Cum se scrie o scrisoare în schimbarea adresei de raport

Dacă vă mutați cu familia sau vă duceți la o altă adresă, este bine să scrieți o scrisoare oficială pentru a vă informa toate contactele despre noua locație. Ar trebui menținut un format specific pentru relocarea afacerilor sau pentru comunicarea cu contactele profesionale. Pentru prieteni și familie, puteți trimite o carte poștală scrisă manual, în loc de o scrisoare oficială.

conținut

Pași
Partea 1formatarea literei
Partea 2scrierea scrisorii de proiect
Partea 3trimiterea scrisorii
Surse și cotatii

pași

Partea 1
Formatarea literei

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 1

Căutați un șablon de scrisoare de afaceri. Dacă introduceți scrisoarea de pe computer, căutați șabloane în programul de procesare de text pe care îl utilizați. Cele mai multe dintre ele conțin mai multe modele.

Utilizați un șablon de scrisoare de afaceri de bază care conține spații pentru data, adresa dvs. și adresa destinatarului.
Dacă aveți o foaie de hârtie personalizată sau de afaceri pe care doriți să o utilizați pentru a imprima litera, vedeți dacă șablonul pe care îl alegeți are loc pentru a se potrivi cu antetul.

Efectuați o listă de discuții. Cel mai ușor de făcut, mai ales dacă trimiteți o scrisoare unei lungi liste de persoane, este să creați o listă de corespondență pe o foaie de calcul. Apoi puteți folosi funcția "fuzionare de corespondență" a programului pentru a completa câmpurile șablonului de scrisoare.

Lista trebuie să includă numele și prenumele destinatarului, precum și informații complete despre adresă și alte informații solicitate de șablon.
Examinați lista cu atenție pentru a vă asigura că nu ați făcut o greșeală introducând numele sau adresa cuiva.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 3

Adresați cărțile de adrese. Formatul tradițional de scrisoare de afaceri include un bloc pentru numele dvs. sau pentru numele companiei dvs. și adresa, precum și numele și adresa destinatarului. Utilizați adresa curentă, nu adresa la care vă deplasați.

Dacă utilizați funcția de îmbinare a corespondenței, urmați instrucțiunile de formatare furnizate de programul de procesare a cuvintelor. Acest lucru înseamnă, de obicei punerea între paranteze numele coloanei din care programul trebuie să ia datele de calcul tabelar, cum ar fi „[nume nume]“.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 4

Scrieți deschiderea. Șablonul de scrisoare include de obicei un spațiu dublu după ultima linie a ultimei agende de adrese, urmată de o deschidere. Acesta poate fi doar numele persoanei urmat de o virgulă sau "Dragă" urmată de numele persoanei și o virgulă.

Evitați să utilizați "Dragă" dacă unii beneficiari sunt organizații, alte companii sau agenții guvernamentale, deoarece acest tip de deschidere este folosit numai pentru oameni.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 5

Finalizați închiderea. Când scrieți o literă, este de obicei cel mai bine să o închideți mai întâi și apoi să trasați corpul textului. Cuvântul de utilizat pentru închidere va depinde de relația dvs. cu destinatarii.

Dacă scrieți pentru a raporta modificarea adresei dvs. de afaceri, alegeți o închidere mai formală, cum ar fi "Cu stimă". Dar dacă există contacte personale și de afaceri, puteți folosi ceva puțin mai formal, ca "Mulțumesc".

Partea 2
Scrierea scrisorii de proiect

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 6

Pregătiți o introducere simplă. Începeți scrisoarea cu o declarație care îi spune destinatarului scopul textului. Nu trebuie să fie lung - o singură propoziție care spune ceva de genul: "Scopul acestei scrisori este să vă informez că adresa mea se va schimba în curând" va fi suficientă.

Nu exagerați dimensiunea introducerii. Scrisoarea trebuie să fie mai mică de o pagină și prin urmare scurtă și obiectivă.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 7

Furnizați data de începere a schimbării. Odată cu introducerea, trebuie să informați destinatarii atunci când ar trebui să înceapă să utilizeze noua adresă în locul celui vechi.

Dați-le un timp suficient pentru a primi scrisoarea, actualizați înregistrările pe care le au și trimiteți corespondența necesară la adresa corectă.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 8

Introduceți noua adresă. Oferiți destinatarilor noua adresă pe care ar trebui să o folosească pentru a comunica cu dvs. în viitor. Cel mai bine este să-l formatați modul în care ar trebui să fie plasat în plic, astfel încât este mai ușor pentru ei să observe și copie.

De asemenea, puteți include adresa veche, spunând, de exemplu, că adresa dvs. sa schimbat de la o persoană la alta. Dar amintiți-vă că acest lucru poate fi confuz, mai ales dacă trimiteți scrisoarea mai multor contacte de afaceri sau guvernamentale, deoarece un angajat poate copia greșit informațiile greșite.
De asemenea, este bine ca destinatarii să știe că celelalte informații de contact vor rămâne neschimbate, ceea ce este și mai important dacă trebuie să vorbească cu dvs. în timpul tranziției.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 9

Includeți alte informații relevante. În funcție de circumstanțe, destinatarii dvs. pot avea nevoie de mai multe informații, cum ar fi dacă alții se mișcă cu dvs. sau dacă afacerea dvs. va continua să funcționeze în timpul mutare.

De exemplu, dacă compania se închide pentru o perioadă scurtă de timp în timpul relocării, va trebui să informați destinatarii pentru a putea planifica, fie că sunt clienți, furnizori sau alții.
Dacă doriți să faceți o înțelegere înainte de schimbare, scrisoarea este o modalitate bună de a anunța acest lucru destinatarilor.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 10

Mulțumesc destinatarilor. Pentru a închide scrisoarea, spațiul dublu după ultimul paragraf și scrie o simplă declarație de mulțumire celor care-l citesc. Dacă destinatarul este un partener de afaceri, puteți, de asemenea, să spuneți cât de mult vă prețuiți munca.

De exemplu, în cazul în care compania se mișcă, puteți scrie: "Vă mulțumim pentru atenție. Apreciem valoarea pe care o adăugați acestei companii și așteptăm cu nerăbdare să continuăm să lucrăm cu dvs.".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 11

Furnizați o formă de contact. După ce mulțumiți destinatarului, puteți să furnizați un număr de telefon sau o adresă de e-mail pe care acesta să o folosească dacă aveți întrebări sau nelămuriri.

Acest lucru este chiar mai important dacă se schimbă afacerea dvs. Puteți redirecționa toate întrebările despre trecerea la un anumit telefon sau la o anumită adresă de e-mail.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 12

Faceți mai multe litere. Ar fi bine să aveți mai mult de o literă, mai ales dacă vă relocați locul. Puteți crea apoi un text specific pentru clienți sau consumatori, unul pentru partenerii de afaceri și unul pentru furnizori.

Faceți mai multe litere și dacă doriți să includeți informații relevante care servesc doar unui public. Deci nimeni nu va primi mai multe informații decât aveți nevoie.

Partea 3
Trimiterea scrisorii

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 13

Revedeți cu atenție textul. Înainte de a finaliza scrisoarea, asigurați-vă că nu există greșeli, erori de ortografie sau alte erori care fac textul prea informal sau greu de citit.

Verificați în principal adresa, pentru a vedea dacă este corectă. Cel mai rău lucru ar fi să trimiteți o scrisoare pentru a informa schimbarea adresei care informează adresa greșită.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 14

Asigurați-vă că informațiile despre destinatar sunt corecte. Funcția de îmbinare a corespondenței pentru corespondența în masă poate economisi o mulțime de timp, dar poate fi greșită și prin transferarea datelor către litere.

Verificați toate câmpurile și vedeți dacă aparțin tuturor aceluiași destinatar. De exemplu, numele și adresa destinatarului în caseta de adresă trebuie să se potrivească cu numele care se află la deschiderea literei.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 15

Imprimați și semnați literele. Când sunteți mulțumiți de formatare și corectură, imprimați-le pe hârtie de bună calitate și semnați-le cu un pix albastru sau alb. Acum vor fi gata să fie trimiși.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru schimbarea adresei Pasul 16

Trimiteți scrisorile în prealabil. De cele mai multe ori, trebuie să vă asigurați că destinatarii dvs. primesc scrisorile cu două-patru săptămâni înainte de data la care va avea loc schimbarea.