Cum se scrie o scrisoare care solicită o prelungire a timpului

Există mai multe situații în care trebuie să solicitați o creștere a termenului limită. De exemplu, la colegiu, să ai timp să termini o disertație sau la locul de muncă, când angajatul e prea ocupat pentru a finaliza un proiect la timp. Este foarte important să scrieți o scrisoare în cadrul standardelor pentru a aplica în mod eficient extinderea. Reflectați asupra naturii solicitării: cât timp aveți nevoie și de ce? Apoi, scrieți o scrisoare formală și trimiteți-o cu confirmare de primire pentru a fi liniștită.

conținut

Pași
Metoda 1scriind scrisoarea
Metoda 2În urma convențiilor oficiale de scrisori
Metoda 3trimiterea scrisorii destinatarului
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Scriind scrisoarea

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extensie Pasul 1

Scrieți scrisoarea cât mai curând posibil. De îndată ce observați că veți avea nevoie de un termen mai lung, începeți să faceți această scrisoare. Trebuie să oferiți cât mai multe notificări prealabile, astfel încât destinatarul să poată lua o decizie cu privire la situație. Acest lucru oferă, de asemenea, impresia că sunteți organizat, chiar dacă solicitați o ajustare a programului.

Imagine intitulată Scrierea unei scrisori care solicită o extindere Pasul 2

Determinați cât de mult veți avea nevoie de el. Luați în considerare toți factorii și faceți o cerere realistă. Dacă cereți puțin timp, este posibil să trebuiască să solicitați o altă extensie. Evitați extrapolarea termenelor limită ori de câte ori este posibil. Urmărind această idee, este mai bine să supraestimăm puțin timpul.

În funcție de situație, considerați scrisoarea drept o negociere. Dacă da, cereți mai mult timp decât este necesar pentru a putea negocia și combina o perioadă mai scurtă decât cea solicitată.
Măsurați-vă ritmul de lucru bazat pe progresul actual al sarcinii și ce mai trebuie făcut. De exemplu, dacă ați lucrat la un proiect de consultanță timp de trei luni, aveți deja o idee destul de bună despre cât mai mult de făcut.
Fiți conștienți de limitarea de timp pe care o are și destinatarul. El poate fi la timp și acum va trebui să-l întârzie. De exemplu, profesorii universitari trebuie să livreze clasele finale de hârtie până la o anumită dată și să calculeze datele de livrare în consecință.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extensie Pasul 3

Fiți conștienți de regulile prestabilite. Aflați termenul actual înainte de a cere modificarea. Nimeni nu vrea să se uite dezorganizat solicitând o prelungire fără a înțelege chiar situația actuală. De exemplu, unele entități guvernamentale cer comanda la 24 de ore de la contactul inițial. Dacă nu puteți face acest lucru, vă rog să-mi spuneți cât mai curând posibil.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 4

Includeți o explicație bună pentru solicitare. Vei lua timp pentru a scrie scrisoarea și destinatarul va lua timp să-l citească, așa că da tot ce e mai bun. Gândiți-vă din greu la motivul real al solicitării de prelungire și informați-l cu sinceritate pe apelant. Nu mint sau exagereaza, deoarece acest lucru inrautateste doar sansele de a obtine permisiunea.

Un motiv bun este dorința de a asigura calitatea sau de a avea grijă de locul de muncă. De exemplu, dacă faceți un proiect care poate avea un impact asupra siguranței mai multor persoane, evidențiați acest lucru solicitând mai mult timp, deoarece acest lucru poate afecta în favoarea dvs.
Dacă faceți această solicitare din mai multe motive, alegeți cea mai bună sau cea mai bună și concentrați-vă asupra acesteia. De exemplu, dacă amânați acceptarea unui nou proiect, spuneți că preferați să faceți mai multe cercetări privind transferul de costuri (dacă este cazul), în loc să spuneți că așteptați o altă ofertă.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 5

Furnizați câteva detalii alese împreună cu cererea. Detaliile dau mai multă veridicitate și pricepere scrisorii. Acest lucru este foarte important dacă trimiteți scrisoarea unei agenții guvernamentale sau unei alte instituții unde nu ați fost niciodată personal.

De exemplu, dacă bunicul tău moare cu două zile înainte de data livrării TCC, cel mai bine este să descrii incidentul ca o "situație de urgență familială", în loc să raportezi doar că este un motiv personal. De asemenea, este bine să spuneți pe scurt ce sa întâmplat și că va trebui să călătoriți, să aveți grijă de detaliile practice, să acordați sprijin familiilor etc.
Lăsați documentația în ordine înainte de a trimite orice solicitare. Trebuie să se facă o listă de priorități și sarcini prioritare, în special atunci când se adresează instituțiilor guvernamentale sau oficiale. Arătând că ați îndeplinit toți pașii procesului până acum, veți număra puncte în favoarea dvs.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 6

Rămâi pozitiv în ceea ce privește conținutul și tonul. Nimeni nu vrea să citească zidul plângând sub forma unei scrisori. Descrieți rapid și scurt evenimentele negative și continuați cu propunerea de soluție. De exemplu, dacă credeți că salariul oferit inițial este prea mic, scrieți ceva de genul "Am nevoie de mai mult timp să mă gândesc la ofertă. Cu toate acestea, cred că un salariu mai mare mi-ar permite să fac o muncă mai eficientă ".

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extensie Pasul 7

Corectați ortografia și gramatica literei înainte de a trimite. Permiteți-vă să faceți câteva minute pentru a citi totul cu atenție înainte de a trimite. Căutați, de asemenea, erori de tiparire și scriere. Treceți verificatorul de vrăji în editorul de text. Cereți unui prieten să vă dea o mână de mâna a doua. Nu faceți acest lucru într-o grabă sau săriți acest pas, deoarece greșelile mici pot da impresia că sunteți neglijent și puteți afecta decizia finală.

Metoda 2
În urma convențiilor oficiale de scrisori

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 8

Faceți un antet. Data trebuie să apară în colțul din dreapta sus al paginii. Săriți o linie și scrieți-vă adresa, de asemenea corectă. Apoi treceți peste o altă linie și introduceți adresa completă a destinatarului spre stânga.

Dacă trimiteți cererea prin e-mail, omiteți data și adresa, începând cu salutul. Când scrieți "subiectul", fiți foarte precisi. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail unui profesor, subiectul trebuie să citească "Numele dvs. complet - Numele și prelungirea cererii".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 9

Utilizați un salut formal și complet. Începeți cu "Dragă" și puneți titlul și numele de familie în ordine. De exemplu: "Dragă dr. Rocha" sau "Dragă director Silveira".

Chiar dacă sunteți parte a cercului social al persoanei și discutați cu ei în situații informale, această solicitare are o natură oficială, deci păstrați conținutul strict formal. Nu scrieți nimic de genul "Bună, Fabius", de exemplu.
Găsiți o persoană specifică pentru a adresa scrisoarea. În caz contrar, va arăta ca o reclamă standard sau e-mail. De exemplu, "Dragă Rector Sousa" este mai bun decât "pentru Rectory".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 10

Faceți paragrafe concise. Corpul scrisorii trebuie să aibă una până la trei paragrafe. În multe cazuri, puteți deschide subiectul cu unul sau două rânduri, explicați cererea în două până la patru rânduri și completați utilizând una sau două rânduri. Dacă într-adevăr aveți nevoie de trei paragrafe, separate în introducere, corp și concluzie.

Pentru a deschide subiectul, spuneți ceva de genul "Sunt So-și-așa, student al Introducerii la cunoștința X dimineața". Aceasta va specifica situația în care profesorul tău să-și amintească despre ce vorbești.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând un pas pentru extensie 11

Acordați atenție comentariilor dvs. finale. Nu ignora puterea unei concluzii. Utilizați ultimele propoziții pentru a vă reafirma situația (într-un rând) și le mulțumiți pentru timpul în care destinatarul a petrecut citirea scrisorii. Scrieți ceva de genul "Apreciez atenția acordată cererii mele".

Idealul este să se încheie cu o expresie de închidere ca "Salutări" sau "De acum vă mulțumesc".
Dacă aveți nevoie de un răspuns la un anumit timp, includeți și acele informații în final. Combinați-le cu aprecierea. De exemplu, "Vă mulțumim pentru considerație și aștept răspunsul dvs. până săptămâna viitoare" Doar fiți atenți să nu vă faceți să pară că solicitați ceva.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând un pas pentru extindere 12

Includeți numele dvs. complet și semnătura. Sub "Cu stimă", lăsați trei sau patru linii goale. Apoi, introduceți numele dvs. complet și justificați-l în stânga. Utilizați spațiul gol pentru a vă înscrie numele cu stiloul. Dacă intenționați să trimiteți scrisoarea prin e-mail, ștergeți acest spațiu și lăsați doar numele complet.

Metoda 3
Trimiterea scrisorii destinatarului

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând un pas pentru extensie 13

Faceți o copie a literei sau copiați fișierul. Odată ce ați revăzut conturul, faceți o fotografie (pentru a vă converti într-un fișier pdf), salvați schița pe un anumit site web sau faceți o fotocopie tradițională a scrisorii. Dacă doriți, introduceți și data expedierii, dacă nu este aceeași cu cea a antetului. Păstrați această copie undeva pentru a păstra o înregistrare personală.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 14

Pune-o în e-mail. Luați scrisoarea la cea mai apropiată corespondență, duceți-o la grefier și luați numărul de urmărire sau puneți-l într-o cutie poștală. Dacă doriți să fiți sigur că scrisoarea a fost primită, trimiteți-o cu confirmare de primire (aceasta necesită plata unei taxe).

Dacă trimiteți o copie tipărită a literei, utilizați o imprimantă de înaltă calitate cu un cartuș bun. De obicei, scrisorile scrise de mână nu sunt acceptate.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 15

Trimiteți cererea de extensie prin e-mail. Aceasta este probabil cea mai bună modalitate de a trimite cererea, deoarece are nevoie de puțin timp și este foarte fiabilă. Verificați adresa de e-mail a destinatarului înainte de a trimite și includeți un număr de identificare, dacă este cazul, în câmpul subiect.

Destinatarul poate vedea momentul exact la care a fost trimis e-mailul. Rețineți acest lucru dacă aveți obiceiul de a trimite e-mailuri în zori.
Utilizați o adresă oficială de e-mail pe care o utilizați de fapt. Trebuie să trimiteți mesajul de e-mail de la o adresă oficială utilizată în situații profesionale. De exemplu, trimiterea unui e-mail dintr-un cont numit "[email protected]" nu este adecvată.
Dacă trimiteți scrisoarea prin fax, așteptați pagina de confirmare spunând că transmisia a avut succes și a fost primită.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o extindere Pasul 16

Efectuați un apel în loc de scrisoare. Dacă aveți nevoie de o extensie urgentă sau sunteți la timp, idealul este să vorbiți personal sau prin telefon. În acest caz, vorbiți formal și explicați situația într-o manieră organizată.

sfaturi

Scrisoarea dvs. ar trebui să aibă doar o pagină (sau mai mică). Acest lucru dă impresia că este completă, dar este încă ușor de citit rapid.
Rămâi acordat deoarece puteți primi o scrisoare de confirmare sau un e-mail prin care vă anunță că cererea a fost primită.

avertismente

Fii realist în a face promisiuni. Nu este nevoie de mai mult timp pentru a face mai multă muncă decât se aștepta.
În mod ideal, această solicitare de prelungire a termenului limită ar trebui să se facă o singură dată. Nu fi suficient de norocos pentru a obține o altă prelungire.
Vedeți dacă ați atașat toate formularele necesare pentru comandă. Unele instituții solicită ca formularul furnizat de ele să fie folosit ca șablon.