Cum să scrieți minutele corporative

Indiferent dacă sunteți un secretar corporativ, un consiliu sau aveți o afacere mică, va trebui să înregistrați procesul-verbal al întâlnirilor corporative. Aceasta este o sarcină foarte importantă, deoarece nu este doar o cerință legală, în special pentru organizațiile non-profit, dar procesul-verbal este o parte a înregistrărilor oficiale ale companiei și reflectă istoricul acesteia. Minutele pot fi scrise cu ușurință dacă urmați câțiva pași simpli și respectați un anumit format și un protocol.

conținut

Pași
Metoda 1pregătirea pentru întâlnire
Metoda 2În timpul întâlnirii
Metoda 3după întâlnire
Sfaturi
Avertismente
Materiale necesare

pași

Metoda 1
Pregătirea pentru întâlnire

Trimiteți o notă de întâlnire care are data, ora, locul și scopul reuniunii cu mult timp în avans (câteva săptămâni) tuturor celor care urmează să participe la întâlnire.

Pregătiți un dosar de informare pentru fiecare membru al consiliului, acesta include anunțul de întâlnire, minutele de la întâlnirea anterioară, lista cu numele consiliilor cu informații de contact și informațiile care trebuie prezentate, cum ar fi rapoartele și rezoluțiile bugetare. Dacă există informații confidențiale, distribuiți informații atunci când problema apare și după ce angajații (în unele cazuri) și oaspeții părăsesc încăperea.

Asigurați-vă că aveți tipul de instrument de înregistrare cu care vă simțiți cel mai bine, cum ar fi un notepad, un dosar, un laptop sau un magnetofon.

În ziua întâlnirii, asigurați-vă că toți participanții au materiale de scriere, acreditări (dacă este necesar) și băuturi răcoritoare.

Metoda 2
În timpul întâlnirii

Notați următoarele informații:

Numele organizației și tipul de întâlnire.
Dacă și când a fost trimis un apel.
Data și locul reuniunii și locul în care a avut loc.
Ora de începere a întâlnirii.

Scrieți scopul reuniunii, cum ar fi o ședință trimestrială sau alegerile anuale de ofițeri.

Listați următoarele informații:

Membrii consiliului de administrație, ofițerii și angajații prezenți și titlurile acestora.
Cei absenți.
Orice oaspete în prezent, statutul lor de membru și motivul participării.
Numele și funcția persoanei care prezidează ședința.
Persoana care scrie minutele.

Notați numărul necesar pentru cvorum și dacă acesta a fost atins.

Înregistrați votul pentru a accepta, a revizui sau a refuza procesul-verbal al ședinței anterioare.

Rețineți orice revizuiri ale minutelor anterioare.

Prezentați elemente de acțiune din minutele anterioare și discutați despre înregistrare, vot sau rezultat.

Înregistrați orice alte voturi, cum ar fi alegerea ofițerilor, numărul de "yess", voturile "nu" și abținerea. Cu excepția abținerilor, nu este necesar să se înregistreze numele persoanei și modul în care ea a votat. Observați motivul oricărei abțineri și dacă persoana a părăsit camera în timpul votării.

Afișați elementele agendei și lăsați spații între ele pentru a le lua note.

Scrieți discuția despre subiectele de pe ordinea de zi și cine a spus ce.

Listează orice element de acțiune care a fost discutat și persoana responsabilă pentru aceasta la următoarea întâlnire.

Notați orice discuție cu privire la elementele care nu au fost pe ordinea de zi, cine le-a menționat, și rezultatul.

Înregistrați rezultatul unei rezoluții care a fost trimisă spre examinare, actualizare sau vot. Rezoluția oficială va fi un document separat.

Rețineți data și ora următoarei ședințe.

Înregistrați că ședința a fost suspendată cu majoritate sau vot unanim și a respectat timpul de suspendare.

Metoda 3
După întâlnire

Scrieți minutele cât mai mult posibil cât mai curând posibil.

Scrieți orice voturi, elemente de acțiune și / sau rezoluții cu caractere aldine.

Distribuiți minutele cât mai repede posibil tuturor participanților pentru examinare și feedback. Dacă nu sunt sugerate revizuiri, formalizați, imprimați și păstrați minutele într-un dosar de întâlnire al companiei. Prezentați minutele finale pentru participanți și pentru cei absenți.

sfaturi

Dacă ceva nu este clar, asigurați-vă că puneți întrebări în acel moment pentru ca discuția să fie înregistrată corect. Nu trebuie să așteptați până când ați terminat de scris minutele pentru clarificare.
Rezoluțiile și voturile trebuie să facă parte din procese-verbale, însă o copie trebuie de asemenea păstrată într-un dosar corporativ separat și în siguranță de daune provocate de foc, apă sau alți factori. Copiile electronice trebuie păstrate în dosar.
Nu încercați să înregistrați fiecare cuvânt în timpul întâlnirii - schițați și scrieți o versiune prescurtată a ceea ce sa spus. Puteți extinde discuția atunci când scrieți minutele întregi.
Statutul său nu permite încă comunicarea electronică. În timp ce acest lucru este rar, depinde de data la care au fost scrise și dacă au fost revizuite de-a lungul anilor. Asigurați-vă că verificați înainte de a raporta acest lucru membrilor dvs. și sugerați o modificare a statutului dvs. dacă nu este actualizată.

avertismente

Aveți grijă atunci când dați note participanților în scopuri de revizuire, deoarece aceasta poate reprezenta o oportunitate pentru participanți să schimbe ceea ce au spus. Asigurați-vă că toate recenziile sunt trimise întregului grup atunci când procesul-verbal este finalizat, astfel încât să nu existe nicio interpretare greșită sau falsă.

Materiale necesare

Foldere corporative
Aparate de înregistrare (pentru notebook-uri, creioane sau pixuri, laptop-uri sau magnetofoane)
Nume de acreditare cu nume, dacă este necesar
Dosar cu informații pentru fiecare participant
Notepad și pixuri / creion pentru participanți
băuturi răcoritoare

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit