Cum să organizați o întâlnire eficientă

Reuniunile productive, eficiente și angajatoare au nevoie de un obiectiv clar, un dialog deschis și un lider puternic. Iată câțiva pași pentru a vă susține întâlnirile de afaceri.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

1
Asigurați-vă că fiecare întâlnire merită - sau nu organizați nici una: Decideți dacă este nevoie de o întâlnire și invitați numai persoanele necesare. O mulțime de timp este risipită pur și simplu pentru că managerii consideră că este importantă față de angajați. E-mailurile sau rapoartele sunt adesea suficiente pentru a actualiza informațiile de care are nevoie grupul dvs. Dar dacă aveți nevoie de un răspuns rapid și instantaneu de la toți participanții, atunci un e-mail nu va fi la fel de eficient ca o întâlnire.
2

Stabiliți obiectivele și distribuiți o foaie de parcurs în avans: Creați un cadru pentru întâlnirea dvs. Dacă exprimați rezultatul pe care îl căutați, acest lucru va trezi un interes mai mare pentru participanți și va face întâlnirea mai productivă. Cel puțin, va evidenția o trăsătură pe care întreaga întâlnire trebuie să o aibă: un scop. Înainte de începerea întâlnirii, asigurați-vă că toți cei prezenți înțeleg obiectivele care trebuie îndeplinite.
3
Luați întâlnirea, conduceți-vă și păstrați întotdeauna întâlnirea: Reuniunile eficiente sunt rezultatul unei bune conduceri. Luați inițiativa și clarificați faptul că doriți să păstrați discuțiile actuale, într-un mod util și relevant. Starea fermă pe subiect este, de asemenea, cheia pentru menținerea scenariului. În cazul în care conversația poziția în altă zonă, reorienta grupul să spună ceva de genul: „Interesant, dar nu cred că ne mișcăm înainte. Dacă este posibil, ar trebui să ne întoarcem la principalele obiective "
4
Obțineți rezultatul dorit al tuturor cadourilor: Întrucât scopul unei întâlniri este de a face schimb de idei între cei prezenți, este esențial să răspundă cinstit tuturor participanților. Este responsabilitatea liderului de întâlnire să-i facă pe toți să audă. Pentru a construi un consens sau ajunge la o decizie, să evite impunerea de opinia lor constantemente- este foarte ușor de un lider sufoca un schimb de idei în cazul în care toată lumea presupune că rezultatul este deja stabilit. Evitați tentația de a respinge ideile imediat - chiar și atunci când acestea sunt absurde.
5
Asigurați-vă că toată lumea știe care va fi următorul pas: Finalizați întâlnirea întrebându-i pe toți ce au găsit și dacă întâlnirea a fost de ajutor și dacă nu, ce se poate face mai bine data viitoare.
6
Urmăriți evoluția temelor stabilite în cadrul reuniunii: Mențineți grupul informat cu privire la evoluția obiectivelor. Acest lucru va ajuta la organizarea următoarei reuniuni mai eficient.

sfaturi

Pregătește-te pentru întâlnirea ta, ceva care este adesea trecute cu vederea de mulți.
Lăsați toți participanții să-și împărtășească opiniile fără a fi jenate.
Un instrument excelent pentru a avea o întâlnire productivă este utilizarea ORFR: Obiective, Script, Funcții Responsabilitati. În primul rând, întâlnirea dvs. trebuie să aibă un SCOP. Dacă intenționați să organizați o întâlnire care oferă doar informații, nu petreceți timpul cu oamenii. În schimb, trimiteți un buletin informativ pentru fiecare dintre ele. SCRIPT este o listă cu subiectele care urmează să fie discutate, fiecare având un timp de discuție în timpul întâlnirii. De exemplu: 1. Revizuiți starea obiectivelor ultimului trimestru (15 minute). 2. Masa rotundă are ca scop sugestii (20 minute) 3. Alegeți cele 5 cele mai importante obiective (10 minute) pentru roluri și responsabilități, determina cine va administra întâlnirea, să ia notițe, și care va specifica sarcinile care rezultă din întâlnirea.
Asigurați-vă că ați terminat întâlnirea la timp.
Liderii trebuie să știe când să organizeze o întâlnire bună, dar și atunci când nu ar trebui să conducă una. Iată cinci motive pentru care o întâlnire trebuie anulată sau reprogramată:
1. Un membru cheie nu poate fi prezent. Observarea este o lovitură, dar mai rău este să-i îmbărbăm pe toți și să nu lucrăm așa cum sa planificat. Dacă aveți nevoie de prezența unui membru-cheie, reapelați întâlnirea.
2. Programul de lucru nu a fost distribuit în avans. Oamenii au nevoie de timp să se pregătească pentru întâlnire, face sugestii și modificări în script-ul, și a obține un sentiment de cât timp fiecare element va lua pentru a fi discutate. Ei trebuie să primească un script cu cel puțin 3 zile în avans.
3. Scopul reuniunii nu este clar. Atunci când întâlnirile sunt informale, participanții consideră că timpul lor este irosit. Clarificați de ce, cum și când trebuie realizate obiectivele.
4. Întâlnirea poate fi organizată rapid sau mai bine, într-un alt mod, cum ar fi prin e-mail sau prin telefon. Nu organizați o întâlnire decât dacă aceasta este cea mai bună modalitate de a discuta despre obiectivele dvs.
5. Spațiul de întâlnire nu oferă o tehnologie potrivită nevoilor grupului: dacă materialul care urmează să fie prezentat (de exemplu în Datashow, de exemplu) nu poate fi prezentat în mod convingător în cea mai bună înțelegere posibilă, întârzierea sau reprogramarea reuniunii până când toate nevoile sunt îndeplinite.