Cum să scrieți o scrisoare de comandă

La un moment dat, majoritatea oamenilor trebuie să scrie o scrisoare prin care să ceară ceva. Fie că este vorba despre o contribuție caritabilă, o șansă de a lua un examen ratat, o întâlnire cu un expert în domeniu sau un document de care aveți nevoie pentru un raport pe care îl scrieți, stilul scris al acestor scrisori rămâne același. Urmați aceste instrucțiuni pentru a vă face scrisoarea de comandă mai profesionistă și mai convingătoare.

conținut

Pași
Partea 1pregătiți să scrieți
Partea 2scrierea unui proiect
Partea 3finalizarea scrisorii
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Pregătiți să scrieți

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 1

Adunați cele mai importante idei. Pentru a scrie o scrisoare clară și eficientă este esențial să aveți un simț clar al scopurilor și scopurilor.

O modalitate bună de a vă asigura că gândurile voastre cu privire la aceste subiecte sunt clare sunt să obțineți trei bucăți goale și să le etichetați "de ce scriu această scrisoare", "scopul acestei scrisori" și "alte gânduri".
Fără să vă îngrijorați prea mult despre detaliu, faceți câteva minute și scrieți-vă gândurile pe aceste trei bucăți de hârtie. Faceți liste și discutați ideile minunate pe care le aveți despre situația care va determinat să scrieți scrisoarea, dacă veți obține ceea ce vă așteptați de la ea și orice alte informații importante de care aveți nevoie.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 2

Luați în considerare publicul. Este esențial să setați tonul corect al scrisorii dvs. să înțelegeți publicul căruia îi scrieți. După inspirația inițială, pe o altă hârtie scrieți ce știți despre destinatarul scrisorii.

De exemplu, care este poziția acestei persoane, cum poate să vă ajute? Poate această persoană să ia o decizie finală cu privire la solicitarea dvs. sau să ia o decizie cu privire la posibilitatea de a transmite cererea dvs. unei autorități superioare?
Este, de asemenea, o idee bună să luați în considerare cunoștințele destinatarului despre mesajul pe care îl scrieți. Dacă cititorul nu este bine familiarizat cu subiectul pe care îl scrieți, acest lucru va necesita un tip diferit de scriere (adică folosind o limbă mai simplă și adăugând mai multe informații de fundal) decât dacă destinatarul dvs. deja este un expert pe această temă.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 3

Faceți o schiță. Înainte de a începe să compuneți scrisoarea, creați o schiță pentru a vă organiza gândurile într-o ordine logică și coerentă.

Luați în considerare punctele principale pe care doriți să le abordați și punctele minore pe care le veți utiliza pentru a susține acele puncte. Asigurați-vă că ideile dvs. sunt organizate într-un mod care are sens pentru cititorul dvs.

Partea 2
Scrierea unui proiect

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 4

Utilizați formatul corespunzător. Scrierea scrisorii dvs. în formatul corect și profesional al unei scrisori de afaceri este o modalitate bună de a face prima impresie pozitivă.

În colțul din stânga sus, trebuie să includeți adresa completă, a doua, data și, în al treilea rând, adresa completă a expeditorului. Nu ar trebui să existe o linie de spațiu între fiecare dintre ele.
De asemenea, puteți adăuga o linie subiect după adresa destinatarului, dar aceasta este opțională.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 5

Începeți cu un salut. Începeți textul principal al scrisorii dvs. cu un salut respectuos.

Dacă știți persoana în care scrieți, puteți folosi numele lor, de exemplu, "Dragă Renato". În caz contrar, trebuie să utilizați numele persoanei și titlul corect (de exemplu, Dr., domnule, doamnă).
Dacă nu cunoașteți numele persoanei în care scrieți, folosiți un fel de salut, cum ar fi "Stimate domnule sau doamnă", sau "Către cine poate fi îngrijorat".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 6

Scrieți un paragraf introductiv. În primul paragraf al oricărei scrisori de cerere, va trebui să vă prezentați în mod clar și pe scurt scopul scopului, de exemplu: "Vă scriu în speranța că veți lua în considerare o contribuție la Fondul de caritate.

Dacă ați avut o interacțiune prealabilă cu destinatarul scrisorii, paragraful introductiv este, de asemenea, un loc bun pentru a vă reaminti natura sau asocierea acestuia sau contactul pe care l-ați avut în trecut.
De exemplu, "Sunt student în clasa teatrală 101" sau "Eu sunt președintele Fondului de caritate, o organizație pe care ați ajutat generos în ultimii 10 ani" sau "Am contactat luna viitoare despre posibilitatea de a călători în clasă la parcul dvs. de distracții ".
Stabilirea unei legături nu numai că este utilă destinatarului, ci poate și favoriza sentimentele de afinitate cu dvs., ceea ce poate crește șansele acordării cererii dvs.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 7

Scrieți un paragraf pentru corp. Acestea (sau acestea) ar trebui să furnizeze informații de context și informații suplimentare și detalii mai detaliate despre solicitarea dvs. Aceasta este ocazia dvs. de a explica exact ceea ce cereți și de a spune de ce ar trebui acordată cererea dumneavoastră.

Fiți completă, dar scurtă. Ar trebui să explicați în mod clar ceea ce cereți și astfel subiectul este demn de luat în considerare, dar cititorul nu va dori să vă citească povestea vieții.
Fii direct și specific cu privire la ceea ce cereți. Receptorul nu trebuie lăsat îndoielnic cu privire la ceea ce doriți. De exemplu, "Sper că veți lua în considerare repetarea contribuției voastre generoase în acest an", sau "aș dori cu respect o oportunitate de a retrimite această solicitare".
Fiți amabil și folosiți un ton potrivit pentru cititor.
Fii real și ține-ți emoțiile în control. Dacă ar trebui să discutați despre sentimentele dvs. despre un subiect, indicați mai degrabă decât să fiți emoțional, de exemplu "am fost foarte dezamăgit când mi-am văzut nota", nu "sunt prea nebun în această serie!"

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 8

Scrieți un paragraf final. În ultimul paragraf, trebuie să îi informați pe destinatar cu privire la orice restricții relevante și să-și exprime recunoștința pentru examinarea solicitării dvs.

De exemplu, dacă scrieți pentru a solicita informații sau o întâlnire cu cineva care trebuie să aibă loc înainte de o anumită dată pentru a fi de folos, faceți acest lucru în mod politicos în concluzie.
Chiar dacă destinatarul dvs., în cele din urmă, nu vă acordă cererea dvs., este demn de mulțumire faptul că ați avut timp să vă citiți scrisoarea și să vă gândiți la dorințele voastre.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 9

Adăugați o blocare. În cele din urmă, scrisoarea dvs. are nevoie de o închidere adecvată și educată. Opțiunile bune includ "Respectați", "Cu stimă" sau "Complimentele mele", urmate de numele dvs.

Dacă trimiteți o cartelă fizică, lăsați patru linii de spațiu gol între închidere și numele dvs. tastat. În acest spațiu, semnați numele dvs. pe pix.
Dacă scrieți cu scrisoarea dvs., aceste informații ar trebui să vină după închiderea acesteia, de exemplu, "Anexa: 2".

Partea 3
Finalizarea scrisorii

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 10

Relaxați-vă. După terminarea primei schițe a scrisorii dvs., lăsați-o la o parte pentru câteva zile, dacă vremea permite. Acest lucru vă va oferi o perspectivă diferită asupra acestui aspect atunci când vă veți întoarce la el.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 11

Examinați și rescrieți litera. Citiți cu atenție pentru a vă asigura că scrisul dvs. este clar, că curge bine și că îndepliniți obiectivele stabilite în partea 1. Realizați revizuirile necesare.

O modalitate bună de a evalua scrisul dvs. este să citiți scrisoarea cu voce tare. Acest lucru vă va ajuta să identificați cuvintele lipsă și, în general, să aveți o noțiune dacă limbajul curge bine și atinge tonul corespunzător.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 12

Corectați schița finală. După ce ați făcut toate editările de fundal, luați din nou scrisoarea pentru a verifica toate greșelile de ortografie și gramatică pe care le-ați făcut prima oară.

Este o idee bună să aveți pe cineva să vă citească și scrisoarea în acest scop. Este mult mai ușor să ignori propriile greșeli.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de solicitare Pasul 13

Trimiteți scrisoarea dvs. Trimiteți scrisoarea destinatarului. Asigurați-vă că păstrați o copie a înregistrărilor până când problema este rezolvată.

sfaturi

Asigurați-vă că solicitarea dvs. este cât se poate de ușor de urmărit, clarificând modul în care destinatarul poate face acest lucru pentru a vă ajuta și furnizați orice informații care ar putea fi utile pentru el în ceea ce privește acordarea solicitării dvs. De exemplu, dacă solicitați o scrisoare de recomandare, vă recomandăm să includeți CV-ul.
În același timp, asigurați-vă că păstrați punctul principal al scrisorii dvs. Prea multe informații, mai ales atunci când nu sunt valoroase pentru cititor, pot fi deranjante și confuze.
Faceți cererea dvs. cu încredere și convingătoare, dar nu faceți cerințe.

avertismente

Ortografia greșită și gramatica pot provoca o mulțime de pagube unei scrisori. Poate fi o distragere a atenției cititorului dvs. și poate crea impresia că nu vă interesează suficient solicitarea dvs. de a vă face bine. Întotdeauna corectați și, ori de câte ori este posibil, obțineți un al doilea cititor care să vă uite la scrisoarea dvs.
Nu încercați să manipulați cititorul dvs. cu apeluri emoționale, amenințări sau promisiuni nerealiste. Aceste tipuri de contestații au mai multe șanse să vă ofenseze cititorul decât să vă convingă.