Cum se creează un plan de gestionare a modificărilor

Există două tipuri de planuri de gestionare. Una se referă la posibilele impacturi ale unei organizații în timpul tranzițiilor, în timp ce cealaltă evidențiază modificările aduse de un singur proiect, permițând înregistrarea consecventă a modificărilor produselor și a domeniului de aplicare al propunerii. Ambele au scopul de a comunica ceea ce trebuie făcut cu claritate și precizie.

conținut

Pași
Metoda 1scrierea unui plan de management
Metoda 2monitorizarea modificărilor proiectului
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Scrierea unui plan de management

Imagine intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 1

Vă rugăm să explicați motivele acestei schimbări. Faceți o listă a tuturor factorilor care stau la baza deciziei, cum ar fi problemele de performanță, utilizarea noilor tehnologii sau schimbarea misiunii organizației.

Descrieți situația actuală a companiei și ceea ce se așteaptă pentru viitor.

Imagine intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 2

Definiți domeniul de aplicare al proiectului. Oferiți o scurtă descriere a scopului planului de gestionare. Determinați dacă modificările vor afecta funcția oricărei poziții, procesele adoptate, politica sau structura companiei. Listați departamentele, echipele, sistemele sau alte componente care ar putea fi afectate.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 3

Descrieți opinia părților interesate. Listează toți oamenii implicați în proces, cum ar fi direcția, managerul de proiect, sponsorul, clienții finali și angajații. Menționați dacă sunt acceptate sau nu modificările sugerate.

Luați în considerare aceste date ilustrează în mod clar și rezumate printr-un grafic. Modelul cel mai adecvat include informații cum ar fi: cunoașterea, nivelul de sprijin și influența fiecărui membru, clasificate pe o scară de la Mare / Medie / Low.
Dacă este posibil, discutați cu cei implicați individual pentru a evalua gradul de acceptare.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 4

Creați o echipă de management. Echipa va fi responsabil pentru comunicarea cu angajații, precum și să ia în considerare preocupările posibile și probleme, pentru a se asigura că modificările sunt puse în aplicare în cel mai bun mod posibil. Alegeți profesioniști fiabili și bine informați.

Un angajat la nivel executiv senior va trebui inclus pentru ca beneficiile propunerii să fie făcute publice. Subliniați că activitățile postului nu se limitează la semnarea documentelor, ci și la încurajarea altora.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 5

Au o relație mai strânsă cu echipa de management. Sprijinul celor mai importante poziții ale companiei este fundamental pentru succesul proiectului. Prin urmare, permiteți fiecărui membru al personalului de conducere să furnizeze feedback constant și să colaboreze pentru a consolida și sprijini schimbarea.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 6

Elaborați un plan pentru fiecare membru, inclusiv cei care susțin tranziția, pentru a evalua riscurile și alte aspecte implicate. Atribuiți echipei de management sarcina de a analiza notele făcute.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 7

Creați o strategie de comunicare. Aceasta este cea mai importantă componentă a unui proiect. Deci, încercați să comunicați frecvent cu toți cei implicați. Consolidați în continuare motivele care stau la baza acestor schimbări și beneficiile pe care aceasta le va aduce companiei.

Membrii care sunt direct afectați ar trebui să primească informațiile în persoană. Aceasta înseamnă că întâlnirile față în față sunt extrem de importante.
Emisiile trebuie să fie coerente și de la cele mai înalte funcții, în calitate de responsabil pentru managerul de proiect al personalului sau orice alt purtator de cuvant de încredere pentru companie.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 8

Se descurcă cu rezistența. Acesta este un comportament comun în fața schimbării. Apoi comunicați personal cu cei implicați pentru a afla de ce. Luați în considerare eventualele reclamații, astfel încât echipa de management să le poată gestiona. Aceste probleme implică adesea:

Lipsa unei motivații sau a unui sentiment de urgență.
Lipsa de cunoștințe despre scopul schimbării.
Deficitul de cunoștințe despre proces.
Incertitudinea cu privire la problemele legate de stabilitatea, funcția și cerințele necesare pentru performanța viitoare a locurilor de muncă.
Eșecul conducerii care nu a respectat așteptările privind implementarea și comunicarea.

Imagine intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 9

Evitați obstacolele. Reclamațiile ar trebui să se diminueze pe măsură ce comunicarea în ansamblu devine mai asertivă. Ar trebui, de asemenea, luate în considerare modificările strategice care abordează aspecte specifice. Cu toate acestea, alte cazuri pot necesita abordări diferite. Aceste măsuri pot fi incluse în planul dvs. de management sau direcționate către echipa de management după cum este necesar. Evaluați care este cea mai bună opțiune pentru companie:

Prin schimbarea rolurilor sau a proceselor existente, instruirea angajaților devine o prioritate.
Dacă se așteaptă o tranziție turbulentă sau care afectează motivația lucrătorilor, să promoveze un eveniment sau să le ofere unele beneficii.
Creați programe de stimulare dacă membrii sunt demotivați.
Dacă se simt în largul lor, programați o întâlnire, luați în considerare feedbackul și luați în considerare modificarea planificării.

Metoda 2
Monitorizarea modificărilor proiectului

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 10

Definiți rolurile echipei de conducere. Listează responsabilitățile care vor fi atribuite implementării, pe lângă competențele necesare. Includeți cel puțin un manager de proiect pentru a efectua schimbări zilnice și un sponsor pentru a urmări progresul și a lua decizii de management.

Pentru planuri mai mari în companii mari, poate fi necesar să se împartă activitățile între mai multe persoane cu cunoștințe specifice.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 11

Luați în considerare crearea unui cadru administrativ. Programele software folosesc adesea acest model de management, format din reprezentanți din fiecare domeniu. Consiliul de administrație este responsabil de aprobarea și comunicarea modificărilor făcute mai degrabă decât de managerul de proiect. Acest tip de management este cel mai potrivit pentru companiile care au mulți angajați implicați și care au nevoie de o reevaluare frecventă a domeniului de aplicare și a obiectivelor inițiale.

Imagine intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 12

Creați un proces pentru implementarea solicitărilor de modificare. Odată ce cineva din echipă propune o sugestie, cum va fi implementată? Descrieți întreaga procedură din ceea ce sa convenit cu membrii. Iată un exemplu:

Membrii echipei completează un formular și îl trimit managerului de proiect.
Administratorul accesează documentul și îl actualizează în timp ce cererile sunt acceptate sau respinse.
Angajații elaborează un plan mai specific, care va evalua angajamentul necesar pentru a fi executat.
Propunerea este trimisă sponsorului pentru aprobare sau respingere.
Ideea este implementată și părțile implicate sunt informate despre progresele frecvente.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 13

Creați un formular de solicitare. Următoarele date trebuie introduse în ordinea și istoricul modificărilor:

Data cererii.
Numărul de serie atribuit de managerul de proiect.
Titlu și descriere.
Numele, adresa de e-mail și numărul de telefon al expeditorului.
Prioritate (mare, medie sau scăzută). Planurile urgente pot necesita termene limită specifice.
Tipul de produs și numărul versiunii (pentru proiectele legate de software).

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 14

Introduceți informații suplimentare despre istoricul schimbărilor, cum ar fi luarea deciziilor și implementarea. Pe lângă datele introduse în formularul de solicitare, trebuie să aveți spațiu pentru:

Indicați aprobarea sau respingerea.
Semnătura persoanei responsabile pentru acceptarea / respingerea cererii.
Modificați termenul de implementare.
Modificați data de încheiere.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 15

Urmați cele mai importante decizii. În plus față de înregistrarea de zi cu zi a modificărilor efectuate, compila setările cele mai relevante pot contribui la succesul proiectului. Având acest tip de informații stocate permite: urmări evoluția planului, reiterând alții, dacă există substituții în conducerea companiei și medierea comunicării cu clienții sau senior manager. Pentru fiecare modificare a termenilor, domeniul de aplicare, cereri, nivelurile de prioritate și strategie, trebuie specificate următoarele date:

Cine a luat decizia.
Când sa luat decizia.
Un rezumat al motivului și al procesului utilizat pentru punerea în aplicare a deciziei. Atașați toate documentele referitoare la această problemă.

sfaturi

Obțineți încrederea și loialitatea membrilor echipei și a clienților. Modificările îi pot face să se simtă inconfortabil. Așadar, clarificați că vă îndreptați spre ceva care va fi benefic pentru toată lumea, astfel încât veți obține sprijinul de care aveți nevoie.