Cum să participi la un apel de la șeful tău

Legăturile de la seful dvs. pot genera sentimente de anxietate, mai ales dacă întotdeauna vă face să vă simțiți nervos și mai puțin încrezători. Cele mai bune modalități de a face față apelurilor șefului dvs. includ practicarea etichetei corecte a conexiunilor și pregătirea pentru a primi sarcini și întrebări legate de munca dvs.

conținut

Pași
Partea 1practicarea etichetei profesionale la telefon
Partea 2vorbind cu șeful tău
Partea 3apelarea în afara programului de lucru
Sfaturi
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Practicarea etichetei profesionale la telefon

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 1

Răspundeți la telefon după două sau trei semnale de apel. Acest lucru vă va face să vă uitați productiv și ocupat. Răspunzând imediat telefonul vă va da impresia că nu sunteți prea ocupat, în timp ce așteptarea prea mult timp va arăta că persoana pe care o apelați nu este importantă.

Într-un mediu profesional, faceți acest lucru indiferent de cine vă sună. Nu utilizați eticheta profesională numai cu șeful dvs., ci cu toți ceilalți, inclusiv cu colegii, clienții și furnizorii, care vor fi mai receptivi dacă manifestați comportamentul potrivit. De asemenea, este posibil ca șeful tău să sune de la un alt număr, așa că e bine să fii pregătit.

Imagine intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 2

Salutați persoana profesională. Când răspundeți la telefon, fiți întotdeauna profesioniști și plăcuți. De exemplu, prin apeluri din partea colegilor sau șefului tău, poți să spui "John Smith vorbind. Cum pot ajuta? "

Pentru organizațiile mai mari cu mai multe departamente, puteți include și industria dvs. și spuneți ceva de genul "John Smith, departamentul financiar, cum pot ajuta?".
Când răspundeți la un apel de la un număr din afară, vorbiți numele companiei, chiar dacă credeți că s-ar putea suna șeful tău. De exemplu, ați putea spune: "Bună ziua! Cei care vorbesc sunt João Silva de la Banca Națională, cum pot să te ajut?

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 3

Înghițiți ceea ce mâncați sau scuipați guma de mestecat. Cel mai bine este să faceți acest lucru înainte de a răspunde la telefon, dar dacă nu puteți, scuipați guma de mestecat sau înghițiți-o cât se poate de discret. Vorbind cu guma de mestecat sau cu mâncarea din gură, vă puteți arăta neprofesionist și acest lucru va fi observat de oricine de la celălalt capăt al liniei.

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 4

Vorbiți clar și direct pe telefon. Acest lucru va evita eșecurile de comunicare dintre dvs. și șeful dvs., ceea ce poate provoca probleme în viitor. De asemenea, șeful dvs. poate fi frustrat dacă nu poate comunica cu dvs. dacă vocea dvs. este confundată sau dacă sunetul este compromis.

Încercați să zâmbiți când răspundeți la telefon. Majoritatea oamenilor pot auzi un zâmbet prin vocea și tonul lor. Acest lucru va reflecta direct comportamentul sefului dvs., mai ales daca lucrati cu vanzari sau servicii pentru clienti.

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 5

Dă-le atenția deplină șefului tău. Când sunteți la telefon, acordeți întotdeauna atenție. Opriți ce faceți - chiar dacă este o sarcină pe care a cerut-o și să asculte ce are de spus.

Ca regulă generală, evitați să răspundeți la distragerile din afară atunci când vorbește cu dvs. De exemplu, dacă un colaborator apare la biroul dvs., spuneți politicos că sunteți la telefon și nu puteți vorbi în acest moment.

Partea 2
Vorbind cu șeful tău

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 6

Fă-ți notă când vorbești cu șeful tău. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți pregătit dacă transmite informații importante, cum ar fi datele, adresele, orele sau instrucțiunile pentru o anumită sarcină. De asemenea, vă va permite să scrieți întrebări pe care le puteți avea pentru șeful dvs.

Luați în considerare păstrarea permanentă a unui notebook și a unui stilou, fie pe birou, fie într-un sertar. Deci sunteți întotdeauna gata să faceți niște informații importante.
Dacă nu aveți un notebook, dar sunteți în fața computerului, deschideți un nou document în Notepad sau Word și utilizați-l pentru a scrie. Țineți minte, totuși, șeful dvs. vă poate auzi tastați. Arătați că ascultați în mod activ și este mai probabil să credeți că tastarea dvs. este de fapt legată de conversație.

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 7

Păstrați calm. Respirați adânc pentru câteva momente și luați o gură de apă dacă aceasta vă ajută. Simptomele de anxietate pot fi auzite la telefon, mai ales dacă aveți tendința de a respira mai intens sau dacă vocea dvs. este neclară. Menținerea calmului vă va ajuta să deveniți mai încrezători și sub control.

Dacă știi șeful tău va suna, fă o scurtă plimbare în prealabil pentru a ușura tensiunea. Chiar și mersul prin birou sau departament vă poate ajuta. Întoarce-te în timp pentru a răspunde la apelul șefului tău.
Dacă trebuie să vă liniștiți imediat înainte sau după apel, respirați profund. Inhalați aerul în tăcere prin nas timp de patru sau cinci secunde - țineți-l timp de încă trei secunde și eliberați lent timp de încă patru sau cinci secunde. Creșterea oxigenului ajută la ameliorarea tensiunii și la înlăturarea minții.

Imaginea intitulată Răspuns la telefonul de la șeful tău Pasul 8

Intotdeauna practica ascultarea activa. Întrucât șeful dvs. nu vă vorbește personal, este important să demonstrați clar că înțelegeți tot ceea ce se spune. Nu-ți fie frică să-l rogi să repete unele informații sau să explice altceva dacă nu înțelegi prima oară.

De fapt, poate fi o idee bună să cereți mai multe clarificări sau să confirmați detalii din timp în timp, chiar dacă ați înțeles-o perfect, doar pentru a confirma că ascultați și înțelegeți. Rezumați instrucțiunile anterioare înainte de a vă alimenta. Prin a arăta că puteți asculta în mod activ, îi veți arăta șefului dvs. că ați acordat atenție și că aveți un comportament foarte profesionist în general.

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 9

Răspundeți scurt și concis. Acest lucru arată că sunteți pregătit și permiteți-i șefului să se îndrepte spre acest punct, cu puțină distragere a atenției. Este foarte posibil ca șeful dvs. să fie ocupat și chemat să vă anunțe ceva specific. Dacă nu cere detalii, să fie scurt și să răspundă doar la ceea ce întreabă el.

Din nou, acest lucru nu vă împiedică să solicitați clarificări suplimentare dacă este necesar. Seful dvs. va fi probabil ocupat, dar este mai bine să vă petreceți 60 de secunde acum explicându-vă ceva decât să pierdeți timpul mai târziu corectând greșelile. Dacă aveți mai multe întrebări decât este nevoie pentru a le clarifica, întrebați-vă șeful dvs. dacă există material de referință sau altcineva care vă poate ajuta să rezolvați problemele.

Imagine intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 10

Faceți afirmații în întreaga conversație. Spuneți lucruri precum "da", "OK", "înțeleasă" și "clară" pentru a indica faptul că ascultați ceea ce spune șeful tău.

Desigur, aceste afirmații ar trebui incluse în mod corespunzător în conversație. Așteptați o pauză după o instrucțiune sau o explicație înainte de a vorbi.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefonul de la șeful dvs. Pasul 11

Mențineți o atitudine pozitivă în timpul apelului. Având o atitudine pozitivă vă va arăta șeful dvs. că sunteți încrezător, competent și nu vă temeți de provocările asociate muncii. De exemplu, dacă seful tău cheamă să vorbești despre o problemă, discuta soluțiile posibile pe care le poți implementa.

Chiar dacă șeful tău critică munca sau comportamentul tău, fii cât mai receptiv posibil. Recunoașteți critica, rezumând-o cu propriile cuvinte și oferind apoi soluțiile posibile. Puteți să vă exprimați preocupările dvs. reale pentru ceea ce este înainte, dar evitați să oferiți scuze pentru greșelile sau problemele din trecut.
Când vorbiți despre preocupări sau despre explicarea problemelor anterioare, utilizați întotdeauna expresii cu "I". Acest lucru va împiedica șeful tău să devină defensiv și să răspundă agresiv. De exemplu, dacă solicită să vorbiți despre un proiect pe care nu l-ați finalizat la timp, spuneți "Am avut probleme cu colectarea resurselor" în loc de "Nu mi-ați dat resursele la timp".

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 12

Mulțumesc șefului tău pentru apel. Deși a sunat și nu tu, mulțumesc că este o modalitate foarte bună de a-ți demonstra recunoștința pentru timpul petrecut. Spuneți ceva de genul "Știu că ziua ta este plină, atunci vă mulțumesc că ați luat timp să mă sunați".

Asta se întâmplă pentru orice legătură cu șeful tău, dar e mai important dacă e chemat să explice un proiect, să-și exprime o preocupare sau să-i critice performanța. Scopul este să vă demonstrați dorința de a face o treabă bună în ceea ce privește sarcinile atribuite și de a vă mulțumi șefului dvs. pentru timpul dedicat va arăta că intențiile dvs. sunt adevărate.

Partea 3
Apelarea în afara programului de lucru

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 13

Răspundeți la apel dacă este posibil. Dacă șeful tău sună după ore, trebuie să ai grijă numai dacă nu te împiedică de afacerea ta. Acest lucru este valabil mai ales dacă ați început să lucrați mai puțin de șase luni în urmă.

Disponibilitatea de a comunica cu șeful tău după orele de lucru va demonstra că ești dedicat muncii tale și companiei.
Dacă nu puteți răspunde, totuși, dați șefului dvs. un răspuns cât mai curând posibil. În mod ideal, ascultați mesageria vocală din căsuța poștală (dacă a părăsit-o) în câteva minute. În funcție de cultura companiei și de natura apelului, puteți trimite un mesaj sau un e-mail pentru a justifica faptul că nu răspundeți dacă nu puteți apela înapoi.

Imagine intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 14

Evaluați cultura locului de muncă. În unele companii, angajatorul vă poate dori să păstrați legătura prin telefon sau prin e-mail, indiferent de ora sau ziua săptămânii. Deși poate părea nedreaptă, va trebui să acceptați acest lucru ca parte a culturii companiei, dacă doriți să continuați să lucrați la ea.

Dacă nu sunteți sigur de acest protocol, consultați colaboratorii. Ar putea fi perfect acceptabil să amânați răspunsul în câteva ore sau este posibil ca toată lumea să răspundă la timp. Aflați ce se așteaptă de la un angajat și urmați regulile.

Imagine intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 15

Rămâneți pozitivi și acționați în consecință. Ar trebui întotdeauna să fii politicos și pozitiv în timp ce asculți șeful tău, chiar și la apeluri târzii. Deci, evaluați fiecare situație în parte înainte de a determina răspunsul cel mai corect.

Dacă șeful dvs. oferă o revizuire generală sau un set de instrucțiuni, de exemplu, faceți note în timpul conversației, dar nu ezitați să vă întoarceți la activitățile dvs. non-work atunci când se termină apelul. Lăsați-l să lucreze în timpul orelor de lucru, dacă nu este urgent.
Pe de altă parte, dacă șeful dvs. vă cheamă în legătură cu o situație de urgență, va trebui să aveți grijă imediat și conform instrucțiunilor.

Imaginea intitulată Răspundeți la apelul telefonic de la șeful dvs. Pasul 16

Evaluați-vă satisfacția de ansamblu cu serviciul. Șeful tău nu te așteaptă să fii disponibil 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, dar poate că nu știe ce înseamnă să fii rezonabil. Dacă de multe ori sună după ore și asta te lasă nemulțumit și anxios, poate că e timpul să începi să cauți altă slujbă.

Puteți opri telefonul mobil dacă credeți că șeful dvs. poate suna, dar acest lucru vă poate determina concedierea. Poate înțelege mesajul că nu ar trebui să plece în afara orelor, sau poate înțelege că acesta este motivul pentru a vă da foc.

sfaturi

Practicați răspunsul dvs. la apeluri într-un cadru privat, astfel încât să vă simțiți mai confortabil, încrezători și pregătiți pentru următorul apel. Pretindeți că faceți o plată sau că ați aranjat un apel cu prietenii.
Comunicați-vă cu șeful dvs. în modul care reflectă cel mai bine cultura companiei. În timp ce șeful tău ar putea apela în mod special pentru a discuta probleme de afaceri, aceste conversații pot fi o mare oportunitate de a face o impresie de durată. Consultați legăturile cu seful dvs. ca o modalitate de a interacționa pozitiv, ceea ce poate duce la recunoașterea viitoare și avansarea în carieră.