Cum se efectuează întâlniri eficiente

Realizarea unei întâlniri eficiente de afaceri vă poate ajuta să obțineți rezultate și să atingeți obiective importante. Pentru a vă asigura că aveți o întâlnire eficientă, iată câteva sfaturi despre cum să organizați întâlniri eficiente.

pași

Imaginea intitulată Desfășurați întâlniri eficiente Pasul 1

Descrieți principalele puncte de întâlnire cu un program.

O parte importantă a desfășurării unei întâlniri eficiente de afaceri este de a urmări planificarea. Scrieți sau tastați punctele cheie. De asemenea, puteți oferi participanților o copie a programului, astfel încât aceștia să știe ce să se aștepte și pot să se pregătească pentru întâlnire individual.
În programul dvs., trebuie să menționați scopul dvs. pentru întâlnire. Acesta ar trebui să fie principalul rezultat final pe care îl căutați, cum ar fi prezentarea unei idei noi sau discutarea unei probleme importante. Încercați să limitați numărul de puncte din programul dvs. Ar trebui să acoperiți cele mai importante lucruri din întâlnirea dvs.

Imaginea intitulată Efectuați întâlniri eficiente Pasul 2

Urmați programul în timpul desfășurării întâlnirii.

Asigurați-vă că urmați planul întâlnirii. Dacă întâlnirea începe să părăsească cursul sau își pierde concentrarea, trimiteți-o înapoi la subiectul în cauză.

Imaginea intitulată Efectuați întâlniri eficiente Pasul 3

Începeți imediat întâlnirea.

Când începe timpul de întâlnire, porniți-l. Acest lucru vă va ajuta să vă stabiliți rolul de lider și să utilizați timpul pe care îl aveți.

Imaginea intitulată Efectuați întâlniri eficiente Pasul 4

Stabiliți o limită de timp pentru întâlnirea dvs.

Întâlnirile nu trebuie să dureze mult - 30 de minute sau mai puțin este o lungime bună. Menținerea scurtă a întâlnirii vă va asigura că sunteți mai eficient și că vă folosiți timpul cu înțelepciune și că participanții dvs. vor fi mai atenți atunci când știu că întâlnirea este scurtă. Când limita de timp expiră, încheiați întâlnirea. Puteți întotdeauna să acoperiți alte puncte la următoarea întâlnire.

Imaginea intitulată Efectuați întâlniri eficiente Pasul 5

Încurajați participanții la întâlniri să adauge comentarii și sugestii.

Puneți întrebări și permiteți-le oamenilor din cadrul întâlnirii să facă voluntariat să răspundă. Nu forțați participarea, ci încurajați-i să facă contribuții. Dacă o persoană comentează, îndrumă-i pe alții spunând ceva de genul: "Bine, mai are cineva ceva de contribuit?" sau "Să auzim o sugestie de la altcineva".
Nu-i apelați pe cei care vorbesc rar, deoarece acestea îi pot face să se simtă inconfortabil. Încurajați-i indirect, spunând: "Valoarea opiniei tuturor este aici. Oricine vrea să adauge ceva?" și uită-te la persoana cu care vrei să vorbesc. Poate fi încurajată să-și împărtășească gândurile și, dacă nu, cel puțin nu i-ar fi fost rușine să fie chemată.

Imaginea intitulată Efectuați întâlniri eficiente Pasul 6

Rezumați punctele-cheie la sfârșitul întâlnirii.

Petreceți rapid ceea ce sa discutat, astfel încât participanții să plece cu punctele în mintea lor. Distribuiți sarcini sau instrucțiuni înainte de a termina întâlnirea și terminați-o la momentul potrivit. Nu uitați să mulțumiți tuturor pentru prezența și participarea dvs.