Cum să scrieți o scrisoare de confirmare

O scrisoare de confirmare este o corespondență trimisă pentru confirmarea detaliilor, cum ar fi acordurile verbale, numirile și interviurile de angajare. Scrisoarea poate confirma, de asemenea, o rezervare, răspunsul la o invitație, primirea de diverse articole sau servicii sau planuri de călătorie. Literele de confirmare sunt scurte și pot fi scrise cu ușurință într-un format simplu.

conținut

Pași
Metoda 1scrierea unei scrisori de confirmare
Metoda 2revizuirea scrisorii de confirmare

pași

Metoda 1
Scrierea unei scrisori de confirmare

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 1

Utilizați antet. O scrisoare de confirmare trebuie să fie scrisă pe antet dacă se referă la probleme de afaceri. Astfel, cartea câștigă apariția unui document formal și oficial al unei companii. Chiar deasupra salutului, includeți numele și adresa completă a destinatarului. Acest antet include numele persoanei pentru care scrieți scrisoarea, titlul corespunzător, departamentul sau compania în care funcționează (dacă există) și adresa firmei.

Dacă este o chestiune personală sau dacă trimiteți un răspuns personal unei companii, utilizați formatul de afaceri adecvat. Introduceți adresa și data de întoarcere în marginea din stânga sau aliniate la marginea din dreapta. Săriți o linie și includeți adresa destinatarului de-a lungul marginii din stânga.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 2

Începeți cu salutul potrivit. Când trimiteți o scrisoare de confirmare, utilizați salutul potrivit, pe lângă numele și titlul persoanei. Formatul general acceptat este Stimate Domn / Sr./Srta./Dr. urmată de numele de familie al persoanei.

Nu te referi la o femeie ca Ra. dacă nu știi că e singură.
Dacă scrieți o scrisoare de confirmare mai personală și informală, folosiți numele persoanei.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 3

Confirmați detaliile acordului făcut în primul paragraf. Mergeți direct la punct într-o scrisoare de confirmare. Nu este nevoie de informații introductive sau de curtoazie. Utilizați primul paragraf pentru a descrie în mod specific detaliile a ceea ce confirmați. Aceste detalii pot include datele, orele și locația. Fii specific.

Unele modalități comune de a începe aceste paragrafe sunt: Voi scrie pentru a confirma ..., Aș dori să confirm ... sau Scrisoarea urmărește să confirme ....
Dacă trimiteți confirmarea obiectelor primite, vă rugăm să raportați chitanța din primul paragraf. Specificați exact natura produsului, numărul de articole și numărul de ordine. Începeți paragraful după cum urmează: Sunt bucuros să confirm sau Trimiteți chitanța.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 4

Includeți alte detalii. În același paragraf sau într-un al doilea paragraf scurt, menționați alte detalii care ar putea fi relevante. Acestea pot include acorduri monetare, termeni și condiții sau orice alte detalii care necesită confirmare. Aceste detalii pot fi, de asemenea, responsabilități pentru sarcini specifice sau sarcini rămase care trebuie îndeplinite.

Întotdeauna reafirmă termenii și condițiile convenite pentru a evita neînțelegerile cu privire la ceea ce sa convenit. Repetarea termenilor conveniți vă ajută să clarificați ceea ce se așteaptă de la dvs.
Dacă întrebați pe cineva să-și asume responsabilitatea pentru o sarcină, sugerați-i să confirme dacă acest aranjament este de dorit. Puteți indica faptul că aveți nevoie de această confirmare în scris, prin telefon sau prin e-mail.
O scrisoare de confirmare nu este destinată doar confirmării unei întâlniri, a unui acord sau a primirii de articole, ci și ca document justificativ. O scrisoare de confirmare este un document pentru ambele părți care servește drept dovadă a corespondenței. Aceasta este o garanție pentru ambele părți în caz de problemă sau neînțelegere.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 5

Cereți un răspuns, dacă este necesar. Ultimul paragraf include o linie care încurajează destinatarul să ia legătura cu dvs., dacă este necesar. Rugați-l să vă anunțe dacă există vreun impediment, cum ar fi clarificarea, neînțelegerea sau o problemă.

Aceste fraze pot avea acest format: Contactați-ne dacă aveți nevoie de mai multe informații ... sau Trimiteți un răspuns dacă trebuie să adăugați ...

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 6

Închideți scrisoarea cu o mulțumire destinatarului. Închideți corect litera. Utilizați un termen precum Cu sinceritate, cordial, Cu respect sau Cu mare respect. Includeți numele dvs. și plasați semnătura deasupra acestuia. Utilizați numele complet pentru scrisori de afaceri.

Metoda 2
Revizuirea scrisorii de confirmare

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 7

Examinați scrisoarea de confirmare. Înainte de a trimite un document oficial, chiar și într-o chestiune personală, revizuiți-l. Această instrucțiune este deosebit de importantă dacă scrisoarea se referă la un acord de afaceri. Căutați cuvinte greșite, cuvinte lipsă, gramatică incorectă, erori de punctuație sau alte probleme superficiale.

Trimiterea unei scrisori educate vă face să arătați ca o persoană responsabilă, profesională și amănunțită.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 8

Utilizați o hârtie adecvată într-o imprimantă de calitate. Când tipăriți o scrisoare de la o companie, utilizați hârtie de firmă care include și antet. Dacă nu sunteți asociat cu o companie și nu aveți antet, imprimați litera pe hârtie de înaltă calitate. Imprimați litera pe o imprimantă bună cu cerneală și cartuș de imprimare.

Imprimați întotdeauna o scrisoare de confirmare dacă nu o trimiteți prin e-mail. Nu transmiteți niciodată o scrisoare de afaceri.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 9

Utilizați font și margini standard. Când scrieți o scrisoare oficială, utilizați un font standard, cum ar fi Times New Roman sau Arial. Fontul trebuie să aibă dimensiunea 12 fără caractere aldine, italice sau subliniate. Marginile trebuie să fie de 2,50 cm pe fiecare parte.

Pentru o scrisoare oficială, cum ar fi o scrisoare de confirmare, utilizați formatarea blocului. Aceasta înseamnă distanța simplă cu o linie între paragrafe și fără indentare.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 10

Fii scurt și du-te direct la punct. O scrisoare de confirmare este scurtă. Păstrați-l scurt și eliminați cuvintele, frazele și informațiile inutile. Limitați conținutul literei la detaliile pe care le confirmați.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 11

Mențineți un ton comercial. Deoarece majoritatea scrisorilor de afaceri sunt scurte prin natura lor, tonul este foarte formal și impersonal. Deci, este posibil să vă concentrați asupra detaliilor confirmate și să reduceți curtoazele inutile.

Indiferent dacă scrieți o scrisoare de confirmare personală, o scrisoare către o persoană cunoscută sau cineva cu care aveți o relație relativ mai informală, este posibil să fiți ceva mai personal. Cu toate acestea, dacă nu sunteți sigur, fiți formali.
Deși doriți să mențineți formalități, este bine să vă arătați recunoștință sau entuziasm. De exemplu, dacă ați fost chemați la un interviu de angajare, puteți răspunde după cum urmează: Vă mulțumim pentru oportunitatea de a fi intervievați pentru funcția ... sau Aștept cu nerăbdare interviul de angajare ...

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 12

Știți când să trimiteți o scrisoare de confirmare. Există mai multe motive pentru a trimite o scrisoare de confirmare. Confirmarea datelor despre întâlniri, întâlniri, interviuri, conferințe sau alte evenimente reprezintă motive comune pentru ca oamenii să trimită o scrisoare de confirmare. Alte situații frecvente în care puteți trimite o scrisoare de confirmare includ: