Cum să aplicați formatul condiționat în format Excel

Te-ai intrebat vreodata cand esti peste sau sub buget? Doriți să obțineți date importante dintr-o listă imensă? Utilizarea funcției de formatare Excel vă poate ajuta cu toate acestea și multe altele. Deși este un pic dificil de utilizat, cunoașterea principiilor de bază vă poate ajuta să înțelegeți orice proiect pe care lucrați.

conținut

Pași
Sfaturi
Iată un alt macro rapid în vb care poate fi ajustat pentru seturi mici de date (jp_johnny)
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 1

Puneți toate datele sau descărcați un fișier de antrenament aici. Acest lucru este util deoarece formatarea condiționată este cel mai bine înțeleasă prin testarea datelor pe care le aveți deja. Deși puteți aplica formatarea condiționată la golirea celulelor, este mai ușor să vedeți dacă funcționează formatarea utilizând datele preexistente.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 2

Faceți clic pe celula pe care doriți să o formatați. Formatul condiționat vă permite să modificați stilul fontului, să subliniați și să adăugați culori. Folosind formatarea condiționată, puteți aplica, de asemenea, trasarea, precum și marginile și umbrirea în celule. Cu toate acestea, nu puteți schimba fontul sau dimensiunea fontului conținutului din celulă.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 3

Faceți clic pe "Format"> "Formatare condiționată" pentru a începe procesul de formatare condiționată. În Excel 2007, această opțiune poate fi găsită în "Acasă"> "Stil"> "Formatare condiționată".

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 4

Faceți clic pe "Adăugați >>" pentru a utiliza două condiții. Pentru acest exemplu, două condiții sunt folosite pentru a vedea cum funcționează fiecare cu celălalt. Excel permite până la trei condiții pe celulă. Dacă aveți nevoie de o singură condiție, săriți următorul pas.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 5

Dați clic pe "Adăugați >>" încă o dată pentru a configura o altă condiție sau faceți clic pe "Ștergeți"..."și alegeți o condiție pentru a fi eliminată.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 6

Determinați dacă prima condiție se bazează pe valoarea din celula curentă sau dacă se bazează pe altă celulă sau grup de celule dintr-o altă parte a foii de lucru.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 7

Lăsați condiția ca este (cu alte cuvinte, lăsați primul drop-down la „valoarea celulei“), în cazul în care condiția se bazează pe celula curentă. Dacă se bazează pe alte celule, modificați primul drop-down la "Formula". Pentru instrucțiuni despre "Formula", treceți la pasul următor. Pentru instrucțiunile "Cell Value", procedați în felul următor:

Alegeți ce tip de argument funcționează cel mai bine utilizând a doua casetă verticală. Pentru condițiile dintre o valoare mică și o valoare ridicată, alegeți "este între" sau "nu este între". Pentru condițiile care utilizează o singură valoare, utilizați celelalte argumente. Acest exemplu va utiliza o singură valoare utilizând argumentul "mai mare decât".
Determinați ce valoare trebuie aplicată argumentului. Pentru acest exemplu, folosim argumentul "mai mare decât" și celula B5 ca valoare. Pentru a alege o celulă, faceți clic pe butonul din câmpul de text. Aceasta va minimiza caseta de formatare condiționată.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 8

Pentru "Formula" puteți aplica de fapt o formatare condiționată bazată pe o altă celulă sau celule. După selectarea formulei, toate meniurile vor dispărea și veți avea doar un câmp de text. Aceasta înseamnă că puteți scrie orice doriți, utilizând formulele Excel. De cele mai multe ori, veți rămâne pe formule simple și veți evita textul sau seturile de text. Rețineți că formula se bazează pe celula curentă. De exemplu, gândiți-vă astfel: C5 (celulă curentă) = B5> = B6. Aceasta înseamnă că C5 își va schimba formatarea atunci când B5 este mai mare sau egal cu B6. Acest exemplu poate fi utilizat cu valoarea de celule, dar ar fi trebuit să înțelegeți ideea. Pentru a alege o celulă în foaia de lucru, faceți clic pe butonul din câmpul de text. Aceasta va minimiza caseta de formatare condiționată.

De exemplu, imaginați-vă că aveți o foaie de calcul cu toate zilele din luna curentă enumerate în coloana A - trebuie să introduceți date în această foaie de calcul în fiecare zi - și doriți ca întregul rând asociat cu ziua curentă să iasă într-un fel. Încercați acest lucru: (1) Selectați întreaga foaie de lucru, (2) Alegeți formatul condiționat conform explicațiilor de mai sus, (3) Alegeți "Formula" și (4) = $ A3 = TODAY () unde coloana A conține toate datele și rândul 3 este primul rând de date (după anteturi). Rețineți că ar trebui să puneți semnul dolarului în fața A, dar nu în fața 3. (5) Alegeți formatarea.

Imagine intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 9

Faceți clic pe celula care conține valoarea. Veți observa că semnul dolar ($) este plasat automat înainte de alocarea rândului și a coloanei. Acest lucru face ca referința celulelor să fie netransferabilă. Aceasta înseamnă că, dacă doriți să aplicați aceeași formatare condiționată prin copiere / lipire, toate se vor referi la celula originală. Pentru a dezactiva acest lucru, faceți clic pe câmpul de text și ștergeți semnele de dolar. Dacă nu doriți să definiți o condiție utilizând o celulă în foaia dvs. de lucru, introduceți pur și simplu valoarea în câmpul de text. Puteți chiar să introduceți texte, în funcție de argumente. De exemplu, nu utilizați argumentul "mai mare decât" ca argument și "John Smith" în următorul câmp. Nu poți fi mai mare decât Joao Silva ... poți, dar ... ah, nu te superi. În acest exemplu, întreaga condiție, dacă spuneai cu voce tare, ar fi citit ceva de genul: "Când valoarea acestei celule este mai mare decât valoarea din celula B5, atunci ..."

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 10

Aplicați tipul de formatare. Rețineți că doriți să evidențiați celula din restul foii de lucru, mai ales dacă aveți prea multe date. Dar, de asemenea, doriți să lăsați-l caută profesional. Pentru acest exemplu, dorim ca fontul să fie aldine și alb și culoarea de fundal să fie roșie. Pentru a începe, faceți clic pe "Format".

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 11

Alegeți ce schimbări de sursă doriți să faceți. Apoi faceți clic pe "Edge" și faceți schimbările acolo. Acest exemplu nu aduce modificări la frontieră. Apoi faceți clic pe "Setări implicite și efectuați modificările acolo". După ce ați terminat de făcut modificări în formatare, faceți clic pe "OK".

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 12

O previzualizare a formatării va apărea sub argumentul și valorile. Efectuați modificările necesare până când formatarea este așa cum doriți.

Imaginea intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 13

Mergeți la a doua (și a treia, dacă puneți) o condiție și urmați din nou pașii de mai sus (începând cu pasul 6). Veți observa în exemplu că a doua condiție include și o formulă mică (= B5 * .90). Este nevoie de valoarea lui B5, se înmulțește cu 0,9 (adică cu 90%) și aplică formatul dacă valoarea este mai mică decât aceea.

Imagine intitulată Aplicați formatul condiționat în Excel Pasul 14

Faceți clic pe "OK". Acum că ați terminat toate condițiile dvs., se va întâmpla unul dintre cele două lucruri:

Nu va apărea nicio modificare. Aceasta înseamnă că condițiile nu au fost îndeplinite, astfel încât nu sa aplicat formatarea.
Una dintre formatele pe care le-ați ales apare deoarece una dintre condiții a fost îndeplinită.

sfaturi

O aplicație foarte utilă a acestei funcții este utilizarea acesteia pentru a identifica elementele de inventar care se încadrează în nivelele de inventar dorite. De exemplu: Lăsați o celulă sau un rând îngroșat atunci când valoarea inventarului este mai mică decât suma specificată.
Puteți încerca formatarea condiționată pe date care nu contează sau că nu vă veți pierde dacă faceți o greșeală.
O caracteristică care există în Excel este capacitatea de a aplica „copy - paste speciale - valori“, în formatarea condițională, astfel încât formatarea să fie copiat, dar „ecuațiile“ formatarea condițională dispar. Aceasta ar economisi o mare parte din memoria ocupată de ecuații. Mai jos este un macro Visual Basic (VBA), care face acest lucru prin copierea datelor din Excel la Word (utilizând formatul HTML) și apoi copiați înapoi la Excel Dar înțelege, acest lucru este pentru utilizatorii avansați care au deja are o experiență cu macros în VBA:

--------Dim appWD Word.Application, appXL The Excel.ApplicationSub CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations () ---- `*** Scop: păstrează formatarea condițională în Excel, dar gama PIERD formatarea condițională "ecuatii"` *** Notă: În Excel VBA, activați "unelte referințe-MicrosoftWordxxObjectLibrary" „*** 1) Copiile Excel pentru intervalul Word prin intermediul clipboard. NOTĂ: gama are formatări condiționată „*** 2) Deschide Word și Excel paste datele într-un document Word nou (HTML)“ *** 3) exemplare aceeași dată în cuvânt, plasându-l în clipboard (format HTML ) `----` *** (1) copie Excel gama ---- Application.DisplayClipboardWindow = True `*** ceas clipboard actionApplication.CutCopyMode = false` *** copie clară (ergo, clipboard clar) interval ( "A1"). CurrentRegion.SelectSelection.Copy `*** copia zona -------- Excel` (2) se aplică acum comenzi Word = "appWD" -------- Set appWD = CREATEOBJECT ( "Word.Application") `*** crea cuvânt objectappWD.Visible = True` *** spectacol wordappWD.Documents.Add `*** nou documentappWD.WordBasic.EditOfficeClipboard` *** clipboard ceas în Word alsoappWD.Selection .PasteExcelTable Fals, fals, fals `*** lipiti dataappWD.Selection.WholeStory Excel` *** (3) selectați același andappWD.Selection.Copy dată „*** copiați-l în clipboard într-un HTML formatappWD.Quit- ------- `**** inapoi la excelRange ( "A30"). Selectează` *** zona pentru a lipi data HTMLActiveSheet. Format PasteSpecial: = "HTML", Link: = Fals, DisplayAsIcon: = False „paste de cuvânt * -------- End Sub

Iată un alt macro rapid în VB care poate fi ajustat pentru seturi mici de date (jp_johnny)

Sub Public FormatMyRow () „formate condițional rânduri de date de la roșu prin galben la verde“ „Am avut 21 de rânduri de lucruri în format condițional, cu excepția antetul“ coloana 4 (D) a fost valoarea% variind de la 0 până la ora 1 (0% până la 100%) Pentru i = 2 la 22 `Ia valoarea din coloana 4 intval = Cells (i, 4) .value` Establin verde și roșu RGB valori temporare ... Dacă intval> 12:35 Apoi intRed = 200 Else intRed = Int (510 intval *) în cazul în care ((intval - 1) * (-1))> = 255 0,65 intGrn Atunci Else intGrn = Int (((intval - 1) * (-1)) * 255) „Adăugați la RGB 100 valorile pentru a împinge culorile spre pasteluri. intRed intRed = + = 100intGrn intGrn + 100 `Trim orice valori RGB peste 255 înapoi la 255 ... Dacă intRed> 255 Atunci intRed = 255If intGrn> 255 Atunci intGrn = 255` Aplicați culoarea RGB pentru fiecare din 11 coloane .. . Notă Blue RGB este fixată la 100 ... Pentru j = 1 la 11Cells (i, j) = .Interior.Color RGB (intRed, intGrn, 100) NextNextEnd Sub

Formatul condiționat poate fi de asemenea utilizat pentru a umbla linii alternative. Puteți găsi mai multe informații pe site-ul Web Microsoft la [1]
Puteți aplica aceeași formatare unui întreg rând sau coloană. Faceți clic pe "Formatare pensulă" (arată ca o perie galbenă) și apoi alegeți celulele în care doriți să aplicați formatarea condiționată. Aceasta funcționează numai dacă valoarea condiției nu are semne de dolar. Rețineți că referințele de celule trebuie să fie verificate de mai multe ori.
De asemenea, puteți aplica formatarea pe celelalte celule selectând celula care are formatul dorit și copiindu-l. Apoi selectați celulele care vor primi formatul și mergeți la "Paste Special" și alegeți "Format".
Acești pași lucrează cu Excel 97 sau o versiune superioară.

avertismente

În versiunile mai vechi de 2007, există o limită de trei formatări condiționale per celulă. Începând cu Excel 2007, această limită a fost eliminată.
Nu alegeți formatarea care face dificilă citirea. Fundalul portocaliu sau verde ar putea să arate bine pe ecranul computerului dvs., însă pot fi mai greu să înțeleagă datele când este tipărită foaia de lucru.