Cum să scrieți o agendă pentru o întâlnire

O întâlnire organizată are nevoie de o agendă bine scrisă. Nu permiteți întâlnirii voastre să devină o muncă lungă și ineficientă pentru care mulți par să evolueze. Rămânând la o agendă detaliată, dar flexibilă, vă puteți menține întâlnirea simplă și concentrată, asigurându-vă că vă veți atinge toate obiectivele în cel mai scurt timp posibil. Nu contează dacă doriți să vă scrieți propriul personal, să utilizați un șablon sau să faceți tot ce aveți mai bun cu un personal pe care îl aveți deja, începând cu pasul 1 de mai jos!

conținut

Pași
Partea 1scrierea unei orientări
Crearea unei orientări de la zero
Utilizând un șablon de șablon
Partea 2cele mai bune modalități de utilizare a unei date
Sfaturi

pași

Partea 1
Scrierea unei orientări

Crearea unei orientări de la zero

Imagine intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 1

Începeți prin a da un titlu. De la cea mai frumoasă literatură la cea mai uscată foaie de lucru, aproape orice document important are nevoie de un titlu, iar orarele întâlnirilor nu fac excepție. Titlul trebuie să spună cititorului două lucruri: mai întâi că el sau ea citește o linie și, în al doilea rând, care este subiectul întâlnirii. Odată ce ați decis, plasați titlul în partea de sus a documentului gol. Nu trebuie să fie împodobită sau complicată - în contexte corporative, titlurile simple și simple sunt adesea cele mai bune.

Rezistați nevoii de a utiliza fonturi mari sau diferite în titlu. În cele mai multe situații, ar trebui să utilizați un font simplu și demn ca Times New Roman sau Calibri și se lasă titlul de aceeași mărime ca și restul documentului (sau doar cu puțin mai mare). Amintiți-vă că scopul său este de a informa cititorii ce citesc, nu de a le impresiona sau de a le distrage.

Imaginea intitulată Scrie o agendă pentru o întâlnire Pasul 2

Includeți informații despre "Cine?„“în cazul în care?„Și“când?"în antet. După titlu, programul de întâlniri are, de obicei, un antet, care poate varia în detaliu în funcție de nivelul de formalitate al mediului de lucru. El primește de obicei o linie sub titlu. În acesta, ar trebui să includeți informații scurte despre întâlnirea care nu are legătură cu subiectul discutat. Acest lucru este în așa fel încât cei care nu au fost prezenți să știe când și când au avut loc întâlnirile și cine a fost acolo. Mai jos sunt cateva lucruri pe care le puteți incluir- informații independente pentru a alege, în mod clar eticheta fiecare parte a acestuia (puteți lăsa eticheta cu caractere aldine pentru acest lucru):

Data și ora. Acestea pot fi grupate sau plasate în secțiuni separate.
Locație. În cazul în care compania are mai multe locații, puteți pune adresa, dar în cazul în care este doar o clădire, se poate numi camera în care a avut loc întâlnirea (ex:. Sala de conferințe 1).
Participanți. Titlurile de locuri de muncă sunt de obicei opționale.
Participanți speciali. Acestea pot fi invitate, vorbitori sau lideri.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 3

Notați obiectivele întâlnirii cu câteva cuvinte. Întâlnirile fără scop determinat riscă să-și petreacă timp prețios, în timp ce participanții decid despre ce să vorbească. Săriți o linie după titlu și utilizați text aldin sau subliniat pentru a numi următoarea secțiune cu o rubrică precum "Scop" sau "Scop", urmată de o colon sau o ruptură de linie. Apoi, folosind fraze concise și obiective, descrieți elementele care urmează să fie discutate. Încercați să scrieți una până la patru propoziții aici.

De exemplu, atunci când scrieți despre scopul unei ședințe de buget, puteți spune:obiectiv: Descrieți obiectivele bugetare cheie pentru exercițiul financiar 2015-2016 și discutați măsurile de reducere a costurilor pe termen lung. În plus, directorul PD, Marcos Feldman, va prezenta rezultatele unui studiu recent privind competitivitatea. "
Dacă ați scris deja texte academice, gândiți-vă la declarația de obiectiv ca rezumat abstract sau executiv al întâlnirii. Voi spuneți cu câteva cuvinte ce intenționați să discutați, fără a intra în detalii.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 4

Scrieți o prezentare a principalelor elemente ale întâlnirii. Programările ajută la contracararea unui defect comun: întâlnirile de afaceri merg de multe ori prea departe. Săriți o linie după goluri, dați un titlu îndrăzneț sau subliniat programului dvs. și începeți să introduceți intrări care se potrivesc cu subiectele de discuție de top din cadrul acestuia. Pentru a facilita citirea, începeți fiecare intrare pe propria linie.

Denumiți fiecare cu sau timpul pe care intenționați să-l porniți și să îl terminați sau durata de timp pe care intenționați să o cheltuiți pentru fiecare subiect. Alegeți un sistem sau celălalt și respectați - amestecarea va lăsa aspectul neprofesional.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 5

Includeți timp în timp pentru orice oaspeți speciali. Dacă un invitat trebuie să participe la întâlnire și să discute subiecte importante, trebuie să separați o parte din timp pentru acea persoană. Planificați să oferiți fiecărui oaspete o intrare doar la timp, chiar dacă au mai multe subiecte de discuție. În felul acesta, fiecare va putea să se organizeze pe sine așa cum crede potrivit.

Cel mai bine este să vorbiți mai întâi oaspeților pentru a afla cât timp va avea nevoie fiecare. Acest lucru ajută la evitarea conflictelor de timp jenante.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 6

Permiteți timp suplimentar la sfârșitul întâlnirii pentru întrebări și răspunsuri. În acea perioadă, oamenii pot cere clarificări cu privire la subiecte confuze, pot da opinii, a sugera orientări pentru viitoarele reuniuni și pot face alte comentarii. Puteți face acest timp explicit prin includerea acestuia ca intrare finală în programul dvs. sau pur și simplu să îl aduceți singur după elementul final al întâlnirii.

Dacă ajungeți la sfârșitul întâlnirii și nimeni nu are întrebări sau comentarii, puteți oricând să terminați devreme. Mulți dintre participanți vă vor mulțumi pentru asta!

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 7

Opțional, subliniați subiectele pentru discuție. Timpul este, de obicei, "umplutura" agendei: partea pe care oamenii o vor citi pentru a ghida discuția. Cu toate acestea, deși nu este esențial să se facă acest lucru, evidențierea punctelor-cheie poate fi de mare ajutor pentru participanți. Acest lucru le va aminti organizarea ideilor prezentate, ajutând la activarea memoriei în legătură cu subiectele specifice menționate. Iată un exemplu de organizație pe care o puteți utiliza (a se vedea Cum se scrie o schiță pentru mai multe informații):

I. Elemente bugetare cu prioritate ridicată
- A. Bugetul de călătorie
  B. Ratele de revânzare
  - i. Să negociezi o afacere mai bună?
  C. Costurile de lobby
II. Măsuri de creștere a veniturilor
- A. Acorduri alternative de servicii
  - i. Introducerea opțiunilor către cumpărători
    ii. Solicitarea de feedback
  B. Reinvestirea în tehnologia mobilă
...printre altele.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 8

Căutați erori în ordinea de zi înainte de ao distribui. Deoarece unii participanți ar putea să depindă foarte mult de aceasta, este o idee bună să o examinați pentru erori și dacă este completă înainte de a le livra. Aceasta nu este doar o amabilitate față de participanți, ci se reflectă pozitiv în atenția acordată detaliilor și respectului pe care îl au pentru ei.

De asemenea, asigurarea că nu există greșeli asupra personalului vă poate salva timp și al tău prestigiu.

Utilizând un șablon de șablon

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 9

Utilizați un șablon inclus într-un procesor de text. Multe programe de procesare de text, cum ar fi Microsoft Office, Pagini pentru Mac și altele, au șabloane pentru diverse documente profesionale și personale care pot include recomandări de întâlnire. Aceste șabloane fac foarte ușor și rapid crearea unui document profesional și sunt de obicei organizate în secțiuni logice cu aranjament estetic - trebuie doar să scrieți informațiile relevante în câmpurile corespunzătoare și ați terminat!

Deși fiecare procesor de text este puțin diferit, majoritatea celor care au capacitatea de a utiliza șabloane vă vor permite să navigați prin intermediul acestora utilizând o bară de meniu din partea de sus a ferestrei programului.
Dacă procesorul dvs. poate utiliza șabloane, dar nu aveți niciunul care să fie potrivit pentru programul de întâlniri, este posibil să descărcați unul de pe site-ul creatorului. De exemplu, șabloanele Microsoft Word sunt disponibile de pe office.microsoft.com, în timp ce cele din Pagini pot fi găsite în magazinul de aplicații Apple.

Imagine intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 10

De asemenea, puteți să descărcați un șablon dintr-o altă sursă. Dacă procesorul dvs. de texte nu vine cu șabloane de personal și nu găsiți pe site-ul oficial, nu vă faceți griji: există tone de șabloane gratuite disponibile online. O căutare simplă a șablonului șablon de întâlnire pe site-ul dvs. de căutare preferat ar trebui să producă mai multe rezultate relevante. Cu toate acestea, deoarece nu toate vor fi din surse oficiale și de bună reputație, este important să fii atent cu alegerea modelelor de utilizat. Mai jos sunt câteva site-uri pe care le puteți vizita:

Salvați Șabloane de Word - Acest site profesional oferă multe șabloane de calitate pentru Microsoft Word.
Word Templates Online - O altă sursă bună pentru șabloanele Word. Cu toate acestea, acesta oferă doar câteva opțiuni.
iWorkCommunity - un șablon bun pentru Pagini. Cu toate acestea, funcționează numai în versiuni mai vechi (înainte de 2009).
De asemenea, App Store are mai multe șabloane pentru Pagini, dar nu toate sunt gratuite.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 11

Completați câmpurile șablonului. Odată ce ați găsit sau ați descărcat un șablon care vă place, trebuie doar să îl completați cu informațiile de care aveți nevoie. Cele mai multe dintre ele vor avea zone bine marcate pentru a introduce nume, ore, subiecte de discuție, titluri de secțiuni și altele. Completați toate câmpurile relevante pentru a completa ordinea de zi și, atunci când ați terminat, verificați cu atenție erorile. În timp ce șabloanele personale foarte convenabile nu protejează împotriva ortografiei, a gramaticii și a erorilor de fapt.

Nu lăsați câmpurile goale. Nimic nu pare mai puțin profesionist decât, de exemplu, având o intrare în timp care spune "Introduceți aici numai". Dacă dintr-un anumit motiv există părți ale șablonului pe care nu doriți să le completați, ștergeți-le mai degrabă decât lăsându-le goale.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 12

Faceți mici modificări pentru ca ordinea de zi să se potrivească nevoilor dumneavoastră. Modelele pot fi incredibil de convenabile, dar nu este nevoie să rămânem la stilul și formatul gata. Simțiți-vă liber să modificați conținutul și stilul șablonului, asigurându-vă că acesta se potrivește standardelor de afaceri și preferințelor dvs. profesionale.

De exemplu, dacă vă place apariția unui foarte mult, dar simțiți că secțiunea antet este prea lungă, ștergeți zonele inutile după cum doriți, atât timp cât nu distrugeți formatarea documentului sau nu produceți un impact negativ asupra agendei.

Partea 2
Cele mai bune modalități de utilizare a unei date

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 13

Programați mai întâi subiectele de top. Când planificați întâlniri, este adesea o idee bună să completați întâi programul cu cele mai relevante subiecte. Acest lucru garantează două lucruri importante. În primul rând, toată lumea va putea să discute aceste teme devreme, când vor fi mai inteligenți și mai puțin obosiți. În al doilea rând, dacă întâlnirea trebuie încheiată mai devreme sau anumiți participanți trebuie să plece mai devreme, subiectele cruciale vor fi discutate deja.

Întâlnirile nu merg întotdeauna așa cum sa planificat. Dacă subiectele minore și minore sunt întrerupte de la sfârșit, este posibil să le reluați într-un alt mod sau să le programați pentru o altă întâlnire. Cu toate acestea, dacă nu puteți trece prin cele mai importante puncte, întâlnirea dvs. nu va reuși să atingă cea mai mare parte a scopului său, care poate fi considerat un eșec. Mențineți temele cele mai esențiale la începutul programului uzual evită această problemă.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 14

Urmați-vă programul, dar fiți flexibili. Atunci când planificați și conduceți o întâlnire, unul dintre cele mai importante lucruri de reținut este că nu este mai mult decât timp. Deseori, angajații urăsc întâlniri prea lungi, și pe bună dreptate - pot fi foarte enervante și pot întârzia sarcini urgente. Asigurați-vă că dvs. rămâne la timp uitându-vă întotdeauna la ceas și când aveți ocazia, veniți cu ceva de genul "Trebuie să trecem la următorul subiect dacă vrem să ieșim de aici la momentul potrivit."

Dar întâlnirile de multe ori nu merg așa cum a fost planificat, așa că va trebui să fii gata să faci ajustări dacă o petrecere durează mai mult decât vrei. Fiți flexibili și încercați să acoperiți cât mai mult posibil în intervalul limitat de timp în care ați fost alocat întâlnirii. De exemplu, dacă un subiect durează prea mult, este posibil să fie necesar să scurtați discuțiile altora sau să eliminați complet cele relativ neimportante pentru a putea finaliza la timp. (Puteți include în mod strategic elemente opționale pentru a reduce constrângerile de timp).

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 15

Începeți să scrieți ordinea de zi cu mult înainte de întâlnire. Orientările sunt esențiale: proiectează un profesionalism care informează participanții că le prețuiești timpul și contribuțiile la organizație. Deci, asigurați-vă că aveți suficient timp pentru a produce un document de calitate, începând să scrieți agenda cât mai curând posibil.

Începând de la începutul anului, veți beneficia și de posibilitatea de a solicita feedback pe ordinea de zi înainte de întâlnire și de ao îmbunătăți. Împărtășirea unui proiect cu colegii sau supraveghetorii și solicitarea acestora pentru sugestii vă poate ajuta să remediați deficiențele și să adăugați detalii care au devenit goale. Dacă așteptați până în ultima clipă pentru ao scrie, nu veți avea timp să solicitați și să integrați feedbackul.
Deși puteți scrie recomandări pentru întâlnirile de rutină cu o zi înainte de fiecare, cele mai importante pot necesita săptămâni de pregătire.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 16

Împărtășiți agenda cu participanții înainte de întâlnire. Acest lucru asigură că toată lumea ajunge să știe ce vor fi discutate subiectele. În funcție de cultura companiei, aceasta poate însemna imprimarea mai multor copii și trimiterea lor în persoană sau doar partajarea acestora în format electronic, de exemplu prin trimiterea agendei ca atașament. În ambele cazuri, asigurați-vă că documentul nu conține erori tehnice înainte de al partaja.

În funcție de importanța întâlnirii, este posibil ca agenda să fie prezentată participanților cel puțin o oră sau două înainte de această ocazie. În cele mai importante, poate fi necesar să trimiteți ordinea de zi o zi sau mai mult în prealabil.
Deoarece oamenii sunt întotdeauna ocupați, este o idee inteligentă să iei câteva copii suplimentare cu tine la întâlnire în cazul în care cineva îți uită vreodată propria ta persoană.

sfaturi

Un instrument excelent pentru a avea o întâlnire productivă este utilizarea schemei "OPPR": obiective, tarif, roluri și responsabilități. Primul lucru pe care ar trebui să-l aibă întâlnirea este a poartă. Dacă doriți doar să informați, nu petreceți timpul cu oamenii - trimiteți-i un buletin informativ. Scopul ar trebui să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, un produs care să-i arate: "Stabiliți obiectivele echipei în perioada de patru luni". Agenda este lista de subiecte care trebuie abordate pentru a atinge acest obiectiv, cu o limită de timp pentru a vă menține linia. De exemplu: 1. Revedeți starea obiectivelor din ultimele patru luni (15 minute), 2. Ridicați sugestiile de țintă (20 de minute), 3. Alegeți cele mai importante 5 obiective (10 minute), etc. Pentru roluri și responsabilități, va ghida întâlnirea, care va lua note și care va menține acțiunile mai târziu.
În funcție de preferințele colegilor dvs., ar fi bine să stabiliți un termen limită pentru ca oamenii să vină cu idei pentru ordinea de zi. Alegeți o dată și o oră și respectați-le. Permiteți corecțiile în cazul în care îmbunătățesc agenda sau dacă acestea sunt doar evenimente care domină ordinea de zi inițială.
Dacă cineva nu poate participa la întâlnire, vă recomandăm să creați o secțiune "Anterioară Apologie" în partea de sus a agendei sau să lăsați loc pentru aceasta și să anunțați doar absențele în timpul întâlnirii.
Dacă compania dvs. are un formular special pentru linii directoare, utilizați-o ca șablon. În unele locuri, este esențial să respectați formula.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit