Cum să facilitați o întâlnire

Oricine planifică întâlniri pentru companii sau ca consultant pentru compania cuiva trebuie să înțeleagă pașii corespunzători pentru a facilita o întâlnire. Invitarea celor implicați, furnizarea a ceea ce au nevoie toți oamenii și obținerea celor mai bune rezultate din întâlnire pentru a se desfășura fără probleme sunt responsabilitățile facilitatorului întâlnirii. Un facilitator calificat va lucra, de asemenea, pentru a angaja toți participanții să se concentreze asupra problemei la îndemână. Acest articol vă va explica modul de facilitare a unei întâlniri, astfel încât să fie foarte reușit.

conținut

Pași
Metoda 1pregătiți agenda
Metoda 2trimiteți invitații la întâlniri
Metoda 3pregătiți spațiul de întâlnire
Metoda 4furnizați instrumentele necesare pentru întâlnire
Metoda 5pregătiți o analiză de evaluare
Metoda 6trimiteți mementouri pentru întâlniri
Metoda 7porniți întâlnirea la timp
Metoda 8păstrați subiectul întâlnirii
Metoda 9răspundeți cât mai multe întrebări posibil

pași

Metoda 1
Pregătiți Agenda

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 1

Stabiliți orele de început și de sfârșit, depășind limitele pentru fiecare subiect, și le oferiți participanților la întâlniri.

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 2

Întrebați dacă persoanele din companie sau persoanele implicate în întâlnire au probleme care trebuie incluse în întâlnire și le cereți să furnizeze o scurtă descriere a subiectului.

Metoda 2
Trimiteți invitații la întâlniri

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 3

Cel mai simplu mod de a invita pe cei implicați este prin e-mail, mai ales dacă folosesc același program de calendar.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 4

Introduceți un timp de răspuns (RSVP). În acest fel, veți putea să pregătiți materialele pentru toți participanții fără a fi nevoie să faceți o zi înainte pentru a obține toate materialele necesare.

Metoda 3
Pregătiți spațiul de întâlnire

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 5

Facilitățile camerei de întâlnire vă vor ajuta să vă întâlniți așa cum aveți nevoie. În cazul în care întâlnirea se află într-o locație închiriată, cum ar fi salonul unui hotel sau alt loc de întâlniri, oamenii trebuie să fie bine informați cu privire la aceste opțiuni.

O organizație pentru cursuri - rânduri de scaune - pune vorbitorul în centrul atenției și funcționează bine atunci când scopul principal este de a transmite informații.
Dacă puneți o masă în fața camerei, aceasta va permite mai multor vorbitori sau experți să stea în fața participanților, care vor fi în rânduri ca în primul exemplu.
O structură de clasă are mese în fața rândurilor de scaune, astfel încât participanții să poată lua note în timp ce vorbitorul rămâne obiectivul întâlnirii.
Alegeți mese rotunde dacă doriți ca participanții să lucreze în grupuri sau dacă doriți să stimulați interacțiunea dintre ele.
Utilizați formatul U pentru întâlniri în care doriți ca participanții să se vadă unul pe altul și să interacționeze după cum este necesar.
Așezați scaunele într-un cerc cu dvs. în centru pentru întâlniri deschise, participative.

Metoda 4
Furnizați instrumentele necesare pentru întâlnire

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 6

Un facilitator pregătit oferă toate stilourile, notebook-urile, notele, materialele și alte instrumente necesare întâlnirii.

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 7

Creați un spațiu de întrebări, care poate fi un flipchart sau un tabel în care participanții își pot scrie întrebările. De asemenea, poate fi un punct în camera în care oamenii vor scrie întrebările pe hârtie. Astfel, întâlnirea va curge mai ușor, permițând participanților să li se răspundă la întrebări la orele potrivite în timpul întâlnirii.

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 8

Oferiți băuturi sau gustări (la întâlniri mai lungi) participanților dvs. sau apă și dulciuri la fiecare masă (pentru întâlniri mai scurte).

Metoda 5
Pregătiți o analiză de evaluare

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 9

Puteți trimite un sondaj la întâlnire sau le puteți spune participanților că vor trimite un e-mail la o zi sau două după întâlnire.

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 10

Sondajele de evaluare vă oferă feedback pentru a vedea cum a fost întâlnirea dvs.

Metoda 6
Trimiteți mementouri pentru întâlniri

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 11

Acestea trebuie trimise cu o zi sau două zile înainte de termenul RSVP.

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 12

Spuneți-i pe oameni să vă trimită prin e-mail dacă au circumstanțe neprevăzute.

Metoda 7
Porniți întâlnirea la timp

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 13

Latecomerii ar putea să înțeleagă - nu este politicos pentru pariuri să aștepte întârzierea.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 14

Oferiți anunțurile la începutul întâlnirii, cum ar fi informații despre pauză și prânz, locația toaletelor și o explicație a localizării întrebărilor.