Cum să fii un bun Recepționist

Fiecare birou proeminent solicită o față prietenoasă pentru a interacționa cu publicul. În timp ce abilitățile excelente de comunicare prin telefon și e-mail sunt importante pentru recepționiști, comunicarea față-în-față este cea care distinge un recepționer de un Reprezentant al Serviciului Clienți. De obicei, atunci când o persoană (agent de vânzări, antreprenor, membru al comunității) intră la locul de muncă, primul lucru pe care ea se va vedea este recepționer - și prima impresie este întotdeauna importantă.

conținut

Pași
Metoda 1cultivarea abilităților corecte
Metoda 2stați prezentabili
Sfaturi
Avertismente
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Cultivarea abilităților corecte

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 1

Obțineți aptitudini organizatorice la nivel înalt. Receptioneri sunt oameni care reprezintă fața societății - este de a le că conversația client pentru prima dată și care sunt deservesc colegi care au nevoie de informații și de planificare. În plus față de a răspunde la apeluri și dirijarea vizitatorilor, se ocupă de obicei cu clienții, organizarea de evenimente, organiza reuniuni, etc .. Cu toate aceste responsabilități, receptioneri trebuie să fie organizate într-adevăr în timp ce se ocupă cu mai multe sarcini simultan. O persoană nu va dura mult timp ca un recepționer dacă nu se poate ocupa mai mult de un singur lucru la un moment dat, ocupând totul într-un mod ordonat.

O modalitate excelentă de a rămâne organizată este să investiți într-un sistem de evidență care funcționează pentru dvs. Este important să știți ce roluri și informații poate avea nevoie șeful dvs., colegii dvs. și clienții dvs. Păstrați toate aceste informații în foldere separate - electronice sau fizice. Organizați-vă sistemul de depozitare într-un mod care să funcționeze pentru dvs. - dacă necesită bilete neonale lipicioase blocate la tot, așa să fie.
A fi organizat înseamnă de asemenea să fii auto-motivat - nu ai nevoie de alții pentru a-ți arăta ce să faci tot timpul. Dacă sunteți organizat, veți ști ce sarcini aveți nevoie să faceți zilnic și care sunt prioritățile dvs.
Aveți numere de telefon în mână (mai multe și mai multe). De exemplu, cunoașteți numărul de colegi, angajați, antreprenori, furnizori, numere de urgență etc. Veți avea nevoie de toți aceștia la un moment dat în cariera dvs. Păstrați numerele organizate într-un program sau într-un program de calculator potrivit.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 2

Aveți cunoștințe despre tehnologie. Cea mai importantă piesă cu care trebuie să lucreze un recepționer este telefonul - și toate butoanele și liniile separate asociate. Competențele de calculator sunt, de asemenea, necesare - majoritatea recepționerilor trebuie să știe cum să utilizeze e-mailul în mod eficient și trebuie să știe cum să manipuleze procesoarele de text. De asemenea, este util să știți cum să creați tabele și să utilizați orice program specific industriei.

Rețineți că dacă copiatorii, scannerele sau imprimantele se află lângă biroul dvs., va trebui probabil să utilizați un astfel de echipament (și să îi ajutați pe colegii care au probleme cu acestea). Odată ce cunoașteți tipurile de mașini utilizate în birou, dezlănțuiți toate funcțiile importante ale acestora și găsiți modalități de a corecta problemele comune pe care le prezintă.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 3

Fii demn de încredere. Un recepționer are sarcina de a avea grijă de biroul ei în orice moment. Compania reflectă o imagine proastă dacă nimeni nu răspunde la telefon sau dacă o linie mare de oameni doresc să fie ajutat. A deveni fiabilă este o prioritate! Dacă șeful tău știe că ești fiabil și mereu dispus să ajuți, prezența ta va deveni indispensabilă.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 4

Aveți excelente abilități de ascultare. Fiecare recepționer trebuie să știe cum să asculte oamenii, să asculte pe cineva la telefon, să asculte o întrebare sau să primească informații de la superiori. A fi capabil să ascultați bine vă va face mai eficient. Veți putea să rezolvați problemele mai rapid atunci când veți înțelege rapid ceea ce solicită persoana. Veți putea conecta rapid clienții la lucrătorii necesari.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 5

Luați act de tot. Dacă un șef vă cere să faceți ceva, notați specificul. Dacă un client solicită, scrieți-i informațiile (numele, contactul, ce dorește etc.). Adnotările sunt minunate să rămână organizate și să amintim despre toate lucrurile mici care apar în timpul zilei. Păstrați note pe un notepad și purtați-l cu tine tot timpul. Vei fi surprins de cât de utile sunt, mai ales când încerci să-ți amintești ce a vrut persoana pe care ai sunat-o acum cinci ore.

Scrieți mesajele în detaliu și recitiți-le. Cel mai important lucru este aici: când scrieți dorințele unui client, repetați mesajul și informațiile de contact pentru a vă asigura că au dreptate înainte de a închide telefonul. În acest fel, puteți transmite informațiile corecte.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 6

Răspundeți telefonului politicos cu un salut standard cum ar fi "Bună dimineața. Vă mulțumim că ați sunat compania noastră. Numele meu este _____, cum pot să vă adresez chemarea? " Luați întotdeauna răspunsul la primul sau al doilea apel. Nu este o idee bună să lăsați oamenii să aștepte mai mult de un minut (este mai mult timp decât credeți).

Ascultați cu atenție numele persoanei pe care o cere contactul. Repetați dacă este necesar. De obicei, telefoanele distorsionează sunetele. Scrieți numele persoanei căreia îi veți dirija apelul în cazul în care pronunțarea este neinteligibilă.
Direcționați apelul politicos cu o expresie standard, cum ar fi "domnul John, te rog, o clipă. Sau, dacă individul este ocupat: "Scuzați-mă, domnul John este în prezent ocupat. Doriți să așteptați în linie sau doriți să lăsați un mesaj vocal? " Mulțumiți politicos și direcționați-vă solicitarea.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 7

Mulțumim personalului de livrare cu aceeași educație și profesionalism ca niciodată. Este posibil să trebuiască să semnați niște livrări. Au o semnătură lizibilă. Echipa de distribuție poate avea nevoie să știe unde să facă comenzi. Contactați angajații corespunzători pentru astfel de probleme.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 8

Aflați cu clienții care apar în afacerea dvs. cu eficiență și educație. După ce vizitatorii au identificat cine sunt și pe care îl caută, contactați persoana respectivă și spuneți-i cu cine vorbește. O propoziție standard adecvată este: "Dl. John, domnul Maurice al Companiei XYZ este aici pentru întâlnirea de la ora 2. " Prezentați întotdeauna numele și prenumele persoanei și a companiei pe care o reprezintă. Este util să întrebați dacă persoana are o întâlnire cu domnul John. Puteți spune vizitatorului: "Dl. Ioan va vorbi într-o clipă "sau" Domnul John a spus că încheie o întâlnire și va reveni la tine în 5 minute. Puteți sta dacă doriți. Mulțumesc. "

Metoda 2
Stați prezentabili

Imagine intitulată Fii bun recepționer Pasul 9

Au o atitudine pozitivă. După cum sa menționat mai sus, receptioneri sunt fata unei companii - acestea sunt prima persoana care clienții vin în contact, și ei răspund la întrebările de la persoane care nu pot merge la birou. Nimeni nu vrea să găsească un recepționer cu o expresie tristă și o atitudine îngrozitoare. Amintiți-vă să rămâneți răbdători cu clienți provocatori, chiar dacă aceștia se apucă de nervi.

Chiar și atunci când întâmpinați un client provocator, amintiți-vă că sunteți cineva puternic și fericit. Spune-ți că clientul se comportă așa din cauza frustrării. Atâta timp cât îți dai tot ce poți să-l găzdui, vina mâniei lui nu va fi a ta. Este mai bine să fii persoana care își păstrează capul în loc decât cel care explodează și se termină ca un om nepoliticos.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 10

Pregătiți-vă un salut. Este întotdeauna important să vă întâmpinați clienții într-un mod prietenos. Chiar dacă faci pur și simplu ceea ce făceai înainte de a fi terminat, este important să salutăm clientul astfel încât să se simtă recunoscuți. El va ști că puteți conta pe ajutorul lui.

Unele complimente sunt: "Bună ziua! Bine ați venit la (Nume de companie) "sau" Bună dimineața! Dacă vă puteți așeza, vă voi vorbi într-un moment! "

Fii curtenitor. Fii respectuos. Tratați fiecare client ca și cum el sau ea ar fi cea mai importantă persoană care va intra în birou în acea zi. Asta e treaba ta - nimănui nu-i pasă de faptul că te-ai blocat în trafic astăzi, că ți-ai distrus punga nouă sau ai pierdut CD-ul preferat. Lăsați întrebări personale la domiciliu (Chiar dacă nu respectați persoana care ți-a dat un mesaj sau modul de a vorbi - prefaceți-vă). În general, mențineți persoana relaxată și fericită să vă vorbească.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 12

Rochie pentru a impresiona. Reprezentați o afacere - deci trebuie să faceți ca hota să fie servită. Investește în niște haine de afaceri ocazionale. În mod alternativ, dacă sunteți un recepționer pentru un anumit tip de magazin (cum ar fi un magazin de îmbrăcăminte), poate fi util să luați în considerare achiziționarea unei părți din incintă și utilizarea acesteia. Tind să fie conservatoare, cu excepția cazului în care lucrați într-un loc în care moda, noua și cea diferită sunt valoroase atribute.

Asigurați-vă că firma are un cod de îmbrăcăminte specific. Afacerea dvs. poate accepta haine casual. Cu toate acestea, amintiți-vă că nu trebuie să vă îmbraciți prea mult ocazional (puloverele ar putea fi motivul expulzării dvs. de la locul de muncă).

Păstrați-vă ordine.

sfaturi

Păstrați problemele personale departe de zona dvs. - aceasta include apelurile și e-mailurile mobile. Serviciile de informații pot și vor verifica activitățile computerului.
Fii drăguț cu administratorii. Vedeți dacă este posibil să îi ajutați cu sarcini suplimentare în timpul liber.
Amintiți-vă cine semnează salariul dvs. și îl respectă tot timpul.
Găsește pe cineva care poate avea grijă de masa dvs. în timpul pauzelor pentru baie, pentru întâlniri, pentru vacanțe, pentru masa de prânz, etc .. Deci, puteți preveni oamenii așteptați nervos pentru întoarcerea sa.
Întrebați colegii dacă au nevoie de ceva. Mai bine să-ți faci prieteni ajutând decât să te plângi și să creezi inamici.
Manipularea corespondenței este, de obicei, parte a serviciului de recepție. Aflați unde merge fiecare, cine îi va aduce (și când sosirea va avea loc) în prima zi.
Fiți mereu dispuși să înveți o sarcină nouă sau o sarcină banală. Versatilitatea ajută foarte mult.
Scrieți mesaje într-o carte duplicată și dați o copie persoanei care va primi mesajul. Sau utilizați un jurnal, care este mai ușor de consultat, mai ales pentru a vă aminti un nume sau un număr.

avertismente

Nu spuneți niciodată "Nu fac XYZ". Veți fi concediat înainte de a spune "Z".
Nu "pretindeți" că sunteți legal. Oamenii pot vedea minciuna. În schimb, să fii cu adevărat interesat, politicos și respectuos. Dacă nu puteți face acest lucru, nu lucrați ca un recepționer. Vei aduce reputația companiei tale. Găsiți un loc de muncă unde puteți sta departe de public.
Nu discutați niciodată cu un client sau un vizitator. Direcționați-le către supraveghetor.