Cum se scrie un raport săptămânal

Rapoartele săptămânale sunt frecvente în multe companii, în special în meserii, stagii și proiecte de cercetare. Capricheați la momentul redactării raportului, astfel încât superiorii dvs. să aibă o idee mai clară despre progresele înregistrate.

conținut

Pași
Partea 1organizarea informațiilor
Partea 2formatarea documentului
Partea 3folosirea unui limbaj eficient
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Organizarea informațiilor

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 1

Cunoașteți scopul raportului. Atât de mult vă sunt necesare pentru a pregăti rapoartele, locul lor de muncă nu este pur și simplu să vă țină ocupat la locul de muncă. Aflând exact de ce șeful dvs. solicită rapoarte săptămânale vă va informa ce să scrieți în document.

În mod tipic, astfel de rapoarte au rolul de a informa managerii cu privire la stadiul actual al proiectelor companiei și de a asista la luarea deciziilor.
De exemplu, dacă sunteți un manager de magazin, poate fi necesar să rezumați vânzările săptămânii în rapoarte. Angajatorul dvs. va utiliza raportul pentru a evalua performanța magazinului, valorile și comenzile care au fost făcute.
Dacă intenționați să transmiteți rapoarte săptămânale către un proiect de cercetare sau stagiu, ideea este să demonstrați instructorului dvs. progresele înregistrate, împărtășind posibilele descoperiri.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 2

Afla cine va citi raportul. Identificarea publicului este foarte important atunci când planificați scrierea, deoarece vă ajută să acordați prioritate informațiilor.

Știind cine va citi raportul, veți putea, de asemenea, să știți mai bine ce fel de limbă să utilizați. De exemplu, un raport pentru un grup de elevi din clasa întâi ar fi destul de diferit de un raport pentru directorii unei companii multinaționale.
Gândiți-vă public dacă doriți să explicați mai multe detalii. De exemplu, dacă aveți de gând să scrieți un raport săptămânal despre o problemă juridică pentru un grup de avocați, nu este necesar să faceți un rezumat complet al legii. Dacă raportul se adresează unui grup de administratori fără formare juridică, pe de altă parte, este o idee bună să oferiți o imagine de ansamblu asupra legii.
Dacă raportul face parte dintr-un stagiu, un proiect de cercetare sau o activitate școlară, vă rugăm să fiți conștienți de public nu este profesorul sau consilierul dvs., indiferent de cât de mult le este transmis raportul. Gândiți-vă la contextul și la natura proiectului, pentru a ști cine să vă adresați scrisului.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 3

Prioritizați datele cheie din raport. Deși documentul este concis și scurt, este foarte probabil ca oamenii să nu o citească complet. Din acest motiv, nu uitați să puneți informațiile importante la începutul textului.

De exemplu, dacă scrieți pentru a compara trei mărci diferite de echipamente și pentru a recomanda cea mai bună opțiune pentru companie, concluzia ar trebui să fie vizibilă imediat. Ar trebui să explicați cum ați ajuns imediat la această concluzie.
În mod tipic, prima pagină a raportului ar trebui să fie un rezumat al constatărilor, recomandărilor sau concluziilor. Utilizați următoarele pagini pentru a explora mai adânc datele și pentru a le permite cititorilor interesați să continue analizarea rezultatelor.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 4

Fiți conștienți de ceea ce este posibil să se întâmple cu raportul. De obicei, rapoartele săptămânale sunt documente simple utilizate numai pentru înregistrare. Este posibil ca textul dvs. să nu fie citit până la sfârșit.

Totuși, rezistați tentației de a scrie un raport pe jumătate de gură. Mulți oameni cred că pot scrie ceva, la urma urmei, nimeni nu citește rapoartele săptămânale. Este important ca textul să reflecte etica muncii tale. Într-un anumit moment sau altul, cineva va observa că nu acordați atenție rapoartelor dvs. și nu este o idee bună să spui: "Știam că nimeni nu va citi textul, nu-i așa?
Atât cât întreg raportul ar trebui să fie de calitate, acordă prioritate părților care sunt cel mai probabil de citit. În mod normal, accentul ar trebui să fie pe rezumat și pe concluzii. Aceste părți trebuie să fie fără pată.
Știți că faptul că raportul nu este citit în întregime nu înseamnă că nu este important. Profesioniștii de rang înalt sunt de obicei foarte ocupați și sunt obișnuiți să facă lecturi dinamice pentru a obține informațiile de care au nevoie pentru a lua decizii. Probabil că nu vor citi întregul raport dacă nu este necesar, dar vor salva documentul pentru o conferință ulterioară, dacă este necesar.

Partea 2
Formatarea documentului

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 5

Cereți o mostră. În mod tipic, companiile au formatare standard pentru raportarea săptămânală, care facilitează eliminarea informațiilor de către manageri sau directori. Folosirea unui format diferit poate întrerupe lectura.

Urmărirea formatului companiei este chiar mai mult important în cazul rapoartelor de vânzări, deoarece managerii se obișnuiesc cu formatarea și pot scoate informațiile de care au nevoie cu o clipă. Folosind formate diferite, veți termina redarea raportului inutil, deoarece trebuie citit complet pentru a fi înțeles.
Căutați un asistent administrativ și întrebați dacă există un șablon de formatare pentru raport. De obicei, companiile au documente goale cu setările corecte de formatare.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 6

Luați în considerare metoda de prezentare. Dacă veți trimite raportul ca atașament sau document direct în corpul unui e-mail, formatarea documentului va fi diferită.

De exemplu, dacă trimiteți raportul ca atașament într-un e-mail, includeți un rezumat al corpului mesajului. Astfel, cititorul nu trebuie să descarce atașamentul pentru a înțelege mesajul general al raportului.
Dacă se dorește imprimarea, includeți o pagină de titlu sau o pagină de titlu pentru a facilita identificarea și înregistrarea raportului.
Indiferent de metoda de difuzare, includeți numele dvs. pe toate paginile. Introduceți, de asemenea, o pagină "PAGE X OF Y" pe toate paginile. Astfel, dacă foile sunt abandonate sau pierdute, cititorul va putea să știe de unde a venit raportul și dacă toate paginile sunt prezente.
Includeți informațiile necesare în antetul paginilor. De exemplu, puteți scrie "Raport de vânzări Selma Shoes, Săptămâna 32, Pagina 3 din 7".

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 7

Scrieți a Rezumat executiv. Acesta este un scurt rezumat al raportului în ansamblu, de obicei cu unul sau două paragrafe. Ideea este ca un executiv sa poata citi rezumatul doar pentru a lua decizii fara a trebui sa citeasca intregul raport.

Este foarte important să utilizați în abstract un limbaj concis și clar, evitând jargonul care trebuie explicat, deși publicul în cauză cunoaște termenii folosiți.
Să scrieți rezumatul după ce ați terminat de scris raportul, la urma urmei, este imposibil să rezuma ceva care nu a fost încă scris. Chiar dacă aveți deja o schiță a raportului, lucrurile se pot schimba în timpul redactării documentului în sine.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 8

Aranjați punctele și secțiunile bine. După ce înțelegeți pe deplin formatul solicitat pentru raport, pregătiți un contur cu secțiunile corespunzătoare pentru scopul documentului.

Examinați schița pentru a vedea dacă textul rulează logic de la o secțiune la alta. De asemenea, verificați dacă textul este potrivit pentru publicul din document.
De obicei, rapoartele sunt formate în următoarea ordine: rezumat executiv, introducere, concluzii, recomandări, descoperiri, discuții și lista de referințe. Dacă preferați, includeți anexe relevante și un index - de regulă, astfel de secțiuni nu sunt necesare în rapoartele săptămânale.
Fiecare secțiune a raportului ar trebui să abordeze un singur subiect. Fiecare paragraf al fiecărei secțiuni, la rândul său, ar trebui să discute o singură idee în cadrul subiectului. De exemplu, dacă există o secțiune în raportul de vânzări săptămânal numit "Marci populare", creați un paragraf pentru fiecare marcă. Dacă doriți să separați hainele de băieți și fete, puteți să creați subsecțiuni pentru fiecare marcă, separând un paragraf pentru a discuta despre hainele băieților și altul pentru hainele fetelor.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 9

Pregătiți o acoperire, dacă este necesar. Rapoartele săptămânale sunt scurte și nu necesită întotdeauna o pagină separată cu titlul. Pentru documente mai lungi, este o idee bună să includeți o pagină suplimentară la început, cu numele dvs. și un scurt rezumat al scopului documentului.

Coperta este diferită de rezumatul executiv. Trebuie să includă numai informațiile necesare pentru depunerea corectă a documentului.
Afacerea dvs. are probabil un format specific pentru acoperirea săptămânală a rapoartelor. Urmați instrucțiunile exact pentru depunerea ușoară.
Coperta trebuie să conțină cel puțin titlul sau descrierea raportului (cum ar fi "Raportul de vânzări săptămânal"), numele dvs., numele companiei și data livrării documentelor.

Partea 3
Folosirea unui limbaj eficient

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 10

Capriche în titlurile secțiunilor și subsecțiunilor. Titlurile permit cititorului să găsească anumite secțiuni ale raportului care îl interesează și îi ajută să obțină informațiile de care au nevoie pentru a-și înțelege concluziile sau recomandările.

Este important ca rubricile secțiunii să descrie conținutul direct și precis.
De exemplu, un raport săptămânal despre vânzări ar putea include următoarele secțiuni: "Tendințe de moda pentru femei", "Tendințe de moda pentru bărbați" și "Brand-uri populare pentru copii". În cadrul acestora, puteți include subsecțiuni pentru a evidenția tendințele și brandurile specifice.
Urmați aceeași construcție gramaticală pentru toate rubricile, astfel încât raportul să urmeze o consistență logică. De exemplu, dacă prima rubrică este "Îmbunătățirea poziției noastre în moda bărbaților", cea de-a doua ar trebui să fie "Conducerea competiției în moda femeii", nu "Vânzarea îmbrăcămintei pentru femei".

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 11

Scrieți folosind propoziții simple și clare. Scrisul direct și bine structurat, în modelul "obiect - verb - obiect", demonstrează claritatea gândirii și încrederea în concluziile raportului.

După ce ați schițat raportul, citiți-l de la început până la sfârșit și luați ceea ce nu este necesar. Găsiți acțiunea fiecărei propoziții și amintiți-vă să puneți subiectul aproape de verb: toate propozițiile trebuie să respecte linia "cine face ce".
Încheierea concedierilor și înfășurarea. Nu trebuie să defilați pentru a extinde raportul: mergeți direct la punct.
Desi scrierea directa suna plictisitoare sau plictisitoare, scopul raportului nu este de a distra cititorul. Alegeți stilul care va transmite mesajul cât mai eficient posibil.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 12

Evitați prejudecățile la momentul scrisului. Orice recomandări făcute în raport trebuie să se bazeze pe dovezi de fapt, nu pe opinii personale. Convingeți cititorul cu fapte concrete și scriere concisă.

Evitați adjectivele și expresiile cu conotații pozitive sau negative. Trebuie să vă concentrați atenția asupra faptelor!
Cazul va recomanda promovarea unui vânzător în raport, de exemplu, este important să se sprijine recomandarea cu fapte care să demonstreze valoarea angajatului, evitând detaliile subiective sau cu care se confruntă partea emoțională. De exemplu, scrie „Selma a vândut mai mult decât toți ceilalți angajați, chiar de lucru part-time“ este mai bună decât scris „Selma este oficial mai subțire echipa de oameni și întotdeauna se străduiește pentru mai multe care trebuie să lucreze prin perioadă pentru îngrijirea mamei bolnave. "

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 13

Utilizați verbe puternice. Când scrieți în vocea activă, un cuvânt informează cititorul despre ceea ce se întâmplă în frază: verbul. Este important să folosiți verbe scurte și puternice care să descrie în mod clar acțiunea în cauză.

Oferiți preferințe pentru verbe simple, cum ar fi "de a utiliza" în loc de "a utiliza".
La fel de mult ca verbele care descriu procesul de gândire - gândire, cunoaștere, înțelegere, credință - sunt necesare din când în când, ele sunt mai puțin directe. Ar putea fi mai bine să analizați ce intenționați să faceți ca întreaga frază să fie mai orientată spre acțiune. De exemplu, să presupunem că doriți să scrieți "Cred că vânzările noastre vor crește în următoarele luni". Analizați-vă gândirea în spatele declarației și încercați să o rescrieți: "Din punct de vedere istoric, vânzările cresc până la sfârșitul anului, anticipând creșterea vânzărilor în noiembrie și decembrie".
Pentru a vă concentra asupra acțiunilor de scriere, recitiți raportul pentru a încerca să eliminați propozițiile și să înlocuiți cuvintele care se termină -nu prin verbe mai puternice. De exemplu, "consensul de opinie" poate fi pur și simplu scris ca "consens". Dacă cineva "dă" o protecție pentru ceva, este mai bine să scrie pur și simplu "proteja".

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 14

Evitați vocea pasivă sau veți ajunge să acordați mai multă atenție obiectului decât subiectului. Indiferent cât de mult este nevoie pentru motive politice sau diplomatice, veți sfârși prin a face confuzia lecturii.

Vocea activă dă crezare celui care a efectuat acțiunea în cauză, lăsând cititorul de raport conștient de responsabilitatea pentru ceva. Nu înțelegi de ce contează? Imaginați-vă că citiți un articol despre un incendiu distructiv care spune: "Din fericire, toți copiii au fost mântuiți". Identificarea celor care salvează copii este importantă! Dacă articolul a spus: "Pastorul local Luiz Silveira a intrat în orfelinat și a salvat toți copiii", ați ști cine a meritat creditul eroului.
Vocea activă este de asemenea importantă pentru a-și asuma responsabilitatea pentru eventualele acțiuni negative. Când scrieți în mesaj "Erorile au fost comise", șeful dvs. va dori să știe cine a făcut greșelile și ce măsuri de disciplină au fost aplicate. Dacă ați făcut greșeala, să o asumați și să vă recunoașteți responsabilitatea.
Pentru a identifica și elimina vocea pasivă, căutați verbele ca "a fi" și "a fi". După ce le localizați, identificați acțiunea expresiei și aflați cine o conduce. Apoi puneți subiectul în centrul rugăciunii.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 15

Transmiteți datele cu elemente vizuale. Graficele și tabelele sunt mult mai ușor de citit decât un întreg paragraf de date, mai ales dacă informațiile pe care doriți să le transmiteți sunt numere.

Alegeți elementul adecvat pentru a transmite informațiile cititorului într-un mod util și care reflectă bine scopul raportului.
De exemplu, o diagramă de linie ar putea fi cea mai bună opțiune pentru a demonstra vânzările de jachete de lână în creștere, deoarece arată clar creșterea. Dacă ați folosit o masă pentru a transmite aceleași informații, cititorul va trebui să privească toate numerele și să le compare, pentru a ști că există o creștere efectivă. În cazul graficului, examinați imaginea pentru a cunoaște rezultatele.
Amintiți-vă că ochii sunt atrași de elementele vizuale. Este important ca graficele și tabelele să fie organizate și bine poziționate pe pagină. Includeți numai elemente vizuale esențiale pentru recomandările sau concluziile raportului.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 16

Evitați jargonul. La fel de mult ca industria în cauză are unii termeni care par imposibil de evitat, iar unii termeni de moda popularizat de cărți și articole, acestea de obicei nu adaugă valoare textului și poate interfera cu interpretarea mesajului în cauză.

Creați o listă cu termenii de jargon și de modă pentru a verifica și a nu exagerați timpul pentru a asambla rapoartele. Când ați terminat de scris, căutați documentul și înlocuiți jargonul după cum este necesar.
Ține minte că prea mult jargon nu arată că știi totul despre domeniul tău, dimpotrivă. Profesioniștii de rang înalt sunt de obicei mai în vârstă și au văzut creșterea și căderea mai multor "cuvinte de modă". Folosind astfel de termeni de multe ori, veți avea impresia că nu știți exact despre ce vorbești.
Evitați, de asemenea, utilizarea unor termeni prea complicați. De exemplu, scrierea unui raport cu privire la o problemă juridică nu înseamnă că trebuie să utilizați mai mulți termeni cunoscuți numai avocaților.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 17

Capriche în revizuire. În cazul în care raportul este plin de erori gramaticale și de scriere, veți face o impresie de nedreptate. Efectuați în prealabil o schiță pentru a avea timp să revizuiți.

Utilizați un program de verificare a ortografiei în procesorul de texte, dar nu depinde doar de el. Multe programe se sfârșesc prin a da greșeli, mai ales atunci când erorile creează cuvinte corecte (cum ar fi tastarea "dar" mai degrabă decât "mai mult").
Revizuirea înapoi a raportului vă poate ajuta să găsiți toate erorile. Când sunteți familiarizați cu ceea ce a fost scris, este normal să treci câteva greșeli, cum ar fi cuvintele omitete, deoarece creierul se sfârșește prin umplerea golurilor. Când citiți documentul înapoi, evitați această problemă.
Citirea textului cu voce tare ajută foarte mult la revizuire. Dacă întâmpinați probleme în timp ce citiți o propoziție, este probabil ca textul să nu fie corect formulat. Rescrieți pasajul pentru a îmbunătăți debitul de lectură.