Cum să monitorizați angajații companiei

Cei mai buni manageri și lideri de echipă trebuie să monitorizeze în mod activ angajații în diferite moduri - pentru a recompensa pe cei cu venituri mari și pentru a disciplina pe cei care au nevoie de ele. Urmărirea activității lor poate ajuta, de asemenea, să se identifice dacă și când angajații petrec timpul și resursele companiei în anumite probleme. De exemplu, cu software-ul potrivit, puteți bloca site-uri web nepotrivite pentru desktop. Monitorizarea eficientă a echipei, dar fără a provoca fanfare inutile în birou, ar trebui să fie obiectivul oricărui manager inteligent.

conținut

Pași
Metoda 1setarea așteptărilor
Metoda 2evaluarea productivității
Metoda 3monitorizarea activităților online
Metoda 4stabilirea altor tipuri de monitorizare
Surse și cotatii

pași

Metoda 1
Setarea așteptărilor

Anunțați regulile în scris. Politicile companiei pot fi urmate corect numai dacă sunt clar explicate într-un ghid sau manual al angajaților. Ar trebui să fie ușor accesibil tuturor și să definească ce trebuie și nu trebuie făcut, și să conțină, de asemenea, consecințele nerespectării acestor standarde. Pentru orice politică de monitorizare care există, de exemplu, Internet sau telefon, includeți și motivul pentru care există. Explicarea motivelor care v-au determinat să creați o anumită regulă micșorează neîncrederea angajatului.

Definirea clară a regulilor privind orele de lucru, masa de prânz și utilizarea internetului sau mobilului pentru probleme personale. Încurajați-i să ia pauze dacă este necesar.

Imaginea intitulată Rămâneți optimistă când lucrați cu pesimiștii Pasul 6

Anunță-i pe toți despre tipul de monitorizare. Indiferent de metoda pe care o alegeți pentru a monitoriza activitatea angajaților, a programelor de calculator și a camerelor, de exemplu, trebuie să le informați direct. Țineți o întâlnire sau trimiteți un e-mail general pentru a explica eventualele modificări și pentru a explica exact când și cum vor fi salvate, salvate și șterse informațiile.

În unele locuri, poate fi obligatorie din punct de vedere legal să informați angajații cu privire la politicile de monitorizare.
Dar chiar dacă nu este, este mai bine să faceți acest lucru, deoarece ei pot reacționa negativ dacă se descoperă.

Imagine intitulată Construiește încredere într-o întreprindere mică Pasul 8

Urmați instrucțiunile disciplinare în conformitate cu instrucțiunile scrise. Dacă un angajat nu respectă regula, este important să se întreprindă acțiuni disciplinare adecvate și în conformitate cu ghidul. Fii clar despre intenții și continuă cu toată lumea. Înregistrați acțiunea disciplinară și cereți muncitorului să semneze documentul. Dacă nu există consecințe pentru cei care nu respectă regulile, angajații vor crede că nu este foarte important să le urmați.

Imagine intitulată Construiți încredere într-o întreprindere mică Pasul 1

Păstrați-vă simțul. Nu revizuiți sau impuneți politici extrem de stricte. Un sef care controlează poate reduce starea de spirit a angajaților și le face să se simtă nervos. Concentrați-vă pe rezultate, nu pe proces. Dacă un angajat care produce bine și știe cum să lucreze în echipă, nu trebuie să se plângă prea mult pentru detalii.

Acordați mai multă libertate personalului superior. Deși poate fi tentant să oferim asistentului de conducere un calculator care se confruntă cu un spațiu deschis, fiind astfel mai ușor de monitorizat, înalții oficiali așteaptă mai multă încredere.
Libertatea de a lucra în felul dvs. va face probabil mai productive, nu mai puțin.

Metoda 2
Evaluarea productivității

Imagine intitulată Construiți încredere într-o întreprindere mică Pasul 2

Controlați angajații. Din când în când, faceți vizite la locurile de muncă ale celorlalți, fără o notificare prealabilă. Ar fi normal să începeți să vă faceți griji dacă o anumită persoană întotdeauna oprește telefonul sau schimbă fereastra calculatorului atunci când îl văd. Observarea angajaților în persoană este, de asemenea, o oportunitate de a oferi critici constructive.

Imagine intitulată Fii un analist de afaceri în top management Pasul 2

Întrebați-vă ce fac ei. O modalitate simplă de a supraveghea angajații este de a vorbi despre cum merge serviciul. Întrebați ce au făcut, solicitând detalii și evaluând răspunsurile pe măsură ce fluxul de conversație. Adresați-vă întrebările potrivite și solicitați dovezi concrete ale rezultatelor.

Imagine intitulată Construiți încredere într-o întreprindere mică Pasul 6

Obțineți angajații să documenteze serviciul însuși. Cereți-le să facă jurnale de activitate, să verifice listele de verificare sau să scrie rapoarte. Dar rapoartele nu trebuie să fie lungi sau obositoare, ci să încurajeze membrii echipei și managementul să mențină comunicarea și armonie. Nu vă fie frică să cereți dovezi ale unui serviciu descris într-un raport.

Imagine intitulată Întâlniri de afaceri Supercharge Pasul 18

Evaluați proiectele în curs. Dacă sunteți preocupat de productivitate, cereți dovezi concrete de performanță care să fie măsurabile și în timp util. Stabiliți obiective mici pentru liderul proiectului și solicitați, de asemenea, planuri și termene deja create. Consultați ceilalți membri ai echipei pentru a vedea dacă comunică. Urmăriți proiectele pe termen lung și evaluați progresul.

Un exemplu ar fi: monitorizarea înregistrărilor angajatului responsabil cu administrarea bazei de date, evaluarea timpului de înscriere, acuratețea și conformitatea cu liniile directoare ale companiei.

Imaginea intitulată Actualizați un plan de afaceri Daycare Step 4

Discutați cu alții despre comportamentul unui anumit angajat. Cereți furnizorilor, clienților și altor angajați informații despre interacțiunile cu un anumit angajat pentru a obține o idee despre cum se comportă. Cu toate acestea, este necesară o anumită strategie pentru a spori obiectivitatea observațiilor, astfel încât nimeni să nu fie interpretat în mod incorect. Atunci când solicitați informații, solicitați detalii de interacțiune în loc de afișări. Cereți descrieri în locul opiniilor personale. Și păstrați întotdeauna o minte deschisă - nu este posibil să știți când cineva este greșit interpretat.

Metoda 3
Monitorizarea activităților online

Imagine intitulată Intrați în jurnalism Pasul 4

Alegeți un program de monitorizare. Acest software poate avea mai multe scopuri. Primul lucru care trebuie luat în considerare este crearea unui sistem complet cu un server, care include protecție antivirus și malware, precum și monitorizarea utilizatorilor. Dacă nu aveți un personal IT sau profesional care să mențină echipamentul, puteți angaja anumite companii pentru a obține aceste servicii. De obicei, nu este extrem de costisitor, dar trebuie să fiți pregătit să plătiți noua cheltuială.

Alegeți un pachet software mai simplu dacă doriți doar să controlați utilizarea internetului și să blocați anumite site-uri web. Un astfel de serviciu va fi mai ieftin și vă va permite să monitorizați și să filtrați paginile web, să vizualizați intrările de la tastatură și să capturați imagini de ecran (capturi de ecran). Bruno Espião, de exemplu, oferă aceste servicii.
De asemenea, poate fi posibil să obțineți gratuit un sistem simplu de urmărire. ActivTrak, de exemplu, monitorizează traficul pe Internet și produce un raport lunar.

Imaginea intitulată Intrați în jurnalism Pasul 14

Blocați site-uri web nepotrivite sau dăunătoare. Angajatorii au dreptul să monitorizeze paginile web pe care le vizitează angajații lor și, de asemenea, să blocheze site-urile web pe care le consideră nesemnificative pentru operațiunile de afaceri, necorespunzătoare sau potențial dăunătoare. Este, de obicei, o idee bună să blocați anumite site-uri care pot distrage atenția și care scad productivitatea, cum ar fi rețelele sociale și site-urile de divertisment sau chiar site-urile de spionaj corporativ.

Este, de asemenea, posibil să refuzați accesul la paginile de conținut pornografice sau urâte.
Unele pachete de monitorizare vă permit să setați anumite limite de timp pe anumite site-uri web, permițând, de exemplu, un anumit timp în fiecare zi în rețelele sociale.
Când descoperiți că angajații vizitează frecvent un site care nu lucrează, blocați-l și trimiteți-i un e-mail care le reamintește că se află într-un program corporativ.

Imaginea intitulată Actualizați un plan de afaceri Daycare Pasul 2

Monitorizați schimbul de e-mailuri. Înainte de a citi orice e-mail, angajații trebuie să fie conștienți de faptul că schimburile de mesaje sunt monitorizate. Acest tip de control este mai dificil de justificat, de obicei angajatorul are nevoie de un motiv pentru suspiciunea care a condus la acesta, cum ar fi un incident anterior cu un angajat specific. În plus, este, de asemenea, dificil să se explice de ce e-mailurile sunt citite dacă compania anterior a declarat că acestea ar fi confidențiale.

Imagine intitulată Construiți încredere într-o întreprindere mică Pasul 3

Acționați conform legii. Anumite măsuri de control pot interfera cu dreptul la viață privată al angajaților. Consultați un avocat corporativ înainte de a instala software-ul de monitorizare. Este necesar ca toată lumea să știe despre programul de calculator și despre ce servește și să semneze un document care să menționeze această știință.

Metoda 4
Stabilirea altor tipuri de monitorizare

Imaginea intitulată Utilizați telefonul mobil în public Pasul 5

Înregistrați conversații telefonice. Este garantat prin lege că angajatorul are dreptul să înregistreze convorbirile telefonice ale companiei, dar angajații trebuie să fie conștienți de această activitate. Cu toate acestea, înregistrarea comunicațiilor personale este contrare legii, cu excepția cazului în care este explicit interzis să se facă astfel de conexiuni cu echipamentul și linia telefonică a companiei.

Înregistrarea și monitorizarea mesajelor vocale ar trebui făcută doar cu justificare, cum ar fi o suspiciune de abateri documentate.
Convorbirile telefonice pot fi înregistrate cu ajutorul unui sistem de înregistrare electronică. În unele cazuri, această activitate poate fi conectată la un alt tip de software de monitorizare.

Imagine intitulată Înțelegerea sistemelor de cameră de securitate Pasul 13

Utilizați camere de supraveghere. Magazinele utilizează adesea camere de supraveghere pentru a preveni furtul de clienți și furtul de produse, însă unele companii utilizează de asemenea acest mediu pentru a verifica dacă membrii echipei își fac treaba și nu încalcă politicile companiei. Observarea angajaților în acest mod oferă, de asemenea, dovezi imparțiale de comportament, precum și posibilitatea de ai motiva să lucreze mai bine. Cu toate acestea, sentimentul de a fi observat în mod constant le poate face să se simtă incomod și să-i facă nervi. Din aceste motive, luați în considerare cu atenție avantajele și dezavantajele înainte de a utiliza camerele video.

Utilizarea camerelor este atent reglementată prin lege. Vă rugăm să vă informați cât mai mult posibil înainte de a pune în aplicare acest tip de supraveghere.
Înregistrarea angajaților care desfășoară anumite activități, cum ar fi utilizarea băii sau schimbarea hainelor, este întotdeauna ilegală și poate conduce la sancțiuni penale.

Imaginea intitulată Folosiți telefonul mobil în public Pasul 2

Urmăriți locația angajatului. Anumite aplicații, cum ar fi Wemp Locator și Where`s Droid, vă permit să urmăriți mișcarea cuiva printr-un telefon mobil. Acestea sunt de obicei folosite atunci când membrul echipei trebuie să se deplaseze pentru a-și îndeplini funcția și în timpul orelor de lucru și este legal doar dacă este utilizat cu consimțământul. Cu toate acestea, aplicația permite monitorizarea de 24 de ore, ceea ce ar putea oferi angajatului un motiv legal de a da în judecată angajatorului pentru încălcarea confidențialității. La implementarea acestui tip de politică, consultați un avocat pentru a acționa în totalitate în conformitate cu legea.

Companiile de transport pot utiliza, de asemenea, dispozitive de urmărire pe vehicule pentru a se asigura că șoferul rămâne pe drum. Aceasta este o practică comună și acceptată pe scară largă.