Cum se scrie o cerere de ofertă

O cerere de propuneri este un instrument de afaceri care permite companiilor să caute consultanți sau profesioniști care răspund nevoilor lor. O aplicație bună va crește șansele de a obține propuneri bune de la candidați bine calificați. Cu cât sunteți mai avansați în solicitare în ceea ce privește așteptările dvs., cu atât veți fi mai aproape de găsirea unui loc de muncă.

conținut

Pași
Partea 1determinarea nevoilor dvs.
Partea 2planificarea cererii de propuneri
Partea 3scrierea cererii de propuneri
Partea 4trimiterea cererii de ofertă
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Determinarea nevoilor dvs.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 1

Știi ce vrei. Primul pas este să cunoașteți tipul de rezultat pe care doriți să-l aveți cu proiectul. Având o viziune vă va ajuta să răspundeți în mod corespunzător la întrebări despre serviciile unui consultant.

Identificați tipul de proiect pe care îl faceți și listați pașii necesari pentru realizarea acestuia.
Determinați tipul de ajutor pe care îl considerați necesar. Sunt nevoile dvs. tehnice, legate de design sau ambele? Veți avea nevoie de o persoană sau de o echipă în proiectul dvs.? Poate munca să fie făcută de departe sau aveți nevoie de cineva în persoană în fiecare locație?
Întrebați-vă ce fel de specialiști sau creatori trebuie să angajați pentru a-ți realiza proiectul.
Având o viziune inițială nu înseamnă că proiectul va ieși exact așa cum ați planificat.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 2

Evaluați-vă obiectivele și misiunile. Obiectivele și misiunea într-o perspectivă generală a companiei sunt la fel de importante ca și detaliile proiectului.

Revedeți declarația de misiune a companiei dvs., chiar dacă dvs. ați scris-o.
Fii explicit în legătură cu modul în care proiectul va servi misiunii companiei.
Modificați-vă viziunea proiectului dacă nu corespunde obiectivelor generale ale companiei.
Identificați modul în care proiectul va îmbunătăți compania, indiferent dacă participă la nevoile acționarilor sau acționarilor sau care își deservește clienții.

Faceți o declarație despre modul în care proiectul îndeplinește obiectivele companiei. Trebuie să includeți această declarație în cererea de propunere, dar vă va ajuta să vă concentrați obiectivele proprii pentru proiect.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 3

Determinați bugetul. Trebuie să știți suma exactă a banilor pe care îl veți cheltui pe proiect. Cunoașterea bugetului dvs. vă va ajuta în relația cu consultantul pe termen lung contractat.

Discutați cu departamentul financiar sau contabil în prealabil. Nu este suficient să presupuiți cât de mult puteți cheltui pe proiect.
Asigurați-vă că includeți toate părțile proiectelor și toate persoanele care vor fi angajate pentru a vă ajuta să realizați proiectul.
Planificați cheltuielile suplimentare. Proiectele - în special cele mari - rareori au un buget redus. Lăsând o rezervă pentru cheltuieli neașteptate vă va împiedica să aveți surprize.
Oferiți o rată competitivă. Amintiți-vă că plata mai puțin conduce la calitatea inferioară. În același timp, plata unei valori ridicate nu înseamnă un proiect mai bun decât "plata".

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 4

Pune totul pe o cronologie. Va trebui să stabiliți un calendar detaliat cu termenele limită pentru propunere și pentru proiect. Poate doriți să împărțiți proiectul în etape sau etape și să alocați un termen limită diferit fiecăruia.

Faceți un calendar invers. Începeți cu termenul limită pentru finalizarea proiectului și lucrați înapoi, stabilind termenele individuale.
Vă rugăm să acordați 2-6 săptămâni după trimiterea comenzii dvs., în funcție de nivelul de detaliere și personalizare necesare.
Acordați-vă un termen limită pentru a vă scrie și cererea de propunere.

Partea 2
Planificarea cererii de propuneri

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 5

Citiți alte cereri de propuneri. Una dintre cele mai bune modalități de a scrie o solicitare eficientă de propunere este citirea celor ale altor persoane. Acest lucru vă va da un sentiment de ce informații ar trebui să fie incluse, ce tip de formatare este mai ușor de citit și să urmeze și ce fel de efecte vizuale ar trebui să fie incluse.

Căutați eșantioane de RFQ-uri pe Internet. Există mai multe opțiuni disponibile care detaliază structura și informațiile importante.
Citiți cererile de propuneri ale altor companii. Pretindeți că sunteți un consultant care încearcă să vă propună propunerea. Citiți solicitările altor persoane și vedeți dacă există informații care lipsesc și care vă pot ajuta să scrieți unul mai bun. Asigurați-vă că includeți aceste informații în RFP.
Încercați să găsiți solicitări de propuneri de afaceri care să corespundă profilului dvs. de afaceri. Dacă aveți cunoștințe în altă companie, întrebați dacă există unele ordine vechi pe care le puteți folosi ca șablon.
Uită-te la modele de pe internet. Ele pot fi un punct de plecare mare și le puteți folosi pentru a învăța cum să facă cererea de propuneri cu flexibilitate și formatare detalii.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 6

Stabiliți domeniul de aplicare și limitele proiectului. Înainte de a scrie cererea de propunere, trebuie să cunoașteți domeniul de aplicare și limitele proiectului. Este posibil să aveți nevoie să redimensionați proiectul dacă vă dați seama că este foarte solicitant într-un timp scurt.

Acest lucru poate ajuta la mentinerea o listă de lucruri pe care proiectul dvs. nu va aborda, chiar dacă aveți de gând să se întoarcă la aceste idei în viitor (probabil nu va include aceste informații în cererea de propuneri).
Fiind clară în ceea ce privește domeniul de aplicare al cererii de propuneri, consultanții vor putea să facă propuneri mai bune pentru proiect.
Fii realist cu privire la rezultatele pe care le aștepți de la buget și la restricțiile financiare pe care le vei pune pe consultant.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 7

Listează-ți "preferințele" și "testamentele". O modalitate de a ști cu adevărat răspunsul pe care îl doriți este să faceți o listă a nevoilor și dorințelor. Fiecare dintre nevoile dvs. trebuie să fie inclus în comandă. Poate doriți să includeți câteva dorințe, dar asigurați-vă că cererea de propunere nu este suprarealistă sau prea complicată.

Puteți să clarificați în solicitarea dvs. ce elemente sunt necesare și care sunt preferate.
Multe elemente preferate pot duce la îndepărtarea consultanților potențiali care nu sunt calificați conform descrierii idealizate.
Păstrați lista "dorințelor" dvs. pentru a evalua propunerile care vin.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 8

Decideți cine va citi propunerile și va evalua proiectul. Persoana care va citi propunerile trimise în cerere ar trebui să citească mai întâi solicitarea.

Asigurați-vă că așteptările acestei persoane sunt clar menționate în cererea de propuneri.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 9

Specificați calificările minime ale candidaților. În plus față de nevoile specifice ale proiectului, vă puteți așeza așteptările cu privire la istoria, educația și experiența consultanților care vor lucra la proiect.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 10

Efectuați o diagramă de rezultate folosită pentru a evalua propunerile. Făcând acest lucru înainte de a trimite cererea de propunere vă va ajuta să ajustați nevoile și așteptările înainte de a le scrie. În acest fel, includeți și evidențiați cei mai importanți factori din comanda dvs.

Determinați un sistem de rating pentru propuneri. Luați în considerare câteva categorii cu o scală de la 1 la 10 și un scor total.
Ofertele cu scoruri complete vor răspunde nevoilor dvs. mai clar și vor fi probabil alese.
Unele categorii care pot fi incluse în graficul de rezultate sunt: estetica / stilul, viziunea, implementarea, planul de buget, experiența și referințele, capacitatea de a respecta termenele limită, integrarea modelului companiei în stilul dvs., inovația, răspunsul la feedback-ul constructiv și abilitățile de comunicare.

Partea 3
Scrierea cererii de propuneri

Imagine intitulată Scrieți o solicitare de propunere Pasul 11

Includeți toate detaliile relevante. În timp ce nu doriți să completați cititorii dvs. cu informații inutile, trebuie să includeți toate detaliile relevante. Acestea sunt:

Cine sunteți și care sunt obiectivele companiei
De ce aveți nevoie de un consultant pentru proiectul dvs.
Ce rezultate vă așteptați la finalul proiectului?
Cum vei lucra cu compania?
Cât vă puteți permite
Cum și când să prezentați propunerea
Cum doriți să fie prezentată propunerea?
Când trebuie să finalizați fiecare etapă a proiectului
Cum veți evalua și selecta propunerile?
Când intenționați să notificați consultantul sau compania selectată
Cine să contacteze dacă există îndoieli

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 12

Fii specific, dar nu atât de mult. Chiar și tu doresc cererea de propuneri este clară și specifice cu privire la tipul de proiect și consultant vă așteptați, nu lăsați prea detaliat, s-ar putea exclude candidați buni. Găsirea unui echilibru poate fi dificilă.

Dacă nu sunteți atât de specific, puteți primi mai multe propuneri vagi sau diferite de viziunea dvs.
Dacă sunteți foarte specific, nu veți primi suficiente oferte și s-ar putea să simțiți că nu aveți opțiuni.
Vă puteți rescrie cererea dacă propunerile sunt prea vagi sau dacă nu primiți prea multe.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 13

Organizarea eficientă a cererii de propuneri. Oferind o mulțime de informații într-un spațiu foarte mic, organizația este cheia unei cereri efective.

Furnizați secțiuni clare. Având secțiuni vă poate ajuta să organizați diferite părți ale propunerii dvs. în mici informații.
Utilizați caractere aldine și subliniate pentru a evidenția cele mai importante puncte, dar cu moderare. Mai puțin de 10% din text ar trebui să aibă această importanță.
Împărțiți piesele lungi cu puncte sau împărțiți-le în mai multe secțiuni mici.
Adăugați o grafică bine concepută pentru a adăuga interes vizual și text divizat.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 14

Cereți referințe. Asigurați-vă că solicitați referințe ca parte a comenzii dvs. Ar trebui să puteți afla dacă clienții anteriori au fost mulțumiți de procesul de lucru și de proiectul final primit.

Asigurați-vă că de fapt sunați la referințele furnizate. Întrebați dacă clienții anteriori îl angajează din nou pe consultant și asigurați-vă că ați abordat procesul și produsul în chestionarul dvs.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 15

Vă rugăm să corectați solicitarea înainte de a o trimite. Trimiterea unei cereri confuze sau plin de erori gramaticale și de scriere nu este profesională și vă poate costa câteva propuneri bune. Pentru a fi luate în serios într-o companie, trebuie să trimiteți un produs de calitate.

Rugați pe cineva să vă corecteze solicitarea. Poate fi dificil să găsiți propriile dvs. greșeli.
Poate doriți ca cineva din afara proiectului sau companiei să vă citească solicitarea de claritate.

Partea 4
Trimiterea cererii de ofertă

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 16

Trimiteți cereri de propuneri firmelor de consultanță reputate. În timp ce companiile mari au mai mulți consultanți diferiți, aceștia vor încerca să-și protejeze imaginea și reputația, fără a-și asuma riscul ca angajații să lucreze sub așteptările lor.

Căutați comentarii despre companie pe internet. Aceste comentarii nu sunt perfecte, dar sunt un bun punct de plecare. Cu toate acestea, stați cu un picior în urmă cu comentariile negative. Nu uitați să citiți toate detaliile tuturor plângerilor și să ignorați limba emoțională.
Adresați-vă unui colaborator sau cunoscător al unei companii, la fel ca dumneavoastră, căruia îi recomandă să trimiteți cererea. Chiar și concurenții vă pot oferi o recomandare onestă pentru companii bune.
Apelați o companie sau solicitați trimiteri. Este comun să se ceară referiri la consultanți individuali, astfel încât și compania ar trebui să fie gata să le ofere. Adresați-vă întrebări specifice despre procesul de lucru cu compania și dacă vor folosi din nou firma pentru proiecte viitoare.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 17

Limitați numărul de companii sau persoane pe care le veți trimite cererea dvs. de ofertă. Dacă trimiteți cererea dvs. multor persoane, veți primi multe propuneri sau nu veți fi luate în serios.

Elaborarea unei propuneri durează o perioadă semnificativă și este puțin probabil ca o companie sau un consultant să vă ia în serios cererea dacă vă văd în multe locuri diferite.
Concentrați-vă pe câteva propuneri de bună calitate.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 18

Permiteți un timp suficient pentru ca oamenii să poată pune la punct o propunere de calitate. Acordând timp companiilor și consultanților să citească și să absoarbă aplicația, să-și creeze propria viziune a proiectului și să pună împreună o propunere de calitate vă va oferi o mai bună înțelegere a ceea ce va fi proiectul final.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 19

Urmați termenul limită. O companie care depune o propunere târzie va avea, de asemenea, termene limită. Dacă sunteți serios în legătură cu timpul, nu luați în considerare propunerile trimise cu întârziere. Dacă sunteți mai puțin îngrijorat de termenele limită decât de calitatea produsului, luați în considerare transmiterea târzie.