinii, și reduceți la minimum utilizarea adjectivelor și adverbelor. Scopul dvs. este de a scrie într-un mod uscat, factual și plictisitor!
Nu dați nume oamenilor în timpul rezumatului discuției. Este deosebit de important să nu se facă acest lucru în discuții aprinse care ar putea jigni.

Tia se încheie la sfârșitul întâlnirii. Scrieți momentul în care sa terminat și nu uitați să obțineți copii ale rapoartelor sau să reamintiți că cineva vă va trimite.

Aruncati o privire la notele dvs. pentru a vedea daca ceva lipseste sau are nevoie de clarificari. Dacă trebuie să întrebați pe cineva, faceți-o înainte ca persoana să plece.

Partea 3
Transcrierea minutelor

Imaginea intitulată Efectuați minutele Pasul 13

Începeți acest proces cât de repede puteți. Cel mai bine este să transcrieți minutele oficiale imediat după întâlnire, când evenimentele vor fi în continuare proaspete în mintea ta.

Utilizați un computer pentru a introduce note de întâlnire. S-ar putea să fi făcut deja acest lucru dacă ați folosit un notebook. Salvați notele și începeți un nou document pentru minute, astfel încât să puteți compara cele două lucruri unul lângă celălalt.

Imaginea intitulată Take the Minutes Step 15

Formați-vă notele în paragrafele organizate. Fiecare nouă moțiune, decizie sau punct de vedere trebuie să figureze în paragraful său. La formatare, vedeți dacă:

Folosea ortografia corectă și gramatica. Utilizați un verificator ortografic dacă aveți nevoie.
El a folosit acelasi timp de verb pe tot textul. Utilizați timpul trecut sau prezent, dar nu alternați în același document.
Era la fel de obiectivă. Opinia dvs. nu ar trebui să apară în procesul-verbal, deoarece doriți să creați o înregistrare obiectivă pe care oricine o poate folosi.
El a folosit limbajul simplu și exact. Orice limbă vagă ar trebui înlocuită cu cuvinte precise, iar descrierile împodobite trebuie eliminate.
Acestea includ doar acțiunile întreprinse, nu discuțiile. Dacă nu vi se cere să scrieți discuțiile, concentrați-vă asupra a ceea ce a fost făcut, nu ceea ce a fost a declarat.
Numără paginile pentru o referință ușoară.

Distribuiți membrilor un proiect de minute. Trimiteți o copie fiecăruia folosind informațiile de contact de pe fișa de prezență. Dacă nu aveți aceste informații, liderul întâlnirii ar trebui să vă poată contacta.

Obțineți aprobarea procesului-verbal. Vi se poate cere să citiți cu voce tare la următoarea ședință și să o trimiteți spre aprobare. Dacă moțiunea este aprobată, rețineți acest fapt.

Dacă minutele sunt corectate înainte de a fi acceptate, efectuați modificările din document și indicați la sfârșit că minutele au fost corectate fără a descrie corecțiile specifice.
Dacă se face o mișcare pentru a corecta minutele după ce au fost aprobate, includeți cuvintele exacte ale respectivei mișcări în minutele relevante și dacă au fost sau nu aprobate.

Partea 4
Folosind un șablon de minute pentru ședințe

Introduceți un site șablon de întâlnire. Aceste șabloane pre-fabricate vor economisi timp pentru a organiza minutele și pentru a vă ajuta să evitați greșelile.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 19

Petreceti timp uitandu-te la fiecare site. Utilizați capabilitățile de căutare și treceți prin opțiunile pentru a găsi cea mai bună pentru dvs.

Dacă aveți nevoie de un anumit șablon, cum ar fi general sau standard, răsfoiți site-urile web pentru nevoile dvs. specifice și descărcați șabloanele făcând clic pe butoanele corespunzătoare. Salvați-le într-un loc ușor de găsit, astfel încât să nu le pierdeți.

Deschideți fișierul. După ce îl descărcați, dezarhivați-l și deschideți-l în Microsoft Word sau Excel. Pentru a îmbunătăți calitatea și ușurința în utilizare, utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft Word, menținând-o actualizată va ușura lucrurile și vă va permite să profitați de noile caracteristici.

Imaginea intitulată Luați pașii pașii 21

Adăugați sigla companiei și drepturile de autor în antet. Ștergeți sigla logo-ului, dar nu înainte de a citi condițiile de utilizare de unde ați obținut șablonul. La urma urmei, nu este nevoie de probleme juridice, nu?

Schimbați titlul. În zona titlului, evidențiați cuvintele "Meeting / Group" și scrieți titlul minutelor.

Imaginea intitulată Take the minutes Step 23

Schimbați tema (opțional). Pentru a face modelul minutelor dvs. mai frumoase și mai profesioniste, vă recomandăm să schimbați culoarea sau să alegeți o temă gata. Este ușor: găsiți fila "Aspect pagină" și urmați-o la secțiunea "Culori și teme". Acolo puteți personaliza aspectul modelului dvs. și chiar îl puteți potrivi cu culorile emblemei companiei dvs.

Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 24

Denumiți secțiunile din șablon. Ar trebui să existe mai multe nume de câmpuri pe întreg modelul. Este posibil să aveți nevoie de mai mult sau mai puțin, sau încă nu vă place cum sunt denumite secțiunile. Personalizați-le pentru a se potrivi nevoilor întâlnirilor dvs.

Imaginea intitulată Ia minutele Pasul 25

Salvați șablonul pe notebook-ul dvs., astfel încât să îl puteți lua la întâlniri și să începeți să faceți minute. Dacă veți continua să utilizați Microsoft Office, lucrurile vor fi rapide și ușoare și veți putea ține pasul cu întâlnirea într-un mod mai organizat și mai precis decât oricând. Alternativ, puteți să imprimați șablonul pentru ao remarca manual, dar să păstrați înălțimile câmpului pentru a putea pune cât mai multe informații de care aveți nevoie.

Examinați șablonul. Felicitări! Șablonul minutelor ședințelor este complet. Productivitatea și precizia dvs. în timpul întâlnirilor ar trebui să crească exponențios acum, când aveți un model de model care să vă ghideze și să vă organizați gândurile. Ca în cazul oricărui proiect, examinați detaliile pentru a vedea dacă ceva lipsește sau este confuz. Odată ce sunteți sigur că totul este în ordine, ați finalizat șablonul și sunteți gata pentru următoarele întâlniri.

sfaturi

Introduceți minutele la scurt timp după încheierea întâlnirilor, deoarece este cel mai bine să le faceți, în timp ce evenimentele sunt încă proaspete în minte. De asemenea, este important ca participanții să primească o copie a acțiunilor de care au nevoie pentru a lua cât mai curând posibil după încheierea ședinței.
Stați cât mai aproape de liderul întâlnirii, astfel încât să puteți auzi totul și să cereți clarificări fără a vă ridica vocea.
Păstrați minutele arhivate într-un loc sigur.
Cereți-le oamenilor să-și scrie propunerile, astfel încât să nu fie nevoie să le înregistrați la timp.
Nu vă fie frică să întrerupeți și să cereți clarificări în orice moment.
Minutele sunt foarte importante: ele sunt salvate și pot fi folosite ani mai târziu. Dacă întrebarea este legală, de exemplu, reputația cuiva poate depinde de un act.
Citiți câteva părți din Regulile de comandă actualizate de Robert, în special secțiunea care vorbește despre a fi secretar.
Scrieți lucrurile în jos când se întâmplă. Dacă același subiect apare de două ori, nu-l grupați.

avertismente

Nu puneți prea multe detalii în procesul-verbal. Chiar dacă vi se cere să înregistrați discuțiile, păstrați-le cât mai scurte și mai obiective. Limitați-vă la raportarea numai a punctelor majore care apar sau veți fi copleșiți și veți completa documentele inutile.
Interpretările și sentimentele personale ale persoanei responsabile de procesele-verbale nu trebuie înregistrate în evidențe.
Dacă o parte a întâlnirii este confidențială, nu pentru a raporta În schimb, scrie că "consiliul a raportat că discuția era confidențială, așa că nu a fost înregistrată".
Dacă vi se cere să depuneți o discuție confidențială, cum ar fi o întâlnire între un avocat și clientul dvs., separat și păstrați-l departe de procesul-verbal al adunării generale. Indicați-l ca confidențial și clarificați cine va avea acces la acesta.