Cum să documentați performanța unui angajat

Dacă sunteți responsabil de alte persoane, documentația este un instrument de comunicare pe care îl puteți utiliza pentru a păstra faptele și a elimina ambiguitățile. Documentația exactă a performanței, bun și rău, precum și măsurile disciplinare necesare, sunt esențiale pentru îngrijirea pe termen lung a angajaților.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 1

Documentați problemele personale pe măsură ce apar, nu săptămâni sau luni mai târziu. Pentru a-și îndeplini scopul, documentele trebuie să reflecte un raport complet și precis despre ceea ce au discutat indivizii și evenimentele care au avut loc la o anumită dată.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 2

Setați ceva timp. Beneficiile documentare depășesc timpul și efortul necesar în conversații cu angajații legate de performanță. Scrie ce subiecte au fost discutate, care a fost prezent, ce probleme sau preucupações au fost ridicate și ceea ce promite și aranjamente au fost făcute pentru a construi un document de referință pentru viitor. Crearea unui dosar bine documentat al angajatului împiedică înțelegerea greșită a tuturor părților implicate și vă permite ca dumneavoastră și angajatul dumneavoastră să fiți protejați legal dacă aduceți dreptate.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 3

Descrieți cele mai importante părți ale conversației. Rezumați cele negociate (adică cine va face ceea ce va fi, termenul limită stabilit), anunțurile emise pe care le-ați revizuit și angajamentele aferente din partea tuturor părților.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 4

Ține-te de fapte. Nu tratați notele de vorbire cu angajații dvs. ca jurnalul personal, în care vă exprimați opinii și împărtășiți emoții. Documentele pot fi de a face o înregistrare publică într-o instanță, deci păstrați note profesionale și clare. Scrieți cu un ton egal, de parcă ar fi fost cineva din afară care să detalieze ce sa întâmplat, văzând dintr-o distanță sigură. Concentrați-vă pe calitatea muncii, comportamentul și comportamentul, prezența și disponibilitatea. Nu ataca caracterul angajatului.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 5

Includeți dovezi și alte forme de sprijin pentru a construi o documentație perfectă. Acest pas va fi diferit în funcție de situația la îndemână. Exemplele includ: scrisori de reclamație a clientului ca dovadă a unui serviciu de livrare rea unei anumite copii angajato- de carduri de timp ca dovadă a copie întârziere cronică angajabilitate analiza o productivitate scăzută a unui consultant angajat.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 6

Întâlniri disciplinare a documentelor cu angajații ținând note care rezumă cele trei elemente ale conversației.

Standardul acceptabil de performanță - sau așteptarea minimă - ca fiind problema în discuție.
Măsura în care angajatul a îndeplinit obiectivul specificat mai sus. Specificați toate încălcările și / sau acțiunile disciplinare rezultate.
Perspectiva angajatului, răspunsul sau poziția sa în problema dată. Oferiți-i o descriere detaliată a opiniilor sale, chiar dacă nu sunteți de acord sau vă îndoiți de validitatea acestora.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 7

Cereți unui angajat să revizuiască și să semneze un termen științific al documentației. Deși unii angajați pot refuza să se conformeze, oferta lor arată bună-credință. Dacă angajatul dvs. refuză să semneze documentul, explicați-i că semnătura lui indică faptul că ați vorbit cu el despre el, nu că este de acord cu ceea ce se spune. Dacă nu este de acord, încurajați-l să vină cu un amendament.

sfaturi

Angajații - și avocații acestora - recurg, de obicei, la ceea ce pretindeți că este un fapt incontestabil. De aceea este important să creați un fișier pentru a vă susține documentația. Luați în considerare includerea rapoartelor de martori, a fotografiilor, a copiilor de e-mailuri datate sau a altor dovezi care demonstrează caracterul neechivoc al faptelor.
Salvați 10 minute pe zi pentru a documenta discuții substanțiale cu angajații dvs. Cel mai bun moment pentru a face acest lucru este în ultimele 10 minute înainte de a părăsi biroul - astfel încât evenimentele zilei vor fi în continuare proaspete în mintea ta. După ce documentați fișierele angajaților dvs., creați un ritual de blocare a cabinetului de fișiere ca act final al zilei de lucru.
Fiți un marcator. Nu documentează numai eșecurile angajaților. Asigurați-un fișier pentru fiecare angajat, menționând probleme de performanță - bune și rele - pentru toată lumea de pe echipa ta. Documentarea performanței pozitive vă face să arătați ca un supraveghetor just. Dacă vă limitați documentația la angajații care cauzează probleme, s-ar putea să ajungeți în dificultate dacă avocatul apărării afirmă că ați "căutat" cu o anumită persoană de la început, ignorând sau protejând pe ceilalți.
Urmați șablonul din imagine sau documentul PDF care însoțește acest articol.