Cum să fii organizat la locul de muncă

Știm cu toții că organizarea la locul de muncă este importantă - chiar și așa, aceasta este o luptă fără sfârșit pentru mulți oameni. Credeți sau nu, staționarea organizată nu este o sarcină atât de descurajantă, așa cum pare. Unele schimbări de obicei rapid și soluții continue pot face acest proces mai ușor decât crezi.

conținut

Pași
Metoda 1gestionarea spațiului și timpului
Metoda 2grijă pentru e-mail-ul dvs. sistematic
Metoda 3profitând de timp
Metoda 4Îngrijirea sănătății fizice și mintale
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Gestionarea spațiului și timpului

Imagine cu denumirea Be Productive Step 16

Monitorizați-vă activitățile. Pentru câteva zile, înregistrați câteva dintre activitățile dvs. într-un jurnal. Acest lucru vă va ajuta să vedeți exact ceea ce faceți până când nu vă dați seama și veți obține un sentiment inițial al organizației dvs. și a defectelor de productivitate. În plus, ar trebui să efectuați acest exercițiu în funcție de obiectivele dvs. generale. Prin jurnalul de activitate, puteți vedea ce sarcini vă pot pierde timpul și care pot contribui la atingerea obiectivelor dvs.

Imaginea intitulată Modificați-vă dieta pentru inversarea diabetului Pasul 3

Determinați programele dvs. de productivitate ridicată. Unii oameni sunt productivi dimineața, în timp ce alții urăsc ideea de a se ridica devreme. S-ar putea să aveți deja un sentiment al părților din zi când deveniți mai productivi. Indiferent de preferințele dvs. - serile, dimineața, orele de prânz sau chiar înainte sau după orele de vârf - profitați de aceste perioade pentru a vă maximiza productivitatea.

Imaginea intitulată Gazdă în Sleepover atunci când știi că umezi patul Pasul 2

prioritiza sarcinile lor. Știm cu toții că unele sarcini sunt mai importante decât altele - cu toate acestea, nu le dăm întotdeauna prioritatea potrivită. Dezvoltați, de exemplu, un sistem care clasifică sarcinile prin intermediul memento-urilor care includ mărci precum steaguri sau stele cu onestitate și flexibilitate. Lăsați aceste mementouri aproape de computer sau de birou, fie virtual, fie fizic. Acordați mai mult din timpul și energia dvs. elementelor prioritare de top din listă. Exemplele pot include sarcini cu termene scurte, cum ar fi lucrurile pe care ar trebui să le furnizați până la sfârșitul zilei sau în ziua următoare. De asemenea, puteți acorda prioritate răspunsurilor clienților, șefilor sau altor persoane care sunt responsabile de cheltuielile generate. Și dacă nu sunteți sigur de sensibilitatea sau importanța unei sarcini, este întotdeauna o idee bună să întrebați.

Imagine cu denumirea Be Productive Pasul 5

Finalizați imediat sarcinile rapide. Nu toate sarcinile trebuie să fie prioritizate și programate pentru o anumită perioadă de timp. Planificarea sau programarea unora dintre ele poate necesita atât timp cât doriți să le finalizați. Dacă da, și puteți îndeplini aceste sarcini imediat, bucurați-vă! Depășirea acestor lovituri în acest fel vă va ajuta să evitați amânarea.

Imagine cu denumirea Be Productive Pasul 9

Gestionați aglomerația și materialele de lucru. Tabelele noastre se deplasează cu ușurință de la scene aglomerate la scene de distrugere cinematografice - ceea ce face ca organizarea să fie dificilă. Unii oameni chiar funcționează în conformitate cu politicile stricte de curățenie. Deși nu sunt esențiale, faceți pași pentru a vă curăța stația de lucru.

Reluați ordinea. Aruncați gunoiul și arhivați materialele de care aveți nevoie sistematic. Curățați aglomerația ori de câte ori este posibil: în timpul pauzelor sau între sarcini.
Curățați imediat murdăria pe care o generați. Deci, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la curățarea mai târziu. În plus, acest lucru va împiedica aglomerația actuală să rămână pe biroul dvs. în viitor.
Păstrați consumabilele de care aveți nevoie la îndemână. Evident, nu totul din jurul tău este un semn de tulburare. Având instrumentele pe care le utilizați, economisiți timp și beneficiați de spațiul dvs. prețios.

Imagine intitulată Fii un scriitor de succes independent când ai copii Pasul 13

Planificați orare pentru activități și întâlniri. Unii oameni planifică doar întâlniri, dar nu enumeră activitățile necesare. Planificarea celor mai importante sarcini, precum și numirile pot fi utile. De asemenea, puteți "grupa" sarcini specifice. De exemplu: Programați întâlniri numai pentru marți și joi. Păstrați, de asemenea, timp liber în calendarul dvs. pentru a vă aloca timp creativ pentru tine sau pentru a găzdui evenimente neașteptate.

Utilizați un calendar și un calendar. Aceste instrumente pot fi hârtie sau virtuale, sub formă de aplicații precum iCalendar și Google Now.
Separați-vă activitățile în categorii. Clasificarea sau separarea activităților în funcție de culoare vă poate oferi amintiri rapide vizuale despre ceea ce este important. Aceste categorii pot include, de exemplu: meciuri, proiecte, evenimente, întâlniri, discuții și chiar intervale sau ore de exerciții fizice.
Optimizați-vă tehnologia. Calendarele virtuale și platformele de e-mail, cum ar fi Outlook, pot combina liste de sarcini, contacte și adrese. Acest lucru nu numai că lasă totul mai eficient, dar și optimizează procesul de gândire.
Ori de câte ori este posibil, să delege sarcinile. Având în vedere intensitatea muncii unei zile, este ușor să uiți că nu trebuie să faci totul singur. Delegați sarcini unui asistent sau, dacă sunteți în mod special împotmolit în afaceri, aveți un coleg care vă oferă o favoare și ajutor în anumite sarcini. Le puteți recompensa atunci când lucrurile se liniștește.

Metoda 2
Grijă pentru e-mail-ul dvs. sistematic

Imaginea intitulată Fii un scriitor de succes independent când ai copii Pasul 11

Verificați e-mailurile la orele programate. Nu toți oamenii trebuie să rămână în căsuța poștală, deoarece multe mesaje primite nu sunt atât de urgente. Dacă lucrați într-o locație care nu necesită răspunsuri imediate la e-mailuri, verificați căsuța de e-mail la orele programate - aproximativ trei până la patru ori pe zi.

Imaginea intitulată Obțineți o viză TN pentru a lucra în Statele Unite Pasul 1

Trimiteți e-mailurile. Profitați de foldere și marcaje, în loc să lăsați mesajele să se îngroape în căsuța de e-mail. Outlook are foldere și subfoldere, în timp ce Gmail are marcaje și mai multe intrări separate. Dacă sunteți jurnalist, de exemplu, dosarele dvs. pot fi numite "Rapoarte curente", "Rapoarte viitoare", "Rapoarte vechi", "Interviuri Surse "și" Povestiri " Idei. "

Ștergeți și fișierul. Arhivați meciurile vechi și importante și ștergeți restul. În exemplul de mai sus, dosarul "Rapoarte vechi" servește ca fișier jurnalist. Când începeți să ștergeți vechile mesaje de e-mail, veți fi uimiți de cantitatea de articole care merg la coș și de cantitatea de articole stocate. Unii oameni preferă să aibă cutia poștală goală - fără a lăsa un singur mesaj necitit (sau să nu lase mesaj în căsuța de e-mail). Pe lângă utilizarea dosarelor și a marcajelor, puteți goli caseta utilizând funcția "Arhivă", ștergând e-mailurile vechi în timpul pauzelor la serviciu sau utilizând aplicațiile de organizare a contului.

Imagine intitulată Ajutor pentru victimele inundațiilor Pasul 7

Ori de câte ori sunteți mai eficient, utilizați alte forme de comunicare. Uneori, un simplu apel telefonic poate rezolva o problemă care ar necesita schimbul de zece e-mailuri. Dacă da, sunați persoana! Dacă știți că schimbul de e-mailuri generează o discuție sau implică o mulțime de mesaje, ar fi mai bine să vorbiți la telefon. În acest fel, veți putea obține mai multe detalii, evitând în același timp o discuție lungă și consumatoare de timp a e-mailurilor. Puteți chiar să trimiteți un e-mail unui coleg și să spuneți ceva de genul: "Am multe întrebări despre asta. Poate ar trebui să vorbim, pot să vă sun în cinci minute?"

Imaginea intitulată Dezvoltarea obiceiurilor alimentare sănătoase Pasul 1

Limitați întreruperile. Deși pauzele strategice sunt utile, întreruperile în timpul programului de lucru nu sunt. Acestea vă pot încetini, vă pot rupe ritmul de lucru și vă pot face să pierdeți linia de gândire. Deci, încercați să utilizați mesaje vocale speciale și mesaje text atunci când știți că sunteți ocupați. Aceste instrumente nu trebuie folosite doar atunci când nu vă aflați în birou - acestea pot fi utilizate atunci când sunteți împotmolit cu sarcini. Mulți oameni folosesc, de asemenea, politica "ușilor deschise" - dar nu trebuie să vă părăsiți tot timpul. Puteți chiar să lăsați un bilet prietenos la ușă spunând ceva de genul "Sunt în mijlocul unui apel" sau "Sunt ocupat. Vă rugăm să reveniți mai târziu sau să-mi trimiteți un e-mail".

Imagine intitulată Fii un scriitor de succes independent când ai copii Pasul 18

Folosiți serviciile "nori". Serviciul de cloud (cunoscut și sub numele de "cloud computing") poate fi luat în considerare, deoarece este mai ieftin, scalabil, eficient și actualizat cu ușurință. Conținutul furnizat de aceste nori poate fi deosebit de util pentru că îl puteți accesa pe diverse dispozitive: computere, tablete, smartphone-uri etc. De asemenea, stocarea în cloud servește ca o modalitate primară sau secundară de a face backup-uri digitale. Consultați managerul IT sau software-ul dvs. la locul de muncă. Este posibil să aveți deja o cantitate de spațiu liber în nori (sau chiar să cumpărați acel spațiu pentru micile taxe anuale).

Utilizați marcaje Internet. Cele mai bune browsere permit marcarea - atunci când salvați și organizați adresele de e-mail pe care le vizitați frecvent pentru a facilita accesul mai rapid. Profitați de ele, astfel încât să nu uitați site-urile importante care conțin știri sau informații despre industrie.

Metoda 3
Profitând de timp

Evitați să faceți mai multe sarcini simultan. În acest sens, majoritatea experților au opinii similare. Deși poate părea ceva rapid și funky la televizor, multi-tasking (multitasking) nu este eficient în același timp și poate submina eficacitatea organizațională. Alegeți să acordați atenția maximă unei singure sarcini la un moment dat - finalizați-o și avansați la următorul element din listă.

Image cu titlul Fii mai productiv Pasul 4

Creați o cronologie sau un calendar pentru dvs. Din fericire, majoritatea locurilor de muncă nu necesită să programați totul în ziua dvs. într-un mod specific. Totuși, păstrarea unei cronologii de bază a evidențierii și a evenimentelor și sarcinilor cele mai importante ale zilei poate fi de ajutor.

Setați termenele limită pentru anumite activități. Unele sarcini nu necesită aceste limite, dar alții trebuie să aibă parametri temporali pentru a vă îmbunătăți productivitatea. Gândiți-vă la activitățile de zi cu zi, care de obicei durează mai mult decât normal - și să le dea termene specifice în viitor.
Anulează timpul suplimentar pentru alte activități. Unele activități - după cum probabil ați învățat din experiență - se termină, de obicei, necesitând mai mult timp decât se aștepta - cu toate acestea, acest lucru nu este neapărat un lucru rău. De exemplu, permiteți mai mult timp înainte și după pentru a efectua aceste tipuri de sarcini (și în special pentru evenimente importante și întâlniri).

Imaginea intitulată Setați un ceas alarma Pasul 23

Utilizați o aplicație cronometru, un cronometru sau o alarmă. Aceste instrumente pot fi eficiente atunci când sunt folosite cu ușurință. Unii oameni preferă să-și pregătească alarmele cu 10, 15 sau 30 de minute în avans pentru a obține notificări în avans și pentru a se pregăti pentru o activitate. De asemenea, puteți utiliza mementouri.

Imaginea intitulată Opriți timpul de risipire Pasul 5

Evitați amânarea activităților. Întrebați-vă dacă această amânare este absolut necesară sau dacă este doar un exemplu de amânare. Dacă descoperiți că sunteți procrastinating, nu amâna sarcina - finalizați-o imediat! Cu toate acestea, atunci când amânarea unei activități este inevitabilă, memorați punctul în care l-ați întrerupt și ați setat un alt moment specific pentru a termina. O altă opțiune este crearea unui plan de urgență. De exemplu, dacă trebuie să anulați o întâlnire față în față, este posibil să puteți efectua un apel (audio și / sau video) cu persoana respectivă.

Metoda 4
Îngrijirea sănătății fizice și mintale

Imaginea intitulată Evitați creșterea în greutate în timp ce lucrați cu un birou Pasul 8

Luați pauze. Este important să aveți pauze mentale, astfel încât să rămâneți sănătoși și productivi. Tindem să fim atât de scufundați la muncă încât uneori nu luăm pauze - atât de esențiale. Aceste intervale ne dau restul de care avem nevoie și ne îmbunătățim productivitatea, dar ne permitem și să ne întoarcem și să ne întrebăm dacă ne folosim timpul cât mai eficient posibil.

Imagine cu denumirea Be Productive Step 10

Mai dormi mai bine. Dacă nu dormim bine, putem fi uimiți, obosiți sau apatiți a doua zi, ceea ce poate afecta eficiența și planurile noastre la locul de muncă. Planificați să vă odihniți timp de cel puțin șapte sau opt ore neîntrerupte pe noapte.

Imagine cu denumirea Be Productive Step 17

Nu te compara cu colegii tăi. Lucrarea celor mai mulți dintre acești oameni este diferită de a noastră, și fiecare are metode diferite de organizare. O metodă care are sens și este eficientă pentru o cunoaștere a dvs. poate să nu fie cea mai bună pentru rutina dvs. și invers.

Imagine cu denumirea Be Productive Pasul 14

Acceptați că organizația este un proces continuu. Nu vă așteptați să fiți perfecți. Organizația este continuă și necesită o atenție constantă. Nu veți fi perfect organizat în fiecare zi - totuși, o mică comandă vă poate lăsa mult mai eficientă.