Cum să delegați

Indiferent dacă sunteți director executiv, magazin sau gospodină, capacitatea de a delega sarcini este o abilitate critică pentru a obține cât mai mult din eficiența personală. Delegarea, cu toate acestea, poate fi dificilă - trebuie să fii ferm și, în același timp, să consideri persoana delegată. Acest articol vă va ajuta să depășiți suferințele pe care le aveți asupra subiectului și apoi să vă duceți prin proces, tactic și cu respect.

conținut

Pași
Partea 1având mentalitatea corectă
Partea 2delegarea eficientă
Sfaturi
Avertismente

pași

Partea 1
Având mentalitatea corectă

Lăsați-vă ego-ul deoparte. Un obstacol major în calea delegării este: "Dacă vreți să faceți ceva bine, faceți-l singur". Tu nu ești singura persoană din lume capabilă să o faci bine. Puteți fi singura persoană care poate face acest lucru chiar acum, dar dacă petreceți timp de antrenament pe cineva, probabil că veți putea să-l loviți. Cine știe, pot chiar să o facă mai repede sau mai bine decât tine, și acesta este un lucru pe care nu trebuie doar să-l accepți, ci să-l încurajați.

Gândiți-vă logic și realist - puteți să o faceți singur? Trebuie să lucrați la epuizare pentru a echilibra această sarcină și responsabilitățile dvs. obișnuite? Dacă da, ar trebui probabil să vă pregătiți pentru a delega o parte. Nu simțiți rușinea sau lipsa de competență pentru că aveți nevoie de ajutor cu ceva - în prezent sunteți "mai eficient" în căutarea ajutorului atunci când aveți nevoie de el.

Nu mai așteptați ca oamenii să se angajeze voluntar. Dacă nu sunteți dispuși să delegați o muncă, poate aveți un caz mic de "sindrom martir" - probabil sunteți copleșiți și vă întrebați de ce oamenii nu vă ajută niciodată. Fii cinstit cu tine - când te resping, doar ca să fii politicos? Te gândești tăcut de ce nu "insistă"? Crezi că dacă ai fi în pantofi, probabil că te-ar ajuta? Dacă ați răspuns da, trebuie să lucrați pentru a "controla" situația dvs. obține ajutorul de care au nevoie - nu vă așteptați ca ei să vină la dvs., deoarece acest lucru nu se poate întâmpla.

Mulți oameni nu acordă atenție celorlalți și nu pot face multe pentru a le schimba. Îndepărtați orice frustrare pe care o puteți avea cu lipsa de inițiativă - amintiți-vă că, în cele din urmă, este datoria voastră să cereți ajutor atunci când aveți nevoie de ea.

Nu vedeți solicitările de ajutor în mod negativ. Mulți oameni se simt inconfortabil să o facă. S-ar putea să vă simțiți vinovați, ca și cum ați pune o povară asupra oamenilor, sau vă stânjeniți, deoarece credeți (dintr-un motiv oarecare) că ar trebui să puteți rezolva singur totul. Te poți simți mândru de suferința ta și o vezi ca o dovadă că ești o ființă umană nobilă (o altă manifestare a sindromului martir). Dacă te uiți la cererea de ajutor ca pe o formă de slăbiciune, trebuie să te schimbi. De fapt, contrariul este adevărat: încercarea de a face totul singur este un semn de slăbiciune, deoarece indică faptul că nu aveți o viziune realistă asupra abilităților dumneavoastră.

Învățați să aveți încredere în alții Dacă vă este frică să vă delegați că nu veți face o treabă atât de bună ca dvs., amintiți-vă două lucruri: În primul rând, aproape toată lumea poate face ceva bine dacă se antrenează din greu și în al doilea rând, probabil că nu sunteți la fel de talentați cum credeți . Prin delegarea sarcinilor, nu doar eliberați timp - va oferi, de asemenea, asistentei o șansă de a practica o nouă abilitate sau de a rezolva o nouă provocare. Fiți răbdători - cu suficient timp asistentul va fi probabil capabil să facă munca delegată, precum și dumneavoastră. Cu excepția cazului în care sarcina este "foarte" importantă, probabil că nu există nici o problemă în a lăsa expertul să ia timp să învețe cum să o facă. Dacă munca "este" foarte importantă, gândiți-vă de două ori înainte de a delega!

Chiar dacă sunteți "cei mai buni", înțelegeți că delegarea vă permite să vă petreceți timpul cu alte lucruri. Dacă sunteți cea mai bună persoană din birou într-un loc de muncă relativ monoton, cum ar fi depunerea, dar aveți o prezentare importantă pentru care trebuie să vă pregătiți, nu există nicio problemă care să delege un stagiar. Este mult mai bine să acordați prioritate sarcinilor complexe - nu vă simțiți rău cu privire la delegarea unor sarcini simple, repetitive, atunci când aveți lucruri mai bune de făcut.

Partea 2
Delegarea eficientă

Start. Primul pas este cel mai greu, dar cel mai important. Trebuie să luați inițiativa și să întrebați pe cineva să vă ajute (sau, dacă este șeful, "trimite" pe cineva care să vă ajute). Nu vă simțiți rău - atâta timp cât sunteți politicoși, blând și plini de har, nu va fi nepoliticos să întrebați pur și simplu (sau să aveți cineva ajutor). Încercați să fiți amabili și atenți și, în același timp, să păstrați seriozitatea cererii dumneavoastră.

Dacă nu sunteți siguri cum să faceți acest lucru, încercați să fiți scurți și dulci. Spuneți ceva de genul: "Pot să vorbesc cu dvs. pentru o clipă? Mă întreb dacă mă puteți ajuta să înregistrez aceste documente care tocmai au sosit." "Nu pot, pentru că voi fi plecat toată ziua. Nu apăsați, dar trebuie să știți că este nevoie de ajutor.
Cereți și (probabil) primiți. Nu vă fie teamă să delegeți doar pentru că poate fi văzută ca nepoliticoasă. Iată cum - cum vă simțiți când oamenii vă cer ceva? Ești rănit sau ofensat? Sau sunteți de obicei dispuși să vă ajutați? Probabil ultima opțiune!

Nu luați respingeri pe partea personală. Uneori oamenii nu vă vor putea ajuta - trist, dar adevărat. Aceasta poate fi din mai multe motive - cea mai comună este persoana pe care ați cerut-o să vă fie foarte ocupată cu munca dvs. Nu o luați personal - doar pentru că cineva nu poate (sau vrea să) facă ceva pentru tine în acest moment nu înseamnă că te urăște. Pur și simplu înseamnă că ești ocupat sau leneș, nimic mai mult.

Dacă vi se refuză, luați în considerare alternativele dvs. - de obicei, puteți insista politicos, dar cu fermitate, că într-adevăr aveți nevoie de ajutor (lucru care va funcționa foarte bine dacă sunteți șeful sau cineva cu autoritate), puteți încerca să întrebați cealaltă persoană -te. Dacă aveți nevoie de ajutor, nu fi timid să utilizați primele câteva opțiuni.

Delegați obiectivul, nu procedura. Aceasta este cheia pentru a nu deveni un microgenerator teribil. Determinați standardele clare pentru tipul de rezultat dorit și arătați-i persoanei cum să o facă, dar spuneți-le că pot să o facă în orice fel vor, cu condiția să se facă corect și la timp. Dați-le suficient timp nu numai pentru a învăța, ci și pentru a experimenta și a inova. Nu-i antrenați ca un robot - tratați-i ca oamenii - cine se poate adapta și îmbunătăți.

Acest lucru este, de asemenea, inteligent deoarece economisește timp și este nervos. Ar trebui să utilizați timpul liber pentru a face ceva mai important în loc să vă faceți griji cu privire la progresul asistentului dvs. Amintiți-vă că ați delegat lucrarea, deci ar trebui să fiți mai puțin îngrijorați - nu mai mult.

Fii pregătit să-l antrenezi pe asistent. Ar trebui aproape întotdeauna să consacrați puțin timp pentru a învăța cum să faceți sarcina delegată, chiar dacă este simplă. Amintiți-vă că procesele care vă apar simplu nu ar putea fi așa pentru cineva care nu le-a făcut niciodată. Fiți gata nu numai să-l călăuzească, ci și să răspundeți la întrebările care apar.

Luați în considerare timpul utilizat pentru formare ca investiție pe termen lung. Cheltuielile de scurtă durată de predare a asistentului pentru a face corect sarcina vor duce la economisirea de timp în viitor, care ar fi cheltuit pentru corectarea greșelilor sale.

Distribuiți resursele necesare pentru a finaliza sarcina. Este posibil să aveți resurse disponibile care sunt necesare pentru a finaliza sarcina, dar persoana care a primit-o nu le poate accesa. Lucrurile cum ar fi datele protejate prin parolă, echipamentele specializate și anumite instrumente pot fi vitale pentru a le completa, deci asigurați-vă că ajutătorul are ceea ce aveți nevoie pentru a reuși.

Înțelegeți că expertul nu poate face decât un singur lucru la un moment dat. Când te ajută, nu vei face munca normală. Ține minte asta, ca tine, asistentul tău are un program complet. Întrebați-vă - ce loc de muncă le va pune deoparte, sau va delega, pentru a-ți face ape? Asigurați-vă că știți răspunsul la această întrebare atunci când delegați.

Fii răbdător. Personalul pe care îl delegați va face greșeli în timp ce înveți să faci noua sarcină. Face parte din învățare. Plan. Nu delegați o sarcină, presupunând că persoana va funcționa perfect până când au practică. Dacă un proiect nu merge așa cum doriți, pentru că nu a fost capabil să facă "perfect", este vina dvs., nu a lor. Fii o resursă ajutoare pentru asistent, iar sarcina va fi o experiență de învățare pentru el / ea, mai degrabă decât ceva de temut.

Când antrenezi pe cineva să facă ceva, tu investești. La început, va fi nevoie de efort, dar pe termen lung va crește considerabil productivitatea dacă abordați totul cu o atitudine pozitivă și realistă.

Fiți pregătiți pentru dificultăți. Implementați Planurile B și fiți gata să acționați dacă ceva nu merge bine. Aflați ce se va întâmpla dacă nu se atinge un standard sau un obiectiv. Obstacole și provocări neașteptate apar tot timpul, fie acasă, fie la locul de muncă - uneori chiar și tehnologia eșuează. Spune-i delegatului că, dacă apare orice dificultate, o vei înțelege și o vei ajuta să-și atingă scopul - nu-i lăsa singur în mijlocul dificultăților.

A face acest lucru este, de asemenea, inteligent, într-un mod egoist. Dacă lăsați-l din teamă de a fi vinovat, el va petrece mai mult timp să se îngrijească de sine decât să-și îndeplinească sarcina.

Recunoaște asistentul când timpul este corect. Delegarea este importantă atunci când sunteți copleșiți. Cu toate acestea, nu este productiv să delegeți, să lăsați asistentul să muncească din greu și apoi să primească tot creditul. Recunoaste si lauda eforturile celorlalti pentru tine.

Asigurați-vă că menționați numele persoanei care v-a ajutat atunci când cineva complimentează lucrul cu care aveați nevoie de ajutor.

Mulțumesc. Când cineva vă face ceva, este important să mulțumim, să recunoaștem importanța ajutorului și să-i spunem că sunt iubiți. Dacă faceți altfel, va părea nerecunoscător, chiar dacă nu este. Amintiți-vă că oamenii nu vă pot citi mintea. Este mai probabil ca aceștia să ofere ajutor din nou dacă se simt apreciați.

Fii amuzant. O mică recunoaștere ca "Nu aș fi putut să o fac fără tine!" poate însemna mult. Dacă lucrarea a fost substanțială, plătiți-vă pentru o masă, pentru o băutură, o carte de mulțumire sau un mic cadou.

sfaturi

Creați o listă de dorințe de delegație pentru tot ceea ce doriți să vă scoateți din farfurie și puneți-o pe altcineva. Nu modificați nimic despre el. Pune totul pe hârtie și apoi decide ce funcționează. Veți fi uimiți de câte lucruri faceți pentru a vă ajuta.

avertismente

Nu vă loviți de treburile plictisitoare și pretindeți că vă faceți o favoare. Dacă nu există nici un beneficiu real, nu vă prefaceți că există. Acest lucru este cel mai bine făcut după ce ați terminat una sau mai multe sarcini ca o echipă. Ea îți va permite să fii cinstit și să spui "Omule, acest lucru este oribil, dar chiar am nevoie de ajutor" sau "Îți promit că, dacă există credite pe care le voi face totul pentru tine. Știu că nu este o sarcină legală, dar trebuie să fie făcut și știu că pot avea încredere în tine ". Există multe sarcini plictisitoare care trebuie făcute, iar modul de a face acest lucru este să vă asigurați că atunci când cele mai bune sunt disponibile, nu uitați brațul drept.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit