Cum să fii un manager de proiect eficient

Diferența dintre un proiect de succes și unul care va eșua este în mâinile managerului. Pentru a gestiona proiecte complexe, trebuie să aveți bun simț, abilități organizaționale și să știți cum să vă ocupați bine cu oamenii. Pentru cei care tocmai au devenit manager de proiect, există unele atitudini care să asigure rezultate bune și un mediu de lucru pozitiv.

conținut

Pași
Partea 1conducând o echipă spre un scop
Partea 2demonstrarea conducerii
Partea 3gestionarea riscurilor și a problemelor
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Conducând o echipă spre un scop

Imagine intitulată Deveniți un scriitor medical Pasul 7

Stabiliți și comunicați obiectivul final. Un proiect mare este întotdeauna împărțit în pași. Cu toate acestea, indiferent de numărul de etape și de numărul de personal implicat, concentrați întotdeauna asupra rezultatului final. Una dintre caracteristicile unui manager de proiect bun este să lași echipa cu un ochi la locul de muncă, iar cealaltă pe podium.

Concentrându-se pe proiect în ansamblul său, managerul se termină motivând echipa să se concentreze mai degrabă asupra scopului final decât asupra intereselor și capriciilor personale. De exemplu, dacă obiectivul este de a deschide un nou magazin în centrul orașului, mențineți-i atenția asupra echipei. Dacă cineva spune că ar dori mai degrabă să deschidă chioșcuri în mall, clarifică că obiectivul a fost deja stabilit și să-l comunice din nou.
Comunică clar scopul. Țineți o întâlnire și spuneți oral ce va fi obiectivul, apoi trimiteți-o în scris echipei prin e-mail sau prin memo - astfel încât fiecare persoană să poată avea o sesizare pentru a putea fi consultată ulterior.

Imagine intitulată Recuperați după o conversație proastă cu șeful dvs. Pasul 3

Prioritizați cele mai importante sarcini. Fiecare proiect are anumite activități sau pași care sunt considerați a fi cei mai importanți pentru succes. Rulați-le mai întâi. Prin faptul că nu se concentrează rapid asupra a ceea ce este cel mai important pentru proiect, managerul poate ajunge să fie împotmolit în mici detalii și distragerile care nu vor adăuga prea mult la rezultatul final.

Sarcinile unui manager de proiect implică urmărirea progresului fiecărui membru al echipei și participarea la întâlniri. Amintiți-vă că personalul poate petrece timp liber în așteptarea aprobării unei decizii sau a unei semnături a managerului pentru a continua munca, deci este necesar să acționați întotdeauna rapid.
O modalitate buna de a accelera munca este prin a face cele mai importante sarcini dimineata. În calitate de manager de proiect, învățați să nu ignorați prioritățile.
Este posibil să fie necesar să dezactivați notificările prin e-mail și să dezactivați telefonul (puneți-l în modul avion, dacă preferați), astfel încât să nu vă distrageți atenția.
Odată ce ați finalizat prioritățile, întrerupeți și treceți la următoarele elemente din listă.

Imagine cu titlul Găsiți un apartament lângă Universitatea Columbia Pasul 1

Maximizați eficiența. Unul dintre rolurile managerului este monitorizarea funcționării tuturor părților proiectului. Dacă anticipați orice obstacol sau ceva care este pe cale să decelereze proiectul complet, luați măsuri imediat.

Amintiți-vă că prevenirea este mai bună decât vindecarea. De exemplu, sistemul dvs. de computer poate funcționa bine fără actualizările recomandate. Deci, de ce pierde timpul cu upgrade-uri și instruirea operatorilor? Cu toate acestea, nu este așa. Timpul petrecut acum va merita pe termen mediu și lung, deoarece noul sistem va crește eficiența companiei.
Adresați-vă membrilor echipei dvs. dacă au idei pentru îmbunătățirea eficienței companiei.

Imagine intitulată Găsiți un apartament lângă Universitatea Columbia Pasul 2

Comunicați planurile în mod clar. Gestionarea are multe de-a face cu comunicarea. Pe întreaga perioadă a proiectului, asigurați-vă că fiecare membru al echipei își cunoaște bine rolurile și cunoaște termenele limită.

Utilizați diverse metode de comunicare. Vorbiți personal, utilizați buletinele de știri și trimiteți e-mailuri vrac și individuale.
Întotdeauna încercați să înțelegeți și să fiți înțeles. Pentru aceasta, pe lângă punerea întrebărilor, ascultați, deoarece ambele sunt părți esențiale ale bunei comunicări.

Partea 2
Demonstrarea conducerii

Imaginea intitulată Copiii fără a primi o atenție suficientă la locul de muncă Pasul 6

Fii extrovertit. Acest lucru poate fi un pic dificil pentru introverti. Cu toate acestea, fiind un manager de proiect implică comunicarea și implicarea oamenilor în proiect. Prin urmare, este necesar să fim întotdeauna recunoscători pentru contribuțiile și lauda eforturilor echipei. Iată câteva acțiuni importante:

Zâmbiți și faceți contact vizual cu toți lucrătorii -
Întrebați cum funcționează și cum vă puteți ajuta.
Crearea de oportunități de discuție și de rezolvare a problemelor în echipă,
Fi accesibil - Nu petreceți toată ziua încuiată în birou.

Imaginea intitulată Fii un asistent rezident (RA) Pasul 1

Arătați curajul personal. Chiar și cel mai experimentat manager de proiect se poate simți intimidat de un proiect major. Puneți-vă pe prima linie, asumați riscuri, faceți greșeli și luați cele mai dure decizii.

Oamenii nu au de obicei încredere în managerul care îi cere mereu pe alții să-și ia șansele.
Amintiți-vă că facerea de greșeli este umană. Prin urmare, atunci când luați o decizie greșită, arătați că sunteți răspunzător pentru ce sa întâmplat și că-mi cer scuze dacă este necesar.

Imaginea intitulată Fii un asistent rezident (RA) Pasul 8

Fii carismatic. Mulți oameni cred că carisma este o trăsătură de naștere și că nu poate fi învățată. Dimpotrivă, există multe moduri de cultivare și manifestare a carismei. Angajații sunt atrași de liderii carismatici și adesea se bucură de lucrul cu ei.

Arătați sentimentele. Oamenii carismatici apar atunci când sunt excitați, nervoși sau mulțumiți de ceea ce fac. Nu credeți că trebuie să ascundeți ceea ce este simțit să arătați mai profesionist. Doar învățați să manifestați în măsura potrivită.
Afișați interesul pentru ceilalți, precum și ce este interesant despre dvs. Nu vă fie frică să spuneți povesti personale care ar putea motiva munca în echipă.
Nu vă ascundeți abilitățile sau inteligența. Afișați ce puteți face, pentru că asta v-a adus la gestionarea proiectelor.
Fii atent în relația cu alte persoane. Observați detaliile comunicării, cum ar fi limbajul corpului, expresiile feței și limbajul verbal.

Imagine intitulată Cumpărați proprietăți în Nicaragua Pasul 5

Fii optimist. Unii dintre membrii echipei pot fi discreditați din când în când. S-ar putea să se simtă copleșiți și nesiguri cu privire la rezultatul final. Cu toate acestea, managerul de proiect ar trebui să mențină un sentiment de optimism în aer, arătându-și încrederea că obiectivul final va fi atins.

Angajați atitudinea "puteți". Dacă cineva se străduiește să facă un loc de muncă, mergeți cu această atitudine pentru a vă ajuta.
Fii deschis la schimbări în planuri dacă nu funcționează.

Imaginea intitulată Dealarea unei slujbe care nu vă place Pasul 5

Au un sentiment puternic de lucru în echipă. Managerul de proiect trebuie să știe cum să evalueze importanța echipei. Chiar dacă fiecare membru lucrează în mod individual pe părți distincte ale proiectului, rolul managerului este de a arăta modul în care fiecare parte se potrivește întregului și depinde una de cealaltă.

Organizați întâlniri și întâlniri de echipă pentru a demonstra modul în care lucrările individuale se conectează și colaborează pentru întreg.
Amintiți-vă că toate funcțiile sunt importante. Nu tratați unii subordonați ca fiind mai importanți decât alții.

Imagine intitulată Deveniți un scriitor de baseball Pasul 3

Delegat. Nu poți face totul singur. Chiar dacă aveți o mare varietate de abilități, managerul trebuie să treacă multe dintre responsabilitățile celorlalți membri ai echipei.

Atribuiți funcțiile în funcție de abilitățile fiecăruia. Nu are sens să dai o slujbă unei persoane care nu o poate face.
Atunci când nu sunteți în întregime siguri dacă o persoană poate ocupa un loc de muncă pe cont propriu, alocați-i un ajutor sau o echipă și verificați în mod regulat cum fac.

Imagine intitulată Obțineți grade mai bune atunci când` class=

Aveți grijă să nu doriți să oferiți fiecărui detaliu individual. Această atitudine, cunoscută sub numele de micromanagement sau micromanagement, epuizează creativitatea și elimină motivația oricărui profesionist. Verificați etapele proiectului în perioade pre-programate și dați fiecărui angajat libertatea de a-și juca rolul.

Partea 3
Gestionarea riscurilor și a problemelor

Imaginea intitulată Deal cu un loc de muncă pe care nu-l plăcești Pasul 1

Identificați riscurile probabile. Niciun proiect nu este în întregime lipsit de riscuri, care poate fi financiar sau structural, de exemplu. La început, faceți o listă cu tot ceea ce poate fi riscant și întotdeauna se referă la acesta.

Riscurile pot fi foarte concrete, de exemplu: "Compania intenționează să închirieze o clădire foarte mare, a cărei valoare a chiriei nu poate justifica probabil cererea scăzută".
Există riscuri și cu personalul: "Proiectul își propune să angajeze un șef de departament care este foarte tânăr și poate să nu aibă experiența necesară".
Pot exista riscuri personale pentru manager: "Dacă obiectivul impus de investitori nu este atins, managerul de proiect va fi concediat".

Imaginea intitulată Faceți un plan de plutire Pasul 2

Faceți o evaluare a riscurilor dacă este posibil. Multe companii solicită un document de evaluare a riscurilor înainte de a începe orice proiect. Acest instrument poate fi ideal pentru ca managerul să știe dacă merită să încercați să dezvoltați tactici pentru a aborda, eluda sau atenua riscul.

Scrie unul evaluarea riscurilor sau căutați o persoană care ar putea fi responsabilă pentru acea muncă în compania dvs.

Imaginea intitulată Deal cu un loc de muncă pe care nu-l plăcești Pasul 4

Evaluați riscurile în mod continuu. Este imperativ să se creeze o listă a riscurilor la începutul proiectului. Cu toate acestea, în timp, riscurile se pot schimba. Mulți pot să apară și alții vor dispărea. Aveți grijă la eventualele riscuri potențiale.

Adăugați noile zgârieturi în lista de start și zgâriați cele care dispar.
Întrebați echipa dacă cineva a detectat noi riscuri.

Imaginea intitulată Găsiți finanțarea pentru a deschide un magazin de produse cosmetice Pasul 1

Pregătește-te pentru necunoscut. Indiferent cât de mult planificați, vor exista întotdeauna situații imprevizibile. Cel mai important este să fii pregătit să înfrunte obstacolele care pot apărea.

Asigurați-vă că aveți o cutie rezervată numai pentru urgențe financiare. Dacă bugetul crește, folosește-l.
Aveți un număr suficient de lucrători, astfel încât orice delapidare să nu afecteze în mare măsură planificarea.
Păstrați copii de rezervă ale tuturor documentelor.
Executați întotdeauna planurile cu atenție, astfel încât un element să nu poată trece neobservat.

Imaginea intitulată Aplicați pentru un card de credit în timp ce sunteți în colegiu Pasul 3

Rezolvați riscurile cât de repede puteți. Odată ce identificați ceva, luați măsuri imediat. Este posibil să nu reușiți să rezolvați problema complet sau complet pentru a scăpa de un risc. Cu toate acestea, este întotdeauna posibil să găsiți o modalitate de a le minimiza.

Dacă identificați un membru dezastruos în echipa dvs., asigurați-vă că îl lăsați întotdeauna cu dvs. și păstrați-l cu ochii pe el, astfel încât acesta să reprezinte cât mai puțin risc posibil.
În cazul în care riscul proiectului este legat de dimensiune și calendar, cereți ca termenul să fie revizuit și amânat până la o dată mai realistă.
La identificarea pericolelor de siguranță cu personalul, rezolvați-le imediat. Nimeni nu trebuie să lucreze în situații de risc fizic sau psihic.