Cum se măsoară îmbunătățirea procesului

O metodă utilizată de multe companii pentru a asigura competitivitatea pieței este îmbunătățirea constantă a proceselor, atât operaționale, cât și financiare, ceea ce necesită crearea unui instrument specific pentru măsurarea fiecărui tip de îmbunătățire. Există o vorbă în lumea afacerilor care spune: "Ceea ce nu poate fi măsurat, nu poate fi gestionat". Pentru a rezolva problema, companiile creează metrici, adică aspecte măsurabile ale unui anumit proces, pentru a colecta date înainte și după implementarea unei schimbări. Analiza de măsurători furnizează informații care ne ajută să înțelegem cât de mult a beneficiat o anumită schimbare de la o anumită schimbare sau chiar dacă a existat vreun fel de îmbunătățire. Pentru a începe, este important să învățați cum să alegeți cele mai potrivite valori pentru fiecare proces specific.

conținut

Pași
Partea 1organizarea sistemului de îmbunătățire a procesului
Partea 2alegerea metricilor potrivite pentru proiect
Partea 3colectarea datelor
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Organizarea sistemului de îmbunătățire a procesului

Imaginea intitulată Măsurarea îmbunătățirii procesului Pasul 1

Determinați ce aspecte trebuie măsurate, adică, determinați exact ce doriți să spuneți atunci când vorbiți despre îmbunătățiri. Procesul trebuie să fie mai fiabil, mai rapid, mai eficient sau mai bun în orice alt mod? Acest pas va face ca proiectul să fie mai clar. Rețineți că procesul trebuie să producă rezultate care pot fi măsurate într-un fel.

De exemplu, o companie care dorește să scurteze timpul de livrare trebuie să măsoare timpul, la fel cum o companie de scanare a datelor ar trebui să analizeze procentul de erori de caractere din produsul final.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 2

Creați un vocabular consecvent pentru proiect. Utilizați definiții bine înțelese pentru a asigura acuratețea și coerența, ceea ce va da credibilitate tuturor informațiilor distribuite de angajați în diferite zone sau locații. Evitați neînțelegerile furnizând definiții clare ale tuturor variabilelor măsurate.

De exemplu, să presupunem că firma măsoară timpul în zile. Diferitele domenii ar putea avea definiții diferite pentru conceptul "o zi", adică ar putea lua în considerare numai zilele lucrătoare, orice perioadă de 24 de ore sau ziua de lucru zilnică de opt ore ca zi. Acest tip de inconsecvență poate crea confuzie.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 3

Determinați modul în care vor fi colectate informațiile. Datele ar trebui colectate în mod similar în întreaga întreprindere. De exemplu, dacă un departament colectează informații din eșantioane aleatoare, toate celelalte departamente ar trebui să facă același lucru. În caz contrar, compararea datelor va fi imposibilă. În plus, trebuie să definiți unitățile standard de măsură pentru toate locurile unde vor fi măsurate rezultatele.

De exemplu, viteza de livrare poate fi măsurată în minute sau ore, iar timpul necesar pentru a transforma o măsurătoare în alta ar face procesul ineficient.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 4

Standardizați precizia calculelor. Acest lucru înseamnă că un departament nu trebuie să rotunjească timpul (adică înregistrează 59 de minute ca o oră, de exemplu), în timp ce celălalt înregistrează timpul în ore, minute și secunde. În caz contrar, diferitele nivele de detaliu vor face ca rezultatele să fie confuze. Rețineți că unitățile mai mici generează de obicei rezultate mai precise.

De exemplu, toate departamentele ar putea fi de acord să rotunjească numerele zecimale.

Partea 2
Alegerea metricilor potrivite pentru proiect

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 5

Determinați valoarea primară. O astfel de metrică definește rezultatul sau scopul principal al îmbunătățirii procesului. De exemplu, o fabrică de mașini ar putea folosi numărul de mașini produse pe oră ca metric principal. Înainte ca îmbunătățirea unui proces să poată fi implementată, veți avea nevoie de o valoare de referință. La finalul proiectului, procesul va fi măsurat din nou, iar în cele din urmă îmbunătățirea poate fi calculată.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 6

Conectați obiectivul principal cu o valoare de administrare. Aceste valori analizează modul în care îmbunătățirea unui proces operațional ajută la atingerea obiectivelor administrative ale companiei. De exemplu, dacă măsura principală este reducerea timpului de fabricație, valoarea administrativă ar putea fi profitul crescut sau o reducere a costurilor fixe. Există o relație cauză-efect între valorile primare și cele administrative care demonstrează că o îmbunătățire a măsurătorilor primare este benefică pentru afaceri.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 7

Luați în considerare situațiile neprevăzute. Un proiect de îmbunătățire a procesului poate provoca daune colaterale, astfel încât, dacă măsurătorile primare măsoară ceea ce trebuie îmbunătățit, oa doua metrică (numită metric de urmărire) trebuie să măsoare ceea ce nu se poate schimba. Aceste date trebuie colectate înainte, în timpul și după proiect. Dintre diferitele valori posibile ulterioare pentru un anumit proiect, trebuie luate în considerare numai cele care afectează cel mai mult calitatea rezultatelor.

De exemplu, o companie care dorește să reducă timpul de plumb ar putea să ignore o creștere a produselor deteriorate din cauza supravegherii de către angajați a prelucrării pachetelor. În acest caz, proporția produselor defecte ar trebui să fie consecința metrică.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 8

Determinați o valoare financiară. Reducerea resurselor nu poate fi principala metrică a companiei, însă companiile trebuie să monitorizeze rezultatele financiare ale proceselor de îmbunătățire, care nu ar trebui să fie confundate cu suma costurilor totale ale proiectului. În schimb, indicatorii financiari ar trebui să acționeze ca un instrument de analiză a beneficiilor financiare ale proiectului. Multe companii continuă să monitorizeze această valoare până la un an după finalizarea proiectului de îmbunătățire.

De exemplu, se preconizează o reducere a timpului de fabricație a vânzărilor companiei. În acest caz, ar trebui să controlam randamentele și alți factori, cum ar fi profitul, de la data punerii în aplicare a modificărilor la o perioadă după finalizarea proiectului, pentru a măsura modul în care valorile au fost afectate de schimbări.

Partea 3
Colectarea datelor

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 9

Durata măsurării. Durata unui proces evaluează cât timp este nevoie pentru a finaliza pașii implicați în crearea unui produs sau serviciu. Alte valori de durată iau în considerare timpul necesar pentru a adăuga valoare unui proiect sau cât timp compania ia în considerare cererea unui client. Calcularea măsurătorilor poate include și procentajul livrărilor efectuate la timp.

Reducerea duratei proceselor este o strategie dovedită pentru îmbunătățirea unei afaceri, deoarece permite companiei să producă și să livreze produsele sau serviciile mai devreme. De exemplu, în cazul unui producător de mobilă, în cazul în care toți ceilalți factori sunt aceiași, consumatorii vor prefera întotdeauna să obțină o canapea sau o masă nouă înainte de întârziere. Prin reducerea duratei procesului, veți crește șansele de a păstra clienții și de a câștiga noi afaceri.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 10

Măsurați costurile. Măsurătorile de costuri evaluează valoarea totală a procesului de producție, precum și măsoară cheltuielile de exploatare în raport cu nivelurile de producție. Costul pe tranzacție măsoară suma cheltuită pentru producerea unei unități, metricile de economisire a resurselor evaluează reducerea cost-pe-tranzacție, iar valorile de economisire a forței de muncă analizează cantitatea de ore de lucru necesare pentru fabricarea unei produs sau serviciu.

Strategiile de reducere a costurilor sunt și mai importante atunci când vânzările unei companii încep să scadă. De exemplu, atunci când Bank of America a suferit o scădere a veniturilor din împrumuturi și de tranzacționare în 2011, compania a decis să reducă forța de muncă pentru a continua să ofere profituri acționarilor. Managerii și consultanții au folosit valori de cost pentru a identifica funcțiile pe care le-ar putea elimina pentru a salva cât mai mult posibil fără a compromite organizația.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 11

Măsurați calitatea. Măsurătorile de calitate măsoară satisfacția clienților, iar datele pot fi colectate prin sondaje, reclamații și alte forme de feedback-ul. De asemenea, aceștia evaluează dacă un proces creează sau nu o valoare pentru client, precum și analizează frecvența erorilor și cât de des este nevoie să se redeschidă un loc de muncă. Rata defecțiunilor analizează procentul de erori, iar rata de finalizare și precizia iau în considerare frecvența procedurilor fără erori.

De exemplu, industria de sănătate se bazează în mare măsură pe valori de calitate, ale căror îmbunătățiri trebuie să fie orientate spre date. Analiștii verifică datele clinice și financiare pentru a identifica variațiile în modul în care furnizorii oferă servicii de îngrijire a sănătății. Pentru a crea o procedură care să ofere rezultate clinice de calitate, analiștii sparg procesul de a găsi resurse redundante sau care consumă. O reducere a costurilor nu va fi valoroasă pentru companie dacă nu crește sau menține nivelul de calitate oferit în prezent.
Cheia pentru creșterea calității este creșterea eficienței fără a compromite eficacitatea. Când vorbim despre eficiență, înțelegem cantitatea de resurse necesare pentru a furniza un anumit produs sau serviciu, indiferent dacă eficacitatea se referă la obiectivele produsului sau serviciului, adică în ce măsură compania atinge aceste obiective.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 12

Măsurarea producției. Valorile de producție iau în considerare numărul de produse sau servicii produse într-o anumită perioadă de timp și, prin urmare, ar trebui aliniate la cererea pieței. Aceste valori iau în considerare, de asemenea, întârzierile și depășirea stocurilor, factori pe care trebuie să ne menținem la un nivel minim. În cele din urmă, activitatea în curs se măsoară și pentru a determina numărul de produse sau servicii de pe linia de producție.

O strategie de creștere a producției de produse este o activitate standardizată. De exemplu, în industria automobilelor, producătorii au o metodă standardizată pentru asamblarea vehiculelor. Ei pot standardiza procesele de producție pentru a mări producția, iar măsurătorile ajută la analizarea modului în care un anumit proces crește producția fabricii. Atunci când o cantitate mai mare de produse este fabricată într-o anumită perioadă de timp în noul proces standard, măsurarea a fost un succes.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 13

Măsurați complexitatea proceselor. Această valoare măsoară numărul de pași implicați în procesul de fabricație, precum și analiza frecvenței procesului de împiedicare a fluctuației angajaților sau a necesității aprobării de către supraveghetor. Numărul total de pași este calculat împreună cu numărul de pași inclusi în procesul de adăugare de valoare, adică pașii care fac un produs sau un serviciu mai valoros pentru clienți. Se măsoară și retururile sau numărul de repetări a produselor pe linia de producție pentru corectarea erorilor.

Companiile doresc să reducă complexitatea proceselor, a organizării, a produselor și a sistemelor de date pentru a stimula creșterea, a reduce costurile și a crește profiturile. Măsurarea complexității proceselor ajută managerul să determine unde produsele și serviciile satisfac în totalitate nevoile clienților la cel mai mic cost posibil. Astfel de valori pot dezvălui costurile ascunse în procese extrem de complicate, permițând companiilor să identifice care dintre produsele sunt cele mai profitabile, ce aspecte sunt evaluate de consumator și în ce moment problemele procesului împiedică eficiența.