Cum se scrie un statut

Organizațiile nonprofit și alte instituții din multe țări utilizează adesea un document formal, legal recunoscut pentru a identifica modul în care această organizație va funcționa. Acest document se numește statut, iar pentru liderii unui spectru larg de companii și agenții este un document foarte important. Statutul este adesea denumit "manual de operațiuni" al unei organizații. Dacă vi sa cerut să scrie o cartă pentru întreprindere sau organizația dvs., iată câteva instrucțiuni despre cum să-l scrie, care vă va ajuta să dea o direcție eficientă pentru organizație.

conținut

Pași
Partea 1pregătiți pentru a scrie starea
Partea 2scrierea secțiunilor statutare
Partea 3finalizarea statutului
Partea 4salvarea și utilizarea stării
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Pregătiți pentru a scrie starea

1
Alegeți doi sau trei membri ai organizației pentru a scrie statutul. Trebuie să consulți majoritatea sau toți membrii care au ajutat la înființarea organizației. Este improbabil ca tu ai fondat organizația și că te duci să lucrezi pe cont propriu. Apelați cel puțin doi sau trei persoane pentru a ajuta la redactarea statutului.
- Dacă începeți o organizație non-profit, de exemplu, veți avea nevoie de un consiliu care să vă ajute să vă scrieți statutul. Lucrând ca o echipă, vă asigurați că toate opiniile sunt reprezentate și luate în considerare.
2
Structurați starea într-o schiță. Ele sunt, de obicei, scrise cu capitole, secțiuni, articole și paragrafe. Această structură va facilita citirea statutului și îl va lăsa într-un format standard. Acest lucru facilitează, de asemenea, căutarea de informații privind sondajele, comitetele și alte elemente care ar putea genera dubii în cursul activității organizației.
3
Începeți fiecare parte cu un titlu care spune CAPITOLUL. Acest titlu trebuie să fie cu majuscule și să fie enumerat cu cifre romane. Centrează titlul.
- De exemplu, primul capitol ar trebui să fie: CAPITOLUL I: DESEMNARE ȘI ȘEDERE. Al doilea capitol ar trebui să fie: CAPITOLUL II: OBIECTIVE ȘI SCOPURI.
4
Specificați fiecare secțiune din fiecare capitol. Pentru fiecare secțiune din fiecare capitol, introduceți un număr și o scurtă descriere a secțiunii.
- De exemplu, puteți scrie: Secțiunea 1. Adunări regulate. Iată aici o scurtă descriere a protocolului pentru adunările obișnuite. Și apoi ați scrie: Secțiunea 2: Adunări speciale. Iată aici o scurtă descriere a protocolului pentru adunări speciale.
5
Utilizați limbajul clar și simplu pentru statut. Ele nu sunt documente foarte casual și nu sunt scrise fără atenție tipului de conținut formal utilizat în instanță sau tipului de conținut care îi ajută pe profesioniști să înțeleagă anumite reguli. Când căutați șabloane și exemple de statut, folosiți cuvinte comune pentru a face documentul profesional. Păstrați un ton și un vocabular adecvat.
- Cu toate acestea, nu trebuie să utilizați în statutul de limbă legală. În schimb, puteți utiliza un limbaj simplu, ușor de înțeles.
- Lăsați detaliile pentru politici, nu le puneți în statut. Statutul conturează calea pentru formularea unor politici specifice. Prin urmare, trebuie să fie flexibilă și să poată fi interpretată împreună cu politici mai detaliate. Faceți un statut mai general.
6
Pregătiți statutul în funcție de specificul organizației. Multe modele și instrucțiuni sunt intenționat generale, astfel încât acestea să poată fi adaptate la diferite organizații. Organizația dvs. poate avea nevoi specifice care necesită anumite elemente pe care altele nu le cer.
- Scrierea statutului social al unei biserici: Statutul social al bisericii ar trebui să includă o secțiune despre pastorul congregației. Această secțiune ar trebui să abordeze relația pastorului cu congregația, calificările pe care trebuie să le aibă și procesul de a aduce un nou pastor sau de a retrage actualul pastor. Pentru a da un exemplu, textul poate începe astfel: "Pastorul este liderul religios și spiritual al bisericii. El sau ea ar trebui să aibă libertate în amvon și libertatea de a vorbi. Pastorul este membru al consiliului și toate comisiile, cu excepția Comitetului de numire. "
- Scrierea unui statut corporativ: În statutul societăților, puteți include, de asemenea, secțiuni care se referă la frecvența întâlnirilor acționarilor, aspecte legate de stocul de companii și așa mai departe.

Partea 2
Scrierea secțiunilor statutare

1
Scrieți secțiunea care cheamă organizația. Această secțiune este o scurtă declarație care stabilește numele oficial al organizației. De asemenea, puteți stabili locația sediului organizației în acest articol. Dacă organizația dvs. nu există fizic (dacă activitatea dvs. principală este un grup online, de exemplu), nu este necesar să introduceți o adresă.
- Puteți scrie în acea parte ceva de genul: "Numele organizației va fi APM de la ABC Municipal School".
2
Scrieți secțiunea privind obiectivele și obiectivele organizației. În această secțiune veți pune misiunea și viziunea organizației. Poate fi destul de simplă cu o singură propoziție. Dar puteți, de asemenea, să o faceți într-un mod mai complex dacă doriți.
- Un exemplu ar putea fi următorul: "Organizația este formată în scopul de a sprijini educația copiilor la Școala Municipală ABC prin încurajarea relației dintre școală și părinți și profesori".
3
Scrieți secțiunea de membri. Această secțiune va avea mai multe articole, inclusiv calificarea (care poate deveni membru și cum), taxele (membrii trebuie să plătească o taxă pentru a participa? Ei vor trebui să plătească o taxă anuală?), Statutul membrilor (activ, inactiv), cerințe să rămână membru și să părăsiți organizația.
- Un exemplu pentru primul element din secțiunea membrii pot fi următoarele: „Calitatea de membru este deschisă tuturor celor care simpatizează cu scopurile și programele bisericii, indiferent de rasă, credință, sex, orientare sexuală, vârstă, naționalitate și capacități mentale sau fizic ". Continuați cu următoarele articole, care descriu îndatoririle, cerințele de a rămâne membru și procedura de părăsire a organizației.
4
Scrieți secțiunea de bord. Această secțiune trebuie să conțină mai multe articole de pe bord, inclusiv lista fiecărui rol, atribuțiile fiecăruia în care sunt numiți și aleși, reglementarea fiecărei funcții (cât timp pot servi în poziție) și modul în care să se ocupe de vacanțe.
- De exemplu, în primul articol, puteți scrie: „Membrii consiliului organizației sunt :. Un președinte, un vicepreședinte, un secretar, un trezorier și trei directori“ Și apoi urmați cu alte articole care detaliază fiecare poziție, descriind sarcinile fiecăruia și așa mai departe.
5
Scrieți secțiunea pe ansambluri. Această secțiune va avea, de asemenea, mai multe articole care să expună modul în ansamblurile sunt realizate (în fiecare trimestru? În fiecare semestru?), Care sunt ansamblurile (Sediul central?), Și cum se va face voturile asupra propunerilor.
- Această secțiune stabilește, de asemenea, un număr de cvorum sau numărul de membri ai consiliului de administrație care trebuie să fie prezenți pentru care trebuie luate măsuri. În cazul în care o organizație are nouă membri ai consiliului, iar statutul prevede că două treimi din directorii sunt prezenți pentru a forma un cvorum, astfel încât cel puțin șase membri trebuie să fie prezent pentru a lua decizii pentru organizație. Unele state pot solicita un cvorum minim - verificați-l pe secretarul de stat pentru a afla cerințele statului dvs.
- Un exemplu pentru primul element din această secțiune este după cum urmează: „reuniuni periodice ale societății va fi prima zi de marți a fiecărei luni“ Și apoi să abordeze alte probleme în următoarele articole ale secțiunii.
6
Scrieți secțiunea în comisii. Acestea variază în funcție de fiecare organizație, dar pot include un comitet de voluntariat, un comitet de publicitate, un comitet asociat, un comitet de strângere de fonduri și așa mai departe. Includeți o scurtă descriere a fiecăruia dintre aceste comitete. În articolul următor, scrieți o scurtă descriere a modului în care se pot forma comitete (desemnate de consiliu?).
- Un exemplu ar putea fi următorul: "Compania va avea următoarele comitete", cu o listă și o scurtă descriere a fiecărui comitet.
7
Scrieți secțiunea privind regulile parlamentare. Regulile parlamentare descriu cum vor funcționa procedurile organizației. Multe organizații din Statele Unite urmează o carte numită "Regulile de ordine ale lui Robert", un ghid despre cum să procedeze în adunări, pentru ca toată lumea să poată fi auzită și luată în considerare. Secțiunea privind standardele parlamentare va indica care manual este utilizat pentru a ghida statutul, funcționarea și procedurile organizației.
- Un exemplu ar putea fi după cum urmează: "Regulile de ordine ale lui Robert vor fi folosite pentru a rezolva problemele din cadrul Camerei atâta timp cât aceasta nu contravine statutului organizației".
8
Scrieți secțiunea privind dispozițiile generale și tranzitorii. Ideea statutului este de a servi ca suport pentru diferite situații care pot apărea în timpul existenței unei organizații, din când în când sunt necesare schimbări sau doar ajustări pentru îmbunătățirea textului. Introducerea în statutul propriu a modului în care textul poate fi modificat ajută la a arăta că organizația este flexibilă și înțelege nevoia de schimbare. Nu faceți dificilă schimbarea statutului, alegeți, în schimb, un proces adecvat culturii și politicilor organizației dvs. De asemenea, puteți plasa un articol sau o secțiune care vă stabilește exercițiul financiar.
- Un exemplu de variațiile ar putea fi următoarele: „Această constituție poate fi modificat sau înlocuit, la o adunare generală, atunci când este acceptat de două treimi (2/3) din cei prezenți prin vot. Nu uitați că orice amendament propus ar trebui anunțat în convocarea la adunare. "
9
Scrieți secțiunea privind conflictul de interese. Organizația trebuie să se protejeze de conflictele de interese personale sau financiare ale membrilor consiliului sau ale consiliului fiscal. Includeți o secțiune care specifică ce trebuie să se întâmple în cazul unui conflict de interese.
- Un exemplu ar putea fi următoarele: „În cazul în care un membru al consiliului de administrație sau consiliul de supraveghere să ia un interes personal sau financiar în fața comisiei, membrul respectiv trebuie să o) dezvăluie pe deplin natura acestui interes și b) să fie absentă din discuțiile, activitatea de lobby și de voturi pe această temă. Orice tranzacție sau vot care implică un potențial conflict de interese trebuie aprobat numai atunci când o majoritate imparțială (fără interes) a consiliului de administrație determină că este în interesul organizației să o facă. Procesul-verbal al reuniunilor referitoare la această chestiune va înregistra interesul prezentat, abținerea și argumentul, apoi analizat.
10
Scrieți secțiunea privind dizolvarea instituției. Unele legi de stat necesită un articol despre dizolvare sau o explicație a modului în care poate fi închis. Acest articol poate fi o idee bună chiar dacă statul nu o cere, deoarece protejează organizația în cazul unor bătălii interne.
- Aici puteți scrie: "Organizația poate fi dizolvată cu notificare (14 zile calendaristice) și cu două treimi din voturile celor prezenți la reuniune".
- Unele state solicită organizațiilor să includă această secțiune în statutul lor. Consultați Departamentul Trezoreriei de Stat pentru informații mai specifice.

Partea 3
Finalizarea statutului

1
Introduceți secțiunile într-un singur document. Utilizați formatarea consistentă pe tot documentul și utilizați o dimensiune adecvată a fontului (dimensiunea 11 sau 12). Includeți o pagină cu titlul și capitolul statutului și numele organizației, data ultimei revizuiri și data intrării în vigoare a statutului.
2
Cereți unui parlamentar profesionist să revadă statutul. Ar trebui să contureze procedurile de funcționare a organizației, să ghideze adunările, să guverneze alegerea ofițerilor sau comisiilor și așa mai departe. Aceste proceduri se bazează pe reguli care dictează ce se întâmplă mai întâi, câte persoane trebuie să voteze pentru a lua o decizie, care pot vota prin proxy (prin trimiterea votului în loc să voteze personal), etc. Un parlamentar profesionist acreditat este un expert în aceste reguli și proceduri care ghidează majoritatea statutelor.
- În Statele Unite, de exemplu, parlamentarii pot fi găsiți prin contactarea unor asociații, cum ar fi Institutul American al parlamentarilor sau prin căutarea pe internet a "parlamentarilor profesioniști acreditați" în statul dvs. Probabil că va trebui să plătiți o taxă de serviciu pentru consultanță.
3
Cereți unui avocat să revizuiască statutul. Consultarea unei echipe juridice specializate în organizații non-profit poate, de exemplu, să fie utilă pentru a asigura că statutul acoperă tot ceea ce este necesar. Un avocat poate, de asemenea, să ajute la evaluarea conformității statutului cu alte documente importante ale organizației.
- Majoritatea asociațiilor obștești primesc consultanță juridică din partea unor organizații pentru valori mai mici sau chiar gratuit. Ele sunt adesea afiliate la o școală de drept sau la o firmă de avocatură fără scop lucrativ.
4
Adoptați statutul în cadrul unei adunări a organizației. Trebuie să fie acceptată de membrii organizației pentru ca ea să poată intra în vigoare. Președintele organizației are de obicei autoritatea de a adopta statutul.
- Includeți o declarație la sfârșitul statutului care confirmă acceptarea membrilor și includeți data. Secretariatul organizației trebuie, de asemenea, să semneze această declarație.
5
Înregistrați starea în stat, dacă este necesar. Unele state solicită ca statutul să fie înregistrat la stat, în timp ce altele necesită doar un raport periodic privind membrii cheie și informații financiare. Consultați Departamentul Trezoreriei de Stat pentru a afla dacă trebuie să depuneți o copie a statutului la agenția de stat.
- Statutul corporativ nu este, de obicei, înregistrat la nici o agenție oficială. Multe state solicită societăților să elaboreze un statut, dar nu trebuie să o depună la stat. Cu toate acestea, ele pot fi împărtășite cu acționarii și cu alte părți interesate.

Partea 4
Salvarea și utilizarea stării

1
Mențineți statutul în centrul birourilor organizației. Păstrați-l într-un liant cu actul constitutiv, cu procesul-verbal al adunărilor, cu lista cu numele și adresele consiliului de administrație, registrul membrilor și așa mai departe.
- Poate fi o idee bună de a facilita accesul membrilor la statut printr-o versiune digitală de pe site-ul organizației sau chiar de copii fizice în birouri. Deși nu există nicio cerință de a deveni disponibilă, acest lucru ajută organizația să devină mai fiabilă și mai transparentă în ceea ce privește politicile și procedurile operaționale.
2
Luați statutul pentru adunările generale și consiliul de administrație. Menținerea statutului aproape poate fi utilă în timpul adunărilor. Se referă la acesta atunci când se votează o moțiune sau se decide o comisie sau o consiliu sau pentru activități specificate în statut. Acest lucru va ajuta la desfășurarea întrunirilor și va reasigura membrii că punctele lor de vedere sunt reprezentate în mod corespunzător.
3
Examinați și actualizați periodic starea. Odată cu schimbarea organizației, statutul trebuie să se schimbe și el. Cheia pentru a face starea adaptabilă este să o creați flexibil și ușor de schimbat de la început. Apoi puteți face modificări pentru a atinge detalii mici sau pentru a revizui starea pentru a include modificări mai substanțiale.
- Puteți face mici modificări cu amendamentele, care pot crea noi comitete, de exemplu.
- În cazul în care starea de examinare, trebuie să apelați mai întâi o întâlnire a membrilor organizației de a spune revizuirea rațiunii. Spune-membrii care fac apel la o reuniune pentru a discuta și examina starea și le va oferi posibilitatea de a trimite modificările propuse. Se recomandă ca unele subcomisii să lucreze la revizuiri: un subcomitet pentru a scrie comentarii, alte pentru a verifica aceste comentarii care caută neconcordanțe, și un al treilea pentru a verifica gramatica si ortografia revizuirilor. Afișați recenziile finale pentru ca membrii să voteze modificările.

sfaturi

Există multe stiluri și versiuni ale statutului, nici două statute nu sunt aceleași. Se cuvine să consultați mai multe modele, în special cele ale organizațiilor similare cu ale dvs.
Consultați-vă cu altă organizație pentru a afla cum a fost procesul de scriere și pentru a îmbunătăți statutul acestora.
Asigurați-vă că statutul este compatibil cu restul documentelor importante ale organizației, cum ar fi articolele de înființare, politicile de guvernanță și orice alt document care abordează procedurile organizaționale. De asemenea, asigurați-vă că numărul membrilor consiliului de administrație și descrierile poziției sunt identice pentru toate documentele. De asemenea, asigurați-vă că datele întâlnirilor sunt, de asemenea, identice, precum și alte detalii. Dacă sunteți afiliat cu o altă entitate, cum ar fi un departament de educație de stat sau ceva similar, trebuie să verificați dacă statutul este în concordanță cu cerințele și așteptările entității.
Este o idee bună să numiți subcomitete distincte pentru a verifica coerența statutului. Grupul de scriere poate uneori să nu vadă unele neconcordanțe doar pentru că este prea aproape de proces. Denumirea unui alt grup pentru a face un al doilea control, ca să spunem așa, poate ajuta la eliminarea neconcordanțelor.