Cum să scrieți o agendă pentru o întâlnire de afaceri

Realizarea unei întâlniri de afaceri fără personal este ca și cum ați călători într-o nouă destinație fără o hartă. Fără o agendă, întâlnirea va avea probabil puțină atenție, nici o direcție și nici un fel de acțiune. Prin crearea unei bune agende, veți gestiona eficient afacerile și veți putea să vă concentrați în mod eficient pe viitor. Aflați cum să scrieți unul cu aceste sfaturi.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imagine intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 1

Obțineți participanții și începeți întâlnirea. În acest moment, puteți face un anunț general relevant pentru întâlnire sau puteți oferi un moment de prezentări înainte de a continua.

Imagine intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 2

Invitați secretarul și trezorierul să prezinte rapoartele și să răspundă la întrebări. În timpul întâlnirii, rapoartele trebuie aprobate oficial de grup.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 3

Examinați activitatea anterioară. În cazul în care compania sau consiliul dvs. are departamente sau diviziuni, fiecare grup ar trebui să aibă propria lor parte din ordinea de zi pentru a aduce două sau trei elemente relevante cu privire la problemele de afaceri anterioare sau curente. Progresele fiecărei întrebări ar trebui raportate și ar trebui să se ofere timp pentru întrebări și explicații suplimentare.

Imagine intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 4

Creați o afacere nouă. Din nou, fiecare divizie sau departament ar trebui să aibă posibilitatea de a informa consiliul sau grupul despre viitoarele proiecte sau eforturi. Acesta poate fi timpul pentru a cere implicarea, voluntari sau alte forme de participare sau sprijin. Ar trebui să se acorde timp pentru întrebări și răspunsuri ulterioare.

Imagine intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 5

Oferiți participanților posibilitatea de a face față unor noi probleme îngrijorătoare care nu au fost discutate pe ordinea de zi. Aceasta se numește de obicei "Forumul deschis". În acest timp, noi preocupări sau idei pot fi abordate într-o manieră ordonată. Conducătorul întâlnirii trebuie să recunoască sau să convoace în mod oficial un participant înainte de a începe deschiderea forumului de discuții.

Imagine intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 6

Încheiați întâlnirea după încheierea discuțiilor. În acest moment, trebuie definită o nouă dată de întâlnire. Această dată pre-planificată ar trebui să apară pe ordinea de zi. Dacă trebuie schimbată, noua dată poate fi reflectată în procesul-verbal.

Imagine intitulată Scrieți o agendă de afaceri Pasul 7

Trimiteți agendei de întâlnire tuturor participanților, astfel încât să știe ce să se aștepte.

sfaturi

Înainte de a crea un program pentru o întâlnire de afaceri, contactați fiecare supraveghetor al departamentului și cereți ca subiectele să fie incluse pe ordinea de zi.
Când introduceți personalul dvs., utilizați un format de schiță și una sau două cuvinte pentru a descrie fragmente din fiecare element din companie.
Este adesea util să includeți așteptări în timp pentru fiecare punct din agenda dvs. Aceasta oferă participanților o idee despre cât timp va fi necesar pentru întâlnire.
După întâlnire, puteți alege pentru a efectua o „sesiune executiva“, pentru a discuta toate se referă la elemente, cum ar fi persoanele care nu au ales sau alte probleme sensibile, care nu ar trebui să fie incluse în procesul-verbal de întâlnire.