Cum se face o corespondență în corespondență

Mail Merge este o alegere comună de programe de birou care vă permite să adaptați un document la mai mulți destinatari. Puteți crea o agendă de corespondență pentru diferite tipuri de documente, inclusiv plicuri, etichete, scrisori, e-mailuri și cupoane numerotate. Citiți pașii de mai jos pentru a afla cum să creați o combinație de corespondență pe calculatorul propriu.

conținut

Pași
Metoda 1preparare
Metoda 2colaborarea în corespondență în office
Metoda 3colaborarea în corespondență în openoffice.org
Sfaturi

pași

Metoda 1
preparare

Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 1

Faceți un fișier de date. Poate fi o foaie de calcul, o bază de date sau chiar un document text cu formatul corespunzător. Foile de calcul sunt utilizate cel mai frecvent, iar acest ghid presupune că utilizați o foaie de calcul.

Fișierul de date trebuie să conțină toate informațiile care vor fi schimbate pe fiecare copie. De exemplu, dacă scrieți un șablon de scrisoare, fișierul dvs. trebuie să aibă nume și, eventual, adresele tuturor persoanelor cărora doriți să le trimiteți scrisoarea.
- Plasați fiecare informație într-o celulă de-a lungul liniei, astfel încât fiecare tip de informație (nume, prenume, vârstă etc.) să fie într-o coloană proprie.
Fii înțelept când numești coloanele. Programele citesc datele pe coloane și vor presupune că prima celulă din fiecare coloană este numele tipului de informații, așa că numiți-o astfel încât să aibă sens pentru tine.
- De exemplu, porniți coloana care va avea numele cu "nume" și apoi puneți toate numele în celulele de mai jos. Deci, când vi se întreabă câmpul pe care doriți să îl inserați în scrisoarea dvs., veți vedea opțiunea "nume" și știți ce conține în coloana respectivă.
Utilizatorii suitei Office care utilizează Outlook ca manager de e-mail pot utiliza agenda de adrese Outlook ca fișier de date în locul foii de calcul, dacă doresc.

Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 2

Salvați fișierul cu datele. Salvați-l într-un loc pe care îl puteți găsi ușor și dați-i un nume pe care îl veți aminti ușor.

Imaginea intitulată Efectuarea unei acțiuni de corespondență Pasul 3

Scrieți documentul principal. Acesta este documentul în care veți adăuga informațiile, dacă scrieți o literă, documentul principal este litera. Orice element pe care lista de corespondență îl va completa (cum ar fi numele) ar trebui lăsat necompletat pentru moment.

Metoda 2
Colaborarea în corespondență în Office

Imaginea intitulată Efectuați o etapă de combinare a corespondenței

Deschideți managerul de colaționare de corespondență. Cu Word deschis, deschideți expertul Mail Merge. Dacă nu o găsiți, deschideți meniul Instrumente și selectați Mail Merge din listă.

Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 5

Răspundeți la întrebările din Word. Instrumentul de corespondență Office Mail are un expert încorporat, cu câțiva pași, pentru a vă ușura viața, alegerea mai inteligentă și precisă a datelor.

Începeți prin alegerea tipului de document pe care îl scrieți. Alegeți opțiunea care vă convine cel mai bine și faceți clic pe Următorul.
Alegeți documentul "acasă" (documentul principal) pe care doriți să îl utilizați. Dacă ați urmat acești pași, puteți selecta "Utilizați documentul curent". Faceți clic pe Următorul.

Imaginea intitulată Efectuați un pas de corespondență în etapa 6

Alegeți ce fișier să utilizați. Acesta este fișierul cu datele pe care le-ați creat înainte. Selectați opțiunea corespunzătoare și faceți clic pe Următorul pentru a răsfoi fișierul și ao adăuga în document.

Dacă preferați să utilizați agenda de adrese Outlook, alegeți această opțiune.

Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 7

Alegeți ce date să utilizați. Office vă permite să selectați sau să eliminați linii după cum doriți. Acest lucru vă permite să alegeți informațiile despre fișierul de date pe care doriți să le adăugați în document, făcând fișierul de date chiar mai util, deoarece acesta poate conține informații pentru a fi utilizate în documente diferite. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe Următorul.

Datele pot fi sortate făcând clic pe caseta cu numele fiecărei coloane. Acest lucru poate fi util dacă trebuie să găsiți rapid diverse informații.

Introduceți câmpurile de date. Pe pagina următoare a asistentului vi se va solicita să scrieți documentul, dacă nu ați făcut-o deja, și veți avea o serie de opțiuni pentru introducerea datelor în fișier în document.

Introduceți un câmp de date plasând cursorul în locul în care doriți să plasați câmpul și selectând opțiunea corespunzătoare din expert.
- Puteți șterge câmpurile de date care se află în locații greșite sau duplicate apăsând pe spate sau pe tastatură, așa cum ați șterge o literă sau un număr.
Informațiile implicite se modifică ușor în funcție de tipul de document pe care l-ați spus expertul pe care îl scrieți. Office face tot ce este mai bun pentru a popula corect informațiile din datele pe care le-ați furnizat. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de afaceri, ar trebui să vedeți o opțiune pentru a introduce o Address Book, care include numele și prenumele fiecărui destinatar și adresa completă, comandate în câteva rânduri.
- Unele dintre opțiunile predefinite vor deschide o fereastră suplimentară pentru a completa informațiile corespunzătoare. Ele sunt toate mai mult sau mai puțin simple și ușor de înțeles.
- Dacă utilizați o presetare și este în imposibilitatea de a găsi informații corecte, faceți clic pe „Match Fields“, pentru a preda programul ce câmpurile de nume corespund cu numele implicite. De exemplu, puteți preda că poate utiliza categoria "UF" a fișierului său de date pentru a completa datele "Stare" din Agenda de adrese.
Pentru a utiliza propriile câmpuri, faceți clic pe "mai multe opțiuni". Puteți vedea numele pe care le puneți în fiecare coloană și apoi le puteți utiliza.

Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 9

Verifică cărțile. Direct Mail nu afișează informațiile specifice din domeniile pe care le-ați adăugat la documentul principal până când imprimați, dar Word oferă o funcție de previzualizare, care vă permite să verificați și asigurați-vă că informațiile apare în locurile corecte așa cum ați pus-o în document. Simțiți-vă liber să utilizați această funcție până când sunteți sigur că totul este în ordine.

Finalizați corespondența de corespondență. Ultimul ecran al vrăjitorului Mail Merge vă spune că totul este disponibil și este pregătit pentru imprimare. Informațiile vor apărea în fiecare document tipărit, iar programul va tipări numărul de documente egal cu numărul de informații diferite disponibile.

Dacă doriți să efectuați modificări individuale pentru anumite carduri, puteți face acest lucru și în ecranul expert dând clic pe "Edit individual cards" înainte de imprimare.

Metoda 3
Colaborarea în corespondență în OpenOffice.org

Imaginea intitulată Efectuați o etapă de combinare a corespondenței 11

Creați o bază de date. În OpenOffice.org este întotdeauna necesar un fișier de bază de date pentru a crea o combinație de corespondență - dar, în orice caz, puteți crea mai întâi datele dvs. într-o foaie de lucru.

Din documentul principal, deschideți meniul Fișier, Nou, Bază de date.
În fereastra care apare, selectați opțiunea "Conectați la o bază de date existentă". Alegeți "foaie de calcul" în caseta de selectare și faceți clic pe Următorul.
În fereastra următoare, alegeți foaia de lucru pe care doriți să o utilizați. Puteți alege dacă doriți sau nu să protejați baza de date cu o parolă făcând clic pe caseta de sub locația fișierului. Faceți clic pe Următorul când ați terminat.
În acest ecran, pentru a alege dacă să se înregistreze în baza de date pentru un acces facil în viitor și dacă este sau nu pentru a deschide baza de date pentru a-l edita acum (probabil că nu aveți nevoie să editați dacă ați creat doar foaia de calcul). Faceți clic pe Finalizare pentru a salva baza de date.
- Denumiți baza de date pentru a vă putea aminti cu ușurință.

Imaginea intitulată Efectuați o etapă de combinare a corespondenței 12

Introduceți câmpurile. Acum că ați pus informațiile într-o bază de date pe care OpenOffice.org o poate înțelege, este simplu să utilizați baza de date pentru poșta directă atâta timp cât știți pașii potriviți.

Din meniul Inserare, selectați "Câmpuri" și apoi "Altele ...". Alt mod de a face acest lucru este apăsarea tastelor Ctrl + F2.
În fereastra care apare, faceți clic pe fila "bază de date".
Faceți clic pe butonul Răsfoiți din partea dreaptă jos a ferestrei și găsiți baza de date pe care ați creat-o.
- Când selectați baza de date, aceasta va apărea în lista numită "selectare bază de date" în partea dreaptă a ferestrei.
În lista "Tip" din partea stângă a ferestrei, alegeți "Câmpuri de corespondență în corespondență".
Faceți clic pe + lângă baza de date și o foaie de lucru ar trebui să apară sub ea. Faceți clic pe + lângă ea și veți vedea și veți vedea numele câmpurilor pe care le-ați ales când ați creat foaia de lucru.
Selectați câmpul pe care doriți să-l adăugați și faceți clic pe Inserare, sau puteți tăia și lipi pentru ao plasa în poziția corectă.
- Nu uitați să poziționați cursorul în locul în care doriți să fie câmpul înainte de al introduce, sau va trebui să tăiați și să îl lipiți pentru a-l obține în poziția corectă.
- La fel ca în Office, câmpurile de text sunt tratate ca caractere alfanumerice în documentul dvs. primar. Puteți să o mutați cu bara de spațiu și să o ștergeți cu tasta de ștergere.

Imaginea intitulată Efectuați o etapă de combinare a corespondenței 13

Finalizați lista de discuții. Asigurați-vă că există toate câmpurile. Când sunteți gata, imprimați documentul principal. Hârtia de corespondență va tipări o copie pentru fiecare destinatar diferit pe care l-ați adăugat în document.

sfaturi

Asigurați-vă că ați împărțit câmpurile cu termenii cei mai specifici posibili. De exemplu, pentru numele dvs., ar putea fi necesar să utilizați trei câmpuri diferite, cum ar fi: numele primului nume (domnul, doamna), numele și prenumele. Și pentru aceasta, utilizați coloane separate cu un singur tip de informații în fiecare coloană.
Word oferă, în general, șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea documentul principal.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit