Cum să dezvoltați un plan de management al riscului

"Negarea este o tactică comună care înlocuiește ignoranța deliberată cu o planificare atentă".

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

Charles TremperElaborarea unui plan eficient de management al riscului este o parte importantă a oricărui proiect, însă, din nefericire, acesta este adesea văzut ca ceva ce poate fi făcut ulterior. Problemele apar adesea și, fără un plan bine dezvoltat, chiar și problemele mici pot deveni situații de urgență. Există diferite tipuri de gestionare a riscurilor și utilizări diferite care includ calcularea solvabilității, determinarea duratei garanției unui produs și calcularea ratelor de asigurare. În acest document, vom aborda Managementul riscului din punctul de vedere al planificării evenimentelor adverse.

pași

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 1

Înțelegeți cum funcționează gestionarea riscurilor. Riscul este efectul (pozitiv sau negativ) al unui eveniment sau al unei serii de evenimente care au loc în una sau mai multe locații. Se calculează pornind de la probabilitatea ca un eveniment să devină o problemă și impactul pe care ar avea-o (vezi risc = probabilitate X Impact). Trebuie identificați mai mulți factori pentru analiza riscurilor, inclusiv:

Eveniment: Ce se poate întâmpla?
Probabilitate: Cât de probabil este acest eveniment să se întâmple?
Impact: Cât de rău va fi dacă se întâmplă acest eveniment?
Diminuarea: cum puteți reduce Probabilitatea (și cât de mult)?
Contingență: Cum poți reduce impactul (și cât de mult)?
Reducere = Amortizare X Contingență
Expunere = Risc - Reducere
- După ce identificați elementele de mai sus, rezultatul va fi numit Expunere. Acest rezultat este cantitatea de risc pe care pur și simplu nu o puteți evita. Expunerea poate fi, de asemenea, numită amenințare, pericol sau severitate, dar ele sunt, în principiu, același lucru. Acest rezultat ajută la determinarea dacă activitatea planificată trebuie efectuată.
- Aceasta este adesea o ecuație cost vs. cost. beneficiu. Puteți utiliza aceste elemente pentru a determina dacă riscul de a implementa schimbarea este mai mare sau mai mic decât riscul de a nu-l implementa.
Riscul asumat. Dacă decideți să continuați (uneori nu există altă opțiune, de exemplu, atunci când schimbările sunt comandate de către guvernul federal), atunci expunerea dvs. se numește risc asumat. În anumite medii, riscul asumat este redus la valoarea în real, care este apoi utilizată pentru a calcula rentabilitatea produsului final.

Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscurilor Pasul 2

Definiți-vă proiectul. În acest articol, vom presupune că sunteți responsabil pentru un sistem informatic care oferă informații importante (dar nu critice) unei mari părți a populației. Computerul principal pe care se află sistemul este vechi și trebuie înlocuit. Sarcina dvs. este de a elabora un Plan de management al riscului pentru migrare. Acesta va fi un model simplificat în care Riscul și Impactul sunt listate în categorii High, Medium și Low (acest lucru este foarte frecvent în special în Managementul de Proiect).

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 3

Ascultați opinia altora. Brainstorm despre riscurile. Aduceți împreună oameni care sunt familiarizați cu proiectul și întrebați-i ce s-ar putea întâmpla, cum să preveniți acest lucru și ce să faceți dacă se întâmplă acest lucru. face multe note! Veți folosi rezultatul acestei sesiuni foarte importante în mai multe etape. Încercați să păstrați o minte deschisă cu privire la idei. "Gândește-te mare" este bună, dar păstrează controlul asupra sesiunii. Trebuie să vă concentrați asupra obiectivului.

Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscurilor Pasul 4

Identificați consecințele fiecărui risc. Din sesiunea de brainstorming, ar fi trebuit să fi adunat informații despre ce s-ar întâmpla dacă s-ar materializa riscurile. Asociați fiecare risc cu consecința identificată în timpul sesiunii. Fiți cât mai concret posibil cu privire la fiecare risc. "Întârziere în proiect" nu este o informație la fel de simplă ca și "Proiectul va fi amânat timp de 13 zile". Dacă există o valoare reală, spuneți doar "Peste Buget" este foarte generic.

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 5

Eliminați problemele irelevante. Dacă vă schimbați, de exemplu, un sistem de distribuție a autovehiculelor, atunci probleme cum ar fi un război nuclear, o pandemie sau asteroizi ucigași sunt în esență lucruri care vor perturba proiectul. Nu puteți face nimic pentru a le planifica sau pentru a diminua impactul. Țineți minte, dar nu puneți astfel de lucruri în planul dvs. de risc.

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 6

Listați toate elementele de risc identificate. Nu aveți nevoie să le puneți în ordine încă. Doar listați-le unul câte unul.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 7

Indicați probabilitatea. Pentru fiecare element de risc din lista dvs., stabiliți cât de probabil este să se întâmple ca High, Medium sau Low. Dacă într-adevăr trebuie să utilizați cifre, atunci indicați probabilitatea pe o scară de la 0.00 la 1.00. De la 0,01 la 0,33 = scăzut, 0,34 la 0,66 = medie și 0,67 la 1,00 = ridicat.

Notă: Dacă probabilitatea apariției unui eveniment este zero, atunci acesta trebuie eliminat din plan. Nu există niciun motiv să se ia în considerare lucruri care pur și simplu nu se pot întâmpla (ca un Tyrannosaurus Rex înfuriat de calculator).

Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscului Pasul 8

Indicați impactul. în general, indicați impactul ca fiind ridicat, mediu sau scăzut pe baza unor orientări prestabilite. Dacă într-adevăr trebuie să utilizați cifre, indicați Impactul pe o scară de la 0.00 la 1.00. De la 0,01 la 0,33 = scăzut, 0,34 la 0,66 = mediu și de la 0,67 la 1,00 = ridicat.

Notă: Dacă impactul unui eveniment este zero, acesta nu trebuie enumerat. Nu există niciun motiv să considerăm lucrurile irelevante, indiferent de probabilitatea lor (câinele meu a mâncat cina mea).

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 9

Determinați riscul pentru element. Un tabel este adesea folosit pentru a determina acest lucru. Dacă ați utilizat valorile scăzute, medii și ridicate pentru a indica probabilitatea și impactul, masa de top este cel mai util. Dacă ați folosit valori numerice, trebuie să ia în considerare utilizarea unui sistem de rating un pic mai complex similar celui de-al doilea tabel de aici. Este important de remarcat faptul că nu există o formulă universală pentru a combina și probabilitatea Impacto- acest lucru va varia în funcție de oameni și proiecte. Acesta este doar un exemplu (deși este un exemplu al vieții reale):

Fii flexibil în analiza ta. Uneori poate fi necesar să păstrați comutarea între denumiri numerice, înalte, medii sau joase. Puteți utiliza un tabel ca cel prezentat mai jos.

Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscului Pasul 10

Clasificați riscurile. Listați toate elementele pe care le-ați identificat, de la cel mai înalt sau cel mai mic risc.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 11

Calculați riscul total. Aici vă vor ajuta numerele. În tabelul 6 aveți 7 riscuri indicate ca H, H, M, M, M, L și L. Acestea pot fi traduse la 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 și 0,2 din Tabelul 5. Riscul mediu total este de 0,5 și înseamnă că riscul este mediu.

Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscului Pasul 12

Elaborarea strategiilor de atenuare. Eliminarea este concepută pentru a reduce probabilitatea ca acest risc să se întâmple. De obicei, veți face acest lucru numai pentru elementele cu risc ridicat și mediu. Poate doriți să atenuați elementele cu risc scăzut, dar cu siguranță este mai bine să vă ocupați mai întâi de alții. De exemplu, dacă unul dintre elementele dvs. de risc este că poate exista o întârziere în livrarea părților critice, puteți atenua riscul prin comanda la începutul proiectului.

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 13

Elaborarea planurilor de urgență. Conturul este conceput pentru a reduce impactul în cazul în care apare un risc. Din nou, în general, nu veți dori decât să dezvoltați contingențe pentru articolele cu risc ridicat și mediu. De exemplu, în cazul în care părțile critice nu trebuie să ajungă în timp, puteți utiliza piese vechi, existente în timp ce așteaptă noi.

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 14

Analizați eficiența strategiilor. Cât de mult ați redus de la Probabilitate și Impact? Evaluați strategiile dvs. de atenuare și de urgență și re-indicați evaluarea eficacității riscurilor dvs.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 15

Calculați riscul dvs. efectiv. Acum, cele 7 riscuri sunt M, M, M, L, L, L și L, care pot fi traduse la 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 și 0,2. Acest lucru vă oferă un risc mediu de 0,329. Privind la tabelul 5, vedem că riscul global este acum clasificat ca scăzut. Inițial, riscul a fost mediu (0,5). După aplicarea strategiilor de management, expunerea sa este scăzută (0,329). Aceasta înseamnă că ați obținut o reducere a riscului de 34,2% prin măsuri de atenuare și de urgență. Nu-i rău!

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 16

Monitorizați-vă riscurile. Acum, că știți care sunt riscurile dvs., trebuie să stabiliți momentul în care acestea se pot materializa, astfel încât să știți când și dacă trebuie să vă utilizați contingențele. Acest lucru se face prin identificarea indicatorilor de risc. Faceți acest lucru pentru fiecare element de risc ridicat și mediu. Apoi, pe măsură ce proiectul dvs. continuă, veți putea determina dacă un element de risc a devenit o problemă. Dacă nu cunoașteți acești indicatori, este foarte posibil ca un risc să aibă loc în tăcere și să afecteze proiectul, chiar dacă aveți contingențe bune.

sfaturi

Plan de schimbare. Gestionarea riscurilor este un proces fluid, deoarece riscurile se schimbă întotdeauna. Astăzi, puteți indica anumite riscuri cu probabilitate ridicată și impact mare. Mâine, probabilitatea sau impactul se pot schimba. În plus, unele riscuri părăsesc complet masa, în timp ce alții par să intre în joc.
Investigați întotdeauna. Ce ți-a plăcut? Ce s-ar putea întâmpla că nu ați luat în considerare? Acesta este unul dintre cele mai grele lucruri de făcut și unul dintre cele mai critice. Faceți o listă și verificați-o în mod repetat.
Utilizați o foaie de lucru pentru a înregistra planul de risc în mod regulat. Riscurile se schimbă. Riscurile vechi dispar și se pun accentul pe noi riscuri.
O parte a unui plan de urgență bun este un semn de avertizare timpurie. Dacă există un rezultat al testului care vă va ajuta să spuneți dacă trebuie să adoptați planul de urgență, asigurați-vă că ați emis aceste rezultate ale testelor. Dacă nu există semnal bun de avertizare, încercați să proiectați unul.
Puteți utiliza Exposure pentru a vă ajuta să stabiliți dacă doriți cu adevărat să faceți proiectul. Dacă estimarea totală a proiectului este de 1.000.000 $ și expunerea dvs. este 0.329, regula generală este că aveți estimări potențiale de 329.000 $. Poți să obții banii în plus ... doar pentru caz? În caz contrar, poate doriți să reconsiderați scopul proiectului.
Reducere = Risc - Expunere. În acest exemplu (și presupunând un proiect estimat $ 1000) riscul este de 0,5x R $ de 1.000 de (R $ 500) și expunerea sa este 0329 X R $ de 1.000 de (R $ 329), ceea ce înseamnă că valoarea reducerii este egală cu R $ 171.000 de. Utilizați acest rezultat ca un indicator de cât de mult vă puteți petrece în gestionarea riscurilor - care ar trebui să fie o parte din estimarea revizuită a proiectului (cum ar fi de asigurare).
În situațiile în care managerul de proiect devine copleșit de funcția de gestionare a riscurilor, analiza poate fi limitată la calea critică a proiectului. În acest caz, este recomandabil să se calculeze mai multe căi critice cu un timp de întârziere suplimentar, pentru a identifica mai activ sarcinile care sunt cele mai susceptibile de a cădea pe calea critică. Acest lucru este adecvat în special atunci când un singur manager de proiect controlează mai multe proiecte. Gestionarea riscurilor ar trebui considerată ca parte a proiectului, dar nu ar trebui să se suprapună cu alte funcții de planificare și control (vezi secțiunea Notificări).
Dacă sunteți un manager de proiect neexperimentat sau dacă proiectul este mic, luați în considerare economisirea timpului, sărind peste câțiva pași care nu se aplică sau care au un impact redus asupra proiectului - treceți peste partea formală a probabilității și a impactului, "matematică mentală" și sări imediat la partea Expoziție. De exemplu, trebuie să mențineți un circuit electric și această activitate va merge pentru a renunța la un server, este mai "riscant" să mutați serverul într-un nou circuit electric înainte de efectuarea lucrărilor de întreținere sau să așteptați până când întreținerea sa terminat pentru alimentarea mașinii? În oricare dintre evenimente, serverul va fi bătut - dar puteți identifica doar ce activitate are cel mai mic risc pentru proiect.

avertismente

Nu te complica prea mult cu proiectul. Managementul riscului este o parte importantă a proiectului, dar nu trebuie să se suprapună cu munca reală. Dacă nu vă țineți cont de acest lucru, puteți începe să urmăriți riscuri irelevante și să vă supraîncărcați planul cu informații inutile.
Nu ignora complet elementele cu risc scăzut, dar nu petrece prea mult timp pe ele. Utilizați marcajele High, Medium și Low pentru a indica efortul pe care îl veți depune pentru a monitoriza fiecare risc.
Nu presupuneți că ați identificat toate riscurile. Natura riscurilor este imprevizibilă.
Nu lasa politica sa interfereze cu evaluarea ta. Asta se întâmplă foarte mult. Oamenii nu doresc să creadă că lucrurile pe care le controlează pot merge prost și vor lupta de multe ori împotriva nivelurilor de risc. - Oh, asta nu se va întâmpla niciodată. Poate fi adevărat, dar din nou, ar putea fi ego-ul cuiva.
Gândiți-vă ce se poate întâmpla dacă unul sau două lucruri merg prost în același timp. Probabilitatea va fi foarte mică, dar impactul poate fi extrem. Aproape orice dezastru complet implică eșecuri multiple.