Cum să scrieți o scrisoare de plângere unei companii

Scrierea unei scrisori de plângere este ceva pe care majoritatea oamenilor o vor face la un moment dat în viața lor. Dacă sunteți nemulțumit de un produs sau serviciu al unei companii, este de obicei posibil să rezolvați problema într-un mod reciproc avantajos prin intermediul unei scrisori puternice, dar politicoase. Scrierea unei scrisori de plângere nu este nici complicată, nici înfricoșătoare - tot ce trebuie să faceți este să raportați în mod clar faptele și să cereți o rezoluție politicos.

conținut

Pași
Metoda 1scrierea unei scrisori de plângere
Metoda 2găsirea formei și tonului drept
Metoda 3Însoțirea procesului
Sfaturi
Avertismente

pași

Metoda 1
Scrierea unei scrisori de plângere

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 1

Trimiteți scrisoarea serviciului pentru clienți (SAC). Când scrieți o scrisoare de plângere, cea mai bună șansă de reușită este să adresați scrisoarea serviciului pentru clienți al companiei sau SAC. SAC este obișnuit să se ocupe de plângeri și este mai probabil ca scrisoarea dvs. să fie analizată în mod eficient.

Aflați numele directorului sau directorului SAC și adresați-i scrisoarea personal. Începeți litera cu Dragă domnule, doamnă sau domnișoară., urmată de numele. Dacă nu cunoașteți numele administratorului SAC, scrieți doar Stimate domnule sau doamnă.
Puteți găsi adresa SAC pe site-ul companiei, în oricare dintre materialele promoționale sau în publicitate ale companiei, pe ambalajul produsului sau pe etichetă.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 2

În scrisoare, du-te direct la punct. Primul rând al scrisorii trebuie să se refere clar la ce scrieți și la plângerea dvs. exactă. Oferiți cât mai mult posibil a faptelor relevante, inclusiv data, ora și locul unde ați efectuat achiziția sau folosit serviciul, împreună cu toate numerele de serie sau a modelelor în cauză.

Destinatarul scrisorii trebuie să fie capabil să identifice motivul scrisorii în mai puțin de cinci secunde - pentru a evita introducerea îndelungată.
Puteți să oferiți mai multe detalii sau să explicați situația în paragraful următor, dar prima linie a scrisorii ar trebui să evidențieze plângerea dvs. cât mai succintă posibil.
Prima teză poate fi următoarea: "Ma scriu pentru a vă plânge de un uscător de păr defect, pe care l-am cumpărat de la această companie în data de 15 iulie, la magazinul One Street din Exemplandia".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 3

Fii specific pentru rezolvarea sau remedierea care te va satisface. Dacă doriți înlocuirea, restituirea sau repararea produsului sau o altă formă de compensare, precizați clar în al doilea paragraf. Acest lucru evită recepționarea formularelor sau a altor răspunsuri la scrisori și dă ceva destinatarului pentru a lucra.

Fiți cât mai constructiv posibil în comentariile dvs. - sugerați modalități de a continua să vă referiți la companie. Dacă aveți nevoie de o restituire sau de alte compensații, și în același timp, arată că va căuta o concurență, acestea nu vor fi încurajați să încerce să rezolve problema.
Dacă doriți ca firma să rezolve o problemă mai generală, lăsați-o scrisă și în scrisoare, dar recunoașteți că un astfel de lucru necesită timp.
Nu amenința să depuneți o acțiune juridică la primul dvs. contact. Aceasta poate fi singura soluție - dar este mai bine să trimiteți mai întâi scrisoarea de plângere și să așteptați un răspuns.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 4

Atașați copii ale documentelor relevante. Acestea pot include chitanțe, garanții, cecuri și, dacă este necesar, fotografii sau videoclipuri. Toată documentația trebuie inclusă în scrisoare.

Asigurați-vă că trimiteți copii documentația pe care doriți să o includeți, nu originalele. În acest fel, nu există nicio șansă ca vreun document să se piardă sau să se piardă - mai mult, poate fi necesar să îi oferiți altcuiva.
Asigurați-vă că și listați toate documentele incluse în scrisoare. De exemplu: "O copie a chitanței inițiale este atașată împreună cu copia de garanție și numărul de serie al uscătorului de păr."

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 5

Acordați SAC un termen limită pentru a rezolva problema. Este util să stipulați un interval de timp exact în care doriți ca problema să fie rezolvată. Acest lucru vă va oferi liniște și va ajuta problema să aibă o concluzie rapidă.

Stabilirea unui termen limită va împiedica pierderea sau uitarea scrisorii, ceea ce poate duce la o mai mare stânjenire și resentimente între dvs. și companie.
Doar asigurați-vă că termenul stabilit este rezonabil. În general, una sau două săptămâni este suficientă, dar aceasta variază în funcție de solicitările dvs.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 6

Termină scrisoarea cu respect. Mulțumiți destinatarului pentru asistență și spuneți cum și când pot contacta pentru a rezolva problema. Acest lucru va face procesul mult mai ușor, aducând un rezultat mai eficient pentru dvs.

Verificați cu "Cu stimă" și numele persoanei (dacă știți) sau "În prealabil, vă mulțumesc". Evitați termenii informali, cum ar fi "Bye" sau "See you".

Metoda 2
Găsirea formei și tonului drept

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 7

Fii politicos. S-ar putea să fiți furioși și aveți tot dreptul să fiți - dar a fi nepoliticos va pune destinatarul în defensivă. Scrieți cu un ton respectuos și evitați să faceți comentarii amenințătoare, furioase sau sarcastice cu orice preț. Amintiți-vă că persoana care va citi scrisoarea nu a fost direct responsabilă pentru tot ceea ce sa întâmplat și va fi mult mai agilă și dispusă să-i placă pe un client educat decât unul rabdător.

Compania cu care scrieți nu a vrut probabil să vă supărat. Cele mai multe companii sunt interesate în satisfacerea clientului.
Veți fi mult mai de succes tratând destinatarul ca pe cineva care vrea să vă ajute, mai degrabă decât să constatați că este plin de intenții rele.
Nu scrie când ești supărat. Să scrieți scrisoarea când sunteți mai liniștită. Sau, dacă doriți, scrieți scrisoarea în timp ce fumați și lăsați-o la o parte pentru o zi sau două înainte să o trimiteți. Există o șansă bună să refaceți ideile într-un limbaj mai puțin incendiar.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 8

Fii concis. Personalul SAC primește sute de scrisori pe zi - deci este esențial să ajungeți rapid la acest punct, astfel încât să știe cu ce au de-a face cu cât vor începe să citească. Dacă scrisoarea dvs. este prea lungă sau detaliată, cititorul va avea tendința să scaneze conținutul și să aibă o idee clară despre problema sau soluția propusă.

Evitați detaliile inutile sau povestile de zi.
Scrieți o scrisoare de o pagină sau aproximativ 200 de cuvinte.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 9

Fii convingător și forțat. O asemenea atitudine creează tonul potrivit și permite companiei să știe că cererea lor ar trebui luată în serios. Acest lucru este mai important în cazul unor afirmații mai grave, care pot avea implicații financiare considerabile.

Pentru a fi greu de cap implică mai multe lucruri, cum ar fi limba, cunoașterea drepturilor și responsabilităților societății precum și prezentarea profesională a scrisorii.
Toate acestea transmit credibilitate, care afectează în mod pozitiv răspunsul la scrisoarea dvs.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 10

Formatați cu litere curat și corect. După cum sa menționat mai sus, formatarea literelor influențează profesional modul în care este primită reclamația. Includeți numele, adresa și data în colțul din dreapta sus, urmat de numele sau titlul persoanei căreia îi scrieți, împreună cu adresa companiei pe partea stanga, chiar deasupra corpului scrisorii.

Introduceți întotdeauna scrisoarea de pe computer, deoarece acest lucru facilitează citirea și oferă un aspect mult mai curat. Dacă trebuie să scrieți manual, asigurați-vă că scrierea este clară și lizibilă fără ștergeri sau smocuri de cerneală.
În momentul semnării, lăsați un spațiu gol sub incintă, unde puteți scrie semnătura manual. Sub acest spațiu trebuie să introduceți și numele dvs. astfel încât să poată fi citit cu ușurință.
Faceți o literă bine întreținută, cu paragrafe de aceeași dimensiune.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 11

Verificați ortografia și gramatica. Ortografia și gramatica incorecte influențează negativ primirea cererii. Verificați verificarea pe computerul dvs. înainte de a imprima scrisoarea sau cereți-i pe cineva să o citească înainte de a o trimite.

Metoda 3
Însoțirea procesului

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 12

Așteptați până la expirarea termenului limită. Fiți răbdători și nu acționați până când termenul stabilit în scrisoare nu sa terminat. Dacă treceți termenul limită în care încă nu ați primit nimic, efectuați un apel telefonic sau un e-mail pentru a vedea dacă scrisoarea a fost primită. Este întotdeauna mai bine să oferiți companiei avantajul îndoielii.

Dacă nu ați primit încă nicio informație despre scrisoare sau dacă ați primit-o, dar rezoluția nu a fost satisfăcătoare, aduceți plângerea unui funcționar de rang înalt.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 13

Căutați angajați mai înalți în ierarhie. Dacă nu ați avut succes cu directorul SAC, aflați care este persoana următoare în ierarhie și contactați-o. De fiecare dată când vă deplasați, de la SAC la supraveghetor la vicepreședinte la președinte, atașați toate e-mailurile pe care le-ați trimis deja celor anterioare. Acest lucru va lăsa noul angajat la curent și cel mai probabil va rezolva problema într-o manieră fără litigii.

Este mai bine să începeți cu SAC înainte de a vă îndreptați direct spre partea de sus. Acest lucru se datorează faptului că SAC este mai obișnuit să se ocupe de acest tip de plângere și este probabil că orice scrisoare adresată președintelui va fi înaintată oricum SAC.
În acest caz, angajații SAC pot obține automat o impresie proastă față de dvs. deoarece ați încercat să le treceți.
Fiți conștienți de faptul că, dacă scrie o scrisoare președintelui sau directorului, trebuie să fie clar, concis și bine scris ca destinatarul va avea nici o cunoaștere prealabilă a incidentului.

Dacă doriți să depuneți un proces, consultați un avocat. El va ști cum să procedeze. Rețineți că acțiunea în justiție ar trebui să fie ultima soluție - sugerând acest lucru în scrisoare, îi dă un ton negativ și perturbe orice afirmații pe care le aveți. De asemenea, poate apăra în cazul în care nu se încadrează în bluff.

sfaturi

Înainte de a scrie, luați timp și reflectați asupra a ceea ce sa întâmplat. Când v-ați gândit la tot și știți exact ce doriți să întrebați și cum doriți, sunteți gata să scrieți scrisoarea.
Asigurați-vă că scrisoarea include numele dvs., adresa, adresa de e-mail și numărul de telefon (acasă, la locul de muncă și telefonul mobil, dacă este posibil). De asemenea, asigurați-vă că cereți detaliile destinatarului - astfel încât ambii să știe despre orice progres în plângere.
Revedeți scrisoarea și asigurați-vă că totul este posibil, sincer și verificabil.
Trimiterea unei reclamații scrise are un efect mai puternic decât un e-mail, un fax sau un comentariu pe blog sau pe site. Majoritatea companiilor tratează cu prioritate scrisori scrise.
Nu scrie înjurături. Amintiți-vă: ceea ce doriți este o compensație sau o rezoluție, iar încălcarea de către destinatar nu va duce la acest lucru. Dacă doriți să folosiți un limbaj mai greu, evitați pasivul și folosiți cuvinte mai directe și descriptive. Poate că ai rămas șocat sau până la revoltat, cuvinte care sunt mai puternice decât pur și simplu dezamăgit.
Nu trimiteți nici o declarație de martori. De fapt, dacă credeți că acest lucru ar putea ajunge în instanță, este mai bine să nu omiteți nici o declarație de martor, ci și numele dvs. Rețineți, de asemenea, că costurile instanței sunt foarte mari. Cel mai bine este, în cele mai multe cazuri, să căutați un acord informal sau, cel mai bun, un acord intermediar.
Dacă scrieți pentru a vă plânge de o anumită persoană, limitați scrisoarea la deficiențele sale și nu micimiți organizația în ansamblu. Dacă scrieți pentru a vă plânge de o politică a companiei, nu insultați destinatarul sau această politică. Doar spuneți ce este problema și cum doriți să fie rezolvată.
Unele site-uri, cum ar fi reclamația de aici, își publică reclamațiile și le prezintă altor consumatori în aceeași situație cu privire la o anumită companie.
Păstrați copii ale tuturor corespondenței și datelor de expediere a scrisorilor dvs.

avertismente

Este ilegal să scrieți o scrisoare cu amenințări de violență fizică, distrugere a proprietății sau agresiune pentru sănătate sau siguranță. Aceste amenințări pot fi interpretate ca hărțuiri, care sunt supuse acțiunii în instanță și pot fi sancționate, de la amendă la închisoare. Fă-ți o favoare și scoate-ți amenințările din cap. Nu le puneți pe scrisoare, mai puțin trimiteți-le!

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit