Cum să prezideți o întâlnire

Activitatea corporatistă, în special în birouri, necesită un grad de colaborare. De exemplu, deciziile importante necesită adesea perspectiva mai multor persoane, iar munca semnificativă necesită adesea cunoașterea mai multor angajați. Întâlnirile reprezintă o modalitate de a face colaborarea structurată și organizată, dar fără un sens al scopului sau controlului, poate deveni cu ușurință prea lungă și ineficientă. Știind cum să planifici, să pregătești și să conduci o întâlnire poate face diferența între a fi eficientă și a o risipi.

conținut

Pași
Partea 1pregătirea pentru întâlnire
Partea 2În calitate de președinte în timpul reuniunii
Partea 3realizarea reuniunii în mod eficient
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Pregătirea pentru întâlnire

Imagine intitulată Scaun într-o întâlnire Pasul 1

Discutați despre întâlnirea viitoare cu participanții. Când știți că veți conduce o întâlnire, unul dintre primele lucruri pe care ar trebui să le faceți este să petreceți puțin timp vorbind cu cei care vor participa la ea, în special persoane importante sau superioare. Întrebați-i dacă există ceva specific pe care ar dori să-l discute în acel moment, scrieți răspunsurile și folosiți-i pentru a vă ghida în scris.

Solicitarea participanților la ceea ce doresc să discute este inteligentă nu numai pentru că facilitează crearea unui personal, ci și pentru că le implică în proces chiar înainte de începerea întâlnirii. Oamenii vor avea mai multe șanse să participe la întâlnire și să le acorde atenție dacă știu că vor fi discutate aspecte importante pentru aceștia.

Imagine intitulată Scaun într-o întâlnire Pasul 2

Scrieți și distribuiți o îndrumare. Agenda întâlnirii poate fi un instrument valoros nu numai pentru președinte, ci și pentru participanți. Acesta conține informații utile despre întâlnire, cum ar fi data la care va avea loc, unde și cine va participa. Cel mai important, subliniază, de asemenea, subiectele care trebuie discutate, permițând tuturor participanților să se pregătească. Trimiteți ordinea de zi înainte de întâlnire - cu cât este mai importantă ocazia, cu atât mai repede trebuie să o trimiteți.

Un lucru pe care ordinea de zi ar trebui să o conțină este o limită de timp aproximativă pentru fiecare subiect de discuție. Având un program delimitat în avans, este mult mai ușor să țineți întâlnirea la timp. Deși unele elemente de pe ordinea de zi pot fi restante, iar altele se termină mai devreme, programarea face mult mai ușor să țină pasul cu ele și să facă ajustări, dacă este necesar.

Imaginea intitulată Catedra a Meeting Step 3

Căutați subiectele de discuție și întâlnirile anterioare. Persoanele care participă la întâlnire pot să nu fie conștiente de toate subiectele pe care intenționați să le dezbateți - unii s-ar putea să nu fi trecut la întâlnirile anterioare și alții ar fi uitat. Ca președinte al ședinței, este bine să cunoaștem istoria discuției până în acest punct. Încercați să discutați cu persoane care au participat la întâlniri anterioare pentru a afla despre toate punctele neterminate și importante pe care ar trebui să le includeți în a voastră. De asemenea, ar fi bine să cereți un proces-verbal al întâlnirilor anterioare de la un arhivar oficial pentru a vă ajuta să vă planificați.

Procesele-verbale ale ședințelor anterioare pot fi o resursă importantă pentru tine în calitate de președinte, deoarece rezumă discuțiile și deciziile care au avut loc în timpul întâlnirilor anterioare și face relativ rapid și ușor de învățat. Puteți distribui chiar și minute importante participanților, împreună cu ordinea de zi.

Imaginea intitulată Catedra a Meeting Step 4

Pregătiți spațiul de întâlnire în avans. În cursul zilei, trebuie să vă asigurați că locul este curat, prezentabil și gata să găzduiască participanții. A se vedea, în cazul în care componentele tehnologice ale reuniunii, cum ar fi prezentări, proiectoare, ecrane etc., funcționează corect și gata, deoarece problemele tehnice pot irosi timp prețios și întârzie ședința.

Dacă intenționați să utilizați o prezentare electronică, cum ar fi PowerPoint și altele, vă familiarizați cu telecomanda sau clicker-ul pe care îl veți folosi pentru a trece prin diapozitive. Nu pierdeți timp prețios pentru a intra în contact cu controalele atunci când discutați probleme importante.

Partea 2
În calitate de președinte în timpul reuniunii

Imagine intitulată Catedra meeting (întâlnire) Pasul 5

Deschideți întâlnirea. Când sosesc ora de start programată și toți participanții, sau cel puțin toți cei importanți, sunt prezenți, atrage atenția tuturor în cameră. Introduceți-vă ca președinte și precizați scopul reuniunii. Stabiliți durata preconizată a evenimentului, informându-l pe toată lumea cu privire la timpul de încheiere așteptat. S-ar putea termina mai devreme sau mai târziu, dar declarând limita de timp înainte de a ajuta la menținerea întâlnirii la timp. Dacă unii dintre cei prezenți nu se cunosc, conduceți un apel scurt și introduceți participanți importanți.

Rețineți că unele companii și organizații au proceduri restricționate și regulate pentru deschiderea și desfășurarea unei întâlniri. De exemplu, mai multe asociații din SUA folosesc un sistem numit Regulile lui Robert de ordine, care include de asteptare ordinea întâlnirii și a bate un ciocan și reguli specifice pentru a introduce și de a aproba propuneri.

Imaginea intitulată Președintele unei întâlniri Pasul 6

Rezumați punctele importante de la întâlnirile anterioare. La începutul întâlnirilor care fac parte dintr-un proiect mai îndelungat, actualizați toți participanții la stadiul proiectului până când veți rezuma pe scurt toate evenimentele sau deciziile relevante din cadrul întâlnirilor anterioare. Nu toți participanții la petrecere pot fi la fel de implicați în subiectele de discuție ca și dvs., astfel încât aducerea tuturor la același punct poate contribui foarte mult la eficientizarea și eficiența reuniunii.

În loc să rezumați propriile dvs. întâlniri anterioare, puteți cere unui grefier sau unui arhivar oficial să citească procesul-verbal pentru a da rezumatului o anumită formalitate.
De asemenea, puteți citi corespondența sau comunicările importante care au avut loc de la întâlnirea anterioară.
Rețineți că, dacă furnizați copii de minute / corespondență participanților, citirea cu voce tare nu este, în general, necesară.

Imaginea intitulată Catedra a Meeting Step 7

Permiteți participanților importanți să raporteze situația actuală. Permiteți persoanelor cu cunoștințe relevante să spună adunării evoluții noi sau recente care au avut loc de la ultima întâlnire. Acestea pot fi orice: problemele noi cu care se confruntă compania sau organizația dvs., schimbările de personal, evoluțiile proiectelor și schimbările strategice pot fi discutate în acest moment. Participanții vor dori, de asemenea, să cunoască rezultatele acțiunilor specifice luate în urma deciziilor ultimei întâlniri.

Imagine intitulată Scaun într-o întâlnire Pasul 8

Adresați-vă întrebărilor deschise. Dacă există probleme care rămân nesoluționate sau decizii care nu au fost luate de la ultima întâlnire, faceți un efort de a colabora cu aceștia înainte de a trece la alte probleme. Cu cât sunt amânate problemele vechi, cu atât mai puține șanse există ca cineva să-și asume responsabilitatea pentru acestea, așa că încercați să ridicați și să rezolvați toate problemele neterminate în timpul întâlnirii. În general, aceste subiecte nerezolvate sunt notate în mod specific ca fiind "nesoluționate" sau "marcate pentru discuții viitoare" în procesul-verbal al întâlnirilor anterioare.

În funcție de cultura și regulile de locul de muncă, de afaceri sau organizația dvs. pot avea proceduri specifice pentru a ajunge la o decizie de exemplu, participanții pot nevoie doar de a ajunge la un consens majoritar, sau un grup select de persoane în vârstă pot rămâne responsabil a tuturor deciziilor.
Amintiți-vă că unele lucruri sunt prea mari pentru a încheia între întâlniri. Nu trebuie neapărat să vă implicați în progresul proiectelor pe termen lung care încă nu au fost să, cu toate acestea, pentru a lua decizii sau proiecte atunci când sunt necesare acțiunile prezente.

Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 9

Adresați-vă tuturor problemelor noi. Ridicați probleme, preocupări și probleme nou pentru a fi discutate. Acestea trebuie să fie lucruri care izvorăsc în mod natural din evoluțiile care au avut loc între întâlnirile trecute și prezente. Încercați să obțineți decizii clare și definitive din partea participanților: cu cât mai multe lucruri plecați fără a decide, cu atât mai multe întrebări pe care va trebui să le rezolvați la următoarea întâlnire.

Imagine intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 10

Rezumați concluziile reuniunii. Când ați abordat toate problemele trecute și prezente, rezumați concluziile reuniunii pentru toți cei prezenți. Împărtășiți rezultatele tuturor deciziilor luate și, dacă este necesar, subliniați acțiunile specifice pe care participanții trebuie să le ia înainte de următoarea întâlnire.

Acest pas este crucial, deoarece este ultima ta șansă de a vă asigura că toată lumea pleacă din ședință știind exact unde sunt proiectele dvs. și ce se așteaptă de la ei.

Imagine intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 11

Finalizați stabilirea scenei pentru următoarea întâlnire. În cele din urmă, spune tuturor ce să se aștepte la următoarea ședință și, dacă ați început deja să-și planifice pentru ea, spune când și unde va avea loc pentru a ajuta la a da participanților un sentiment de continuitate a unui proiect sau decizie majoră și o perioadă de timp pentru a progresează sau își îndeplinesc sarcinile.

Rețineți că nu sunteți neapărat Ai nevoie de planifica o altă întâlnire să se ocupe de toate subiectele din trecut și prezent în curent, dar dacă există probleme neterminate suficiente pentru a asigura un viitor discuție sau dacă sunt în așteptare pentru a vedea modul in care anumite proiecte sunt dezvoltate, este, probabil, o idee bună.

Partea 3
Realizarea reuniunii în mod eficient

Imaginea intitulată Catedra a reuniunii Pasul 12

Ghidați discuția, dar nu dominați-o. Unul dintre rolurile voastre ca președinte este acela de a menține discuția curgătoare și în planificarea, nu să ofere un aviz cu privire la fiecare subiect sau să țină discuția la timp. Aveți o mică flexibilitate: permiteți altor participanți să vorbească deschis și să permită să apară noi subiecte de discuție, chiar dacă nu sunt pe ordinea de zi. S-ar putea să vă sfătuim să încheiați în mod liniștit sau să schimbați subiectele conversației pentru a menține discuția pe drumul cel bun, dar nu simțiți că trebuie să controlați fiecare aspect al întâlnirii: procesul este colaborativ.

Pe măsură ce întâlnirea progresează, țineți cont de ordinea de zi. Dacă intârzieți, este posibil să trebuiască să omiteți câteva subiecte de discuție sau să le programați mai târziu. Nu vă fie teamă să faceți acest lucru dacă acestea sunt fiind discutate sunt foarte importante.

Imaginea intitulată Catedra Meeting a Pasului 13

Încurajați-i pe toți cei prezenți să participe. În calitate de președinte al întâlnirii, misiunea dvs. este de a asigura o discuție deschisă și productivă. Dacă observați că unii participanți care pot avea cunoștințe relevante pentru problema tratată nu se deschid grupului, încurajați-i să vorbească. Nu trebuie să le provocați sau să le numiți direct - spuneți doar "Cred că cunoștințele doamnei Silva ar fi de ajutor aici" este o modalitate excelentă de a atrage membrii mai puțin activi ai reuniunii implicate.

Imagine intitulată Catedra meeting (întâlnire) Pasul 14

Asigurați-vă că toată lumea înțelege ceea ce este discutat. Ar putea fi dificil să ne amintim că nu toți cei prezenți au aceeași experiență sau cunoștințe despre subiectele discuției. Pentru a vă asigura că toți participanții își petrec timpul cu înțelepciune, puteți să profitați de ocazia de a simplifica pe scurt problemele complexe sau subiectele pe măsură ce apar. Cei mai puțin sapți vor dori foarte mult un astfel de gest.

Imagine intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 15

Nu ignora problemele dificile sau inconfortabile. Dacă acestea nu sunt ținute sub control de către un președinte competent, întâlnirile pot deveni foarte neproductive. Încercați să vă asigurați că toate subiectele importante sunt rezolvate și nu permiteți membrilor să transfere vina sau oferind scuze vagi pentru problemele care nu au fost rezolvate. Încercați să indicați și să primiți răspunsuri la întrebările pe care nimeni nu vrea să le trateze. Deși nu ceea ce dorește toată lumea, aceste probleme inconfortabile sunt tocmai cele care necesită cea mai mare vindecare pentru a face întâlnirea cât mai eficientă posibil.

Înregistrați deciziile importante. Dacă aveți funcționari oficiali sau persoane responsabile cu înscrierea minutelor, dați-le această sarcină. Dacă decideți să adresați întrebările dificile, trebuie să vă asigurați că răspunsurile pe care le obțineți sunt bine documentate.

Imaginea intitulată Catedra Meeting a Pasului 16

Fiți atenți la timp. Există un motiv pentru întâlniri să aibă o reputație proastă: pentru mulți oameni, acestea sunt văzute ca o pierdere serioasă de timp. Pentru a evita prea mult timp, folosiți-vă puterea ca președinte pentru a menține discuția și nu vă temeți să amânați probleme de importanță la o altă dată, dacă întâlnirea pare să devină mai lungă decât sa planificat. Pregătiți-vă și fiți dispus să vă stabiliți agenda la timp pentru a vă asigura că timpul prețios al participanților nu este irosit.