Cum să mențină precizia stocurilor

Precizia inventarului afectează mai multe domenii ale unei organizații. Departamentul de achiziții se bazează pe date exacte de inventar pentru a începe să achiziționeze materiale și consumabile. Producția și planificarea necesită un inventar precis pentru planificarea și programarea producției. Un inventar inexact poate duce la lipsa elementelor, ducând la livrări târzii către clienți și la posibila pierdere a oportunităților de afaceri. Companiile pot spori acuratețea inventarului prin dezvoltarea unei proceduri și monitorizarea angajaților, asigurând respectarea standardelor.

pași

Imaginea intitulată Menținerea corectitudinii inventarului Pasul 1

Elaborați procese de abordare a materialelor din cadrul organizației. Procedurile ar trebui să detalieze pașii pe care angajații trebuie să le ia pentru a aduce materialele în companie și pentru tranzacționarea de părți în și din stoc și între departamente precum producția.

Procedurile ar trebui să detalieze, de asemenea, pașii pe care angajații trebuie să le ia pentru a gestiona resturile, piesele defecte și discrepanțele cantitative.

Imagine intitulată Menținerea corectitudinii inventarului Pasul 2

Antreneaza angajatii sa foloseasca procesele. Compania trebuie să pregătească pe deplin angajații în aceste proceduri.

Fiecare angajat trebuie să înțeleagă importanța unui stoc adecvat și efectul pe care îl are asupra companiei.
Sesiuni separate de instruire astfel încât grupurile de angajați să se poată concentra pe lecțiile de procedură pentru acel grup. De exemplu, lucrătorii din producție vor avea proceduri diferite decât cele din departamentul sau stocul de primire.

Imaginea intitulată Menținerea corectitudinii inventarului Pasul 3

Monitorizarea angajaților și implementarea auditurilor. Procedurile de inventar sunt valoroase doar dacă angajații respectă regulile. Monitorizați-i pentru a vă asigura că respectă procedurile.

Auditurile și conturile documentelor pot verifica dacă angajații respectă procedurile corecte.

Imagine intitulată Menținerea corectitudinii inventarului Pasul 4

Implementați o procedură de numărare ciclică. Acest număr este o procedură continuă bazată pe frecvența utilizării sau a valorii materialului.

Pentru a începe un ciclu de numărare, stocul este împărțit în grupuri care determină cât de des contorul va controla piesele. De exemplu, compania poate determina ce piese frecvent utilizate vor fi contorizate o dată pe lună, în timp ce piesele care nu sunt foarte solicitate sunt numărate de două ori pe an.
Companiile ar trebui să dedice unui angajat sarcina de numărare ciclică. Contabilii se familiarizează cu numerele diferite ale numerelor, cu tranzacțiile de inventar și cu cauzele de discrepanțe.
Numărătoarea ciclică implică investigarea cauzelor de discrepanță atunci când este găsită. Această politică vă poate ajuta să depanați procedurile de inventariere.

Imaginea intitulată Menținerea corectitudinii inventarului Pasul 5

Elaborați o procedură de reconciliere a discrepanțelor. În unele organizații, conducerea trebuie să aprobe reconcilierea discrepanțelor în inventar. Contoarele ciclice sau cele însărcinate cu menținerea acurateței trebuie să ajusteze baza de date pentru a le corecta.

Imaginea intitulată Menținerea corectitudinii inventarului Pasul 6

Planificați să faceți un număr fizic anual. Companiile pot planifica o conferință bianuală privind inventarul fizic pentru a număra întregul inventar și a ajusta cantitățile pentru a curăța sistemul.

Discrepanțele descoperite în timpul unui număr fizic monitorizează, de asemenea, eficacitatea sistemului și procedurile de inventariere.