Cum se creează un plan de acțiune eficient

Crearea unui plan de acțiune puternic începe întotdeauna cu un scop, o viziune sau un scop clar în minte. Cu un plan de acțiune bine organizat, trebuie să atingeți aproape orice obiectiv pe care îl doriți.

conținut

Pași
Partea 1crearea planului
Partea 2gestionarea timpului
Partea 3stați motivați
Partea 4identificarea obiectivelor
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Crearea planului

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 1

Înregistrează totul. Pe măsură ce asamblați planul, nu uitați să notați tot ce puteți. Unii oameni consideră că este util să păstrați un dosar cu secțiuni diferite pentru a separa unele aspecte ale procesului de planificare. Câteva exemple de secțiuni includ:

Diverse idei și note
Agenda zilnică
Calendar lunar
pași
căutare
Urmăriți-vă
Contacte și persoane implicate

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 2

Știi exact ce vrei. Cu cât obiectivul este mai neclar, cu atât planul este mai puțin eficient. Încercați să definiți în mod specific ceea ce doriți să obțineți cât mai curând posibil - de preferat înainte de a începe chiar proiectul.

De exemplu, să presupunem că finalizați o teză de master care necesită aproximativ 40.000 de cuvinte. Teza are nevoie de nici o introducere, analiză literară (în care discută critic alte cercetări și metodologie), mai multe capitole în care ați pus ideile în practică, cu exemple concrete și o concluzie. Aveți un an pentru a scrie.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 3

Fii specific și realist. Având un scop clar în minte este doar începutul: trebuie să fii realist și specific cu toate aspectele proiectului, indiferent dacă stabilești termene și posibile rezultate.

Specificitatea și realismul în planificarea unui proiect complex vor reduce stresul care adesea însoțește proiectele prost planificate.
De exemplu, pentru a finaliza teza la timp, aveți nevoie pentru a scrie aproximativ 5.000 de cuvinte pe lună, astfel încât aveți câteva luni de revizuire și lustrui textul. Pentru a fi realist, nu te pune sub presiune sau așteptare pentru a scrie mai mult de 5.000 de cuvinte pe lună.
Dacă faceți un stagiu timp de trei luni, este bine să vă gândiți că este posibil să nu puteți scrie 15.000 de cuvinte în acea perioadă. Distribuiți aceste cuvinte între celelalte luni.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 4

Definiți pașii măsurabili. Ar trebui să poți să spargeți obiectivul în pași importanți. Pentru a face acest lucru, începeți la final (atingerea obiectivului) și mergeți înapoi până când ajungeți la circumstanțele actuale.

Definirea pașilor vă poate ajuta să rămâneți motivați prin împărțirea lucrării în blocuri mai mici și mai fezabile. Deci, nu trebuie să așteptați până când proiectul este finalizat pentru a vă simți ca și cum ați obținut ceva.
Nu petreceți prea mult (sau puțin) timp între pași: idealul este să le separați timp de două săptămâni.
De exemplu, atunci când scrie o teză, să reziste tentației de a defini măsurile bazate pe capitole, pentru elaborarea unui capitol poate dura luni de zile. În schimb, setați pași mai mici, care pot fi finalizate la fiecare două săptămâni - poate, luând în considerare numărul de cuvinte - și recompensa le pentru a le atinge.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 5

Împărțiți sarcini mari pentru a le face mai ușor de gestionat. Anumiți pași sau sarcini pot părea mai înfricoșătoare decât altele.

Dacă vă simțiți copleșiți de o sarcină uriașă, rupeți-l în subtascuri pentru a vă scuti de anxietatea pe care o simțiți.
De exemplu, analiza literară este, de obicei, cea mai dificilă parte a scrisului, deoarece este baza tezei. Este necesar să efectuați cercetări semnificative și analize mentale înainte de a începe chiar să scrieți.
Împărțiți sarcina în trei blocuri mai mici: cercetare, analiză și scriere. Împărțirea suplimentară este posibilă prin alegerea unor articole și cărți specifice care trebuie citite și stabilirea unor termene limită pentru analiză și scriere.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 6

Montați liste comandate. Adunați o listă a sarcinilor care trebuie completate pentru a finaliza un pas de proiect. Trebuie să puneți lista pe o cronologie și să o asociați cu acțiuni realiste și specifice.

De exemplu, împărțind analiza literară în blocuri mai mici, veți ști exact ce trebuie făcut și apoi puteți stabili un termen realist pentru sarcini. Puteți, de exemplu, citiți, analizați și scrieți despre o carte de teze cheie la fiecare două zile.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 7

Stabiliți termene pentru tot. Fără termene și orare specifice, lucrarea se va extinde și va umple timpul alocat, cauzând ca unele sarcini să nu fie niciodată finalizate.

Indiferent de ce acțiuni sunt definite pentru fazele planului, este esențial să se stabilească un calendar pentru tot.
De exemplu, dacă știi că va dura aproximativ o oră pentru a citi 2000 de cuvinte și au nevoie pentru a citi un articol de 10.000 de cuvinte, separat de cel puțin cinci ore pentru a finaliza citirea articolului.
Numărați cel puțin două mese și pauze în timpul perioadei. Întrerupeți fiecare oră sau două pentru a vă odihni creierul. De asemenea, adăugați o oră în ultimul număr pentru posibile întreruperi.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 8

Creați o reprezentare vizuală. După ce listați acțiunile și cronologia, trebuie să elaborați o reprezentare vizuală a planului, fie că este vorba despre o diagramă, o foaie de calcul sau o diagramă.

Reprezentarea ar trebui să se afle într-o locație accesibilă - cum ar fi un perete în dormitor sau birou, dacă este posibil.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 9

Mergeți la bifarea lucrurilor în timp ce progresați. Marcarea elementelor din listă ca realizate va fi satisfăcătoare și vă va ajuta să vă organizați dacă uitați ceea ce ați făcut deja.

Acest lucru este și mai important atunci când lucrați la o echipă. Luați în considerare crearea unui document online online, astfel încât toată lumea să poată verifica progresul proiectului oriunde.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 10

Nu te opri până nu atingi scopul final. După organizarea planului și partajarea acestuia cu echipa (dacă este cazul), pasul următor este simplu: acționați până când atingeți obiectivul.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 11

Modificați termenul limită dacă este necesar, dar nu renunțați niciodată. Uneori pot apărea circumstanțe sau evenimente și împiedică finalizarea sarcinilor la timp.

Dacă se întâmplă acest lucru, nu vă descurajați: revizuiți planul și continuați să lucrați pentru a atinge scopul final.

Partea 2
Gestionarea timpului

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 12

Căutați un organizator. Nu contează dacă intenționați să utilizați un calendar fizic sau o aplicație mobilă, veți avea nevoie de un organizator pentru a vă planifica timpul în fiecare zi. Alegeți o opțiune de utilizat și o lectură ușoară.

Câteva studii au ajuns la concluzia că scrierea lucrurilor pe hârtie mărește șansele de a pune ideea în practică. Din această cauză, poate fi o idee bună să folosiți un plan fizic pentru planificare.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 13

Evitați listele de lucruri de făcut. Adesea, pur și simplu organizăm liste și le lăsăm la o parte. După ce vă organizați sarcinile, trebuie să faceți timp pentru a le completa.

Prin stabilirea blocurilor specifice de timp cu care să lucreze (unele calendare au diviziuni pe oră), vă scad șansele de a amana, deoarece are un timp limitat pentru a finaliza sarcina înainte de a trece la următorul.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 14

Învățați să împărțiți timpul și să obțineți o idee mai realistă despre cât de mult timp aveți în timpul zilei. Începeți cu sarcinile prioritare și urmați cele mai mici.

Împărțiți timpul unei săptămâni întregi. Având o imagine de ansamblu asupra modului în care vor termina zilele dvs. vă va ajuta să îmbunătățiți ordinea de zi pentru a maximiza productivitatea.
Unii experți sugerează că aveți o idee generală despre cum va arăta luna dvs.
Unii oameni vă recomandă să începeți planificarea sfârșitului zilei. Dacă doriți să vă terminați temele la ora 17:00, planificați, de exemplu, celelalte sarcini din graficul respectiv până la începutul zilei de la ora 19:00.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 15

Organizați orele pentru pauze și pentru petrecerea timpului liber. Mai multe studii au arătat că organizarea timpului liber contribuie și la creșterea satisfacției în viață. De asemenea, cercetările arată că persoanele care muncesc din greu (mai mult de 50 de ore pe săptămână) sunt mai puțin productive.

Lipsa de somn reduce productivitatea, așa că dormi cel puțin șapte ore pe noapte dacă ești adult și opt ore și jumătate pe noapte dacă ești adolescent
Includerea pauzelor scurte în timpul zilei, dacă doriți să faceți exerciții fizice, să vă luați un pui de somn sau să meditați, ar trebui să vă sporească sănătatea și productivitatea.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 16

Luați timp pentru a planifica săptămâna. Mai mulți experți sugerează că stați la începutul săptămânii și că o organizați bine. Definiți cum să utilizați cel mai bine fiecare zi pentru a vă atinge obiectivele.

Luați în considerare obligațiile dumneavoastră. Dacă programele sunt strânse, este posibil să trebuiască să renunți la un proiect fără prioritate.
Aceasta nu înseamnă că trebuie să renunți la viața socială. Este important să păstrați legătura cu prietenii și să construiți relații: aveți nevoie de o rețea de asistență.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 17

Aflați cum să configurați un program. Revenind la exemplul redactării tezei, o agendă zilnică poate fi ceva de genul:

07: 00h: Trezește-te
07: 15h: Exerciții practice
8:30 am: Faceți un duș și vă îmbrăcați
09: 15h: Pregătiți cafeaua și mâncați
10: 00h: Scrieți lucrarea (includeți 15 minute de intervale scurte)
12: 15h: prânz
13:15: Citiți și răspundeți la e-mailuri
14: 00h: Căutați și scrieți un răspuns la sondaj (includeți pauze de 20 sau 30 de minute pentru a vă odihni și a mânca o gustare)
17:00: Încheie scris, verifică e-mailurile ultima oară și stabilește obiectivele pentru a doua zi
17:45: Lăsați masa și cumpărați (când este necesar)
19:00: Pregătiți cina și mâncați
21:00: Relaxați-vă
22:00: Pregătiți-vă să vă culcați, să citiți în pat (o jumătate de oră) și să dormiți

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 18

Amintiți-vă că nu în fiecare zi vor fi aceleași. Puteți împărți sarcinile în doar una sau două zile pe săptămână: este uneori util să se împartă sarcinile, astfel încât să puteți reveni la ei cu o nouă perspectivă.

De exemplu: puteți scrie și căuta în zilele de luni, miercuri și vineri. În zilele de marți și joia, puteți înlocui reacția prin practicarea unui instrument muzical.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 19

Organizați-vă pentru probleme. Adăugați timp suplimentar pe fiecare bloc pentru a compensa zilele lente sau întreruperile neașteptate. În mod ideal, ar trebui să dublezi timpul pe care te aștepți să-l îndepliniți - mai ales la început.

Când aveți o idee mai bună despre cât timp va dura fiecare sarcină, reduceți timpul. Cu toate acestea, este o idee bună să aveți puțină "rămășiță" ca măsură de precauție.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 20

Fii flexibil și blând cu tine. Mai ales la început, este important să fii pregătit să modifici organizația pe măsură ce progresează. Aceasta este o parte a învățării! Organizați ordinea de zi cu un creion pentru a facilita reorganizarea.

De asemenea, poate fi utilă înregistrarea timpului petrecut pentru fiecare activitate în primele câteva săptămâni. Astfel, puteți verifica înregistrările și puteți organiza săptămânile viitoare în funcție de timpul petrecut.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 21

Deconectați în sus. Setați momentele când veți verifica e-mailurile și rețelele sociale. Urmați îndeaproape programul, deoarece puteți pierde orele doar verificând e-mailurile de mai multe ori pe zi.

Opriți telefonul, dacă este posibil, cel puțin perioadele în care doriți să vă concentrați doar la locul de muncă.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 22

Mai puțin. Descoperiți cele mai importante lucruri ale zilei - cele care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele - și concentrați-vă asupra lor. Renunță la sarcini mai puțin importante care distrug ziua, cum ar fi verificarea e-mailurilor și completarea documentelor.

Unii experți recomandă să nu verificați e-mailurile în primele două ore ale zilei pentru a vă concentra pe sarcini importante fără a vă distrage atenția.
Dacă știți că aveți mai multe sarcini mici de făcut (de exemplu, completarea documentelor și organizarea mediului de lucru, de exemplu), grupați-le într-un bloc al zilei. Nu permiteți acestor micro-sarcini să întrerupă fluxul de sarcini care necesită mai multă concentrare.

Partea 3
Stați motivați

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 23

Rămâi pozitiv. Acest lucru este esențial, așa că credeți în voi și în cei din jurul vostru. Împotriviți vocea negativă din conștiența voastră cu afirmații pozitive.

De asemenea, veți beneficia de faptul că vă înconjurați cu oameni pozitivi. Mai multe studii susțin că adoptăm obiceiurile celor cu care petrecem cel mai mult timp, deci alegeți cu atenție companiile.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 24

Răsplătește-te. Faceți acest lucru ori de câte ori finalizați un pas de proiect. Utilizați recompense tangibile - cum ar fi o cină la restaurantul preferat sau un masaj de spate - când îți atingi obiectivele.

O tehnică recomandată de experți spune că ar trebui să oferiți bani unui prieten și să spuneți că nu poate decât să-l returneze dacă îndepliniți o anumită sarcină până la un anumit termen. Dacă nu o puteți termina, prietenul va păstra banii.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 25

Creați o rețea de asistență. Prezența prietenilor și a familiei de partea dvs. este importantă. Creați conexiuni cu persoane care au obiective similare cu ale dvs. pentru a vă ajuta și a vă ajuta.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 26

Monitorizați progresul. Mai multe cercetări arată că progresul este cel mai mare motivator: este doar marcarea sarcinilor finalizate pe ordinea de zi.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 27

Dormiți și treziti devreme. Privind la ordinea de zi a celor mai productivi oameni veți descoperi că marea majoritate încep începutul zilelor. Acești oameni au și rutine de dimineață care includ lucruri pe care le place să le facă înainte de a merge la muncă.

Dimineața, exerciți un exercițiu (fie că e vorba de yoga, se întinde ușor, sau o oră la sala de gimnastică), să aibă un mic dejun sănătos și să petreacă ceva timp într-un jurnal.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 28

Rest. Pausurile sunt foarte importante pentru menținerea motivației. O persoană care lucrează întotdeauna devine epuizată. Rangurile sunt importante pentru a evita epuizarea și pierderea timpului prețios.

De exemplu: Scoateți computerul, opriți telefonul și stați într-un loc liniștit. Nu face nimic: dacă apare o idee, scrieți-o într-un notebook - în cazul în care nu vine idee, bucurați-vă de timp fără a face nimic.
Un alt exemplu: medita. Lăsați telefonul să se oprească și setați un ceas deșteptător pentru timpul în care doriți să terminați intervalul. Stați în tăcere și goliți mintea: când apar gânduri, identificați-i și lăsați-i să plece. De exemplu, când vă gândiți la lucru, repetați repede "munca" și lăsați gândul să meargă. Continuă să faci asta.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 29

Vizualizați. Luați câteva minute să vă gândiți la obiectivul dvs. și la sentimentul pe care îl veți avea să-l cuceriți. În acest fel, va fi mai ușor să treceți prin fazele dificile ale proiectului.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 30

Știți că nu totul va fi ușor. Lucrurile care merită sunt greu de ușor: multe probleme trebuie rezolvate pentru a-și atinge scopul. Acceptă asta.

Mulți guru-i care preamăresc virtutea vieții vă sfătuiește să acceptați eșecuri ca și când le-ați ales. În loc să lupți împotriva șanselor sau să te enervezi, accepta-le, învățați de la ei și gândiți-vă la un nou mod de a-ți atinge scopul.

Partea 4
Identificarea obiectivelor

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 31

Scrieți despre ceea ce doriți, fie într-un jurnal, fie pe computer. Acest lucru este și mai important dacă nu sunteți sigur ce vreți, dar aveți o idee ușoară.

Scrierea regulată într-un jurnal este o modalitate excelentă de a vă păstra în ton cu dvs. Mulți oameni susțin că scrierea ajută la clarificarea gândurilor și dorințelor.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 32

Căutare. Odată ce ați avut o idee despre ceea ce doriți, căutați pentru a găsi cea mai bună modalitate de a reuși.

Forumurile de pe Internet sunt excelente pentru a discuta aproape fiecare subiect: veți găsi mai multe viziuni diferite asupra lumii.
De exemplu, când scrieți teza, vă puteți întreba ce veți face cu ea. Citiți despre ce au făcut ceilalți oameni cu formațiuni similare cu ceea ce făceau. În acest fel, puteți chiar direcționa teza la publicații care vă pot ajuta în carieră.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 33

Luați în considerare opțiunile și alegeți cea mai bună pentru dvs. După cercetare, veți avea o idee bună asupra rezultatelor fiecărei căi, ceea ce va face mai ușor să alegeți calea care vă va ajuta cel mai bine să atingeți obiectivul.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 34

Fiți conștienți de lucrurile asociate obiectivului care vă poate afecta. Nu puteți uita impedimentele asociate obiectivului. În cazul tezei, puteți suferi epuizarea mentală, lipsa cercetării sau apariția unor responsabilități neașteptate.

Imaginea intitulată Creați un plan de acțiune eficient Pasul 35

Menținerea flexibilității. Pe măsură ce progresați, obiectivele dvs. se pot schimba: permiteți-vă să vă dezvoltați obiectivele. Acestea fiind spuse, nu renuntati cand lucrurile devin grele. Există o mare diferență între pierderea interesului și pierderea speranței!

sfaturi

Este posibil să se aplice tehnicile predate în articol la obiective mai mari, pe termen lung, cum ar fi alegerea unei cariere, de exemplu.
Dacă te plictisești doar ascultând în planificare, gândește-te așa: Organizându-ți zilele, săptămânile și luni în avans, te eliberează să luați decizii regulate cu privire la ce să faceți în continuare. În felul acesta, mintea ta este liberă să fii creativă și să te concentrezi pe munca cu adevărat importantă.